Potrivit Purdue University Online Writing Lab (OWL), notele sunt scrise pentru a evidenția sau a rezolva probleme. Școala de Afaceri de la Universitatea North Kentucky declară că notele ar trebui să comunice o mulțime de informații într-un spațiu limitat. Cum se formatează o notă depinde de companie, de scopul memoriei și de destinatarii memoriei. Mesajele interne ale personalului pot furniza informații, analize și concluzii, informații despre programul de lucru sau instrucțiuni pentru utilizarea corectă a echipamentului.
Elementele de care aveți nevoie
-
Hârtie
-
Pen și creioane
Aflați scopul principal și formatul unei note. Notele sunt, de obicei, documente interne utilizate pentru a comunica personalului. Scopurile pot include mementouri de politici, solicitări de acțiune, raportarea unei modificări sau notificarea oficială. Formatul de memo include o rubrică, o introducere, un corp, un rezumat și o închidere. Atașamentele sunt notate în partea de jos a documentului.
Determinați scopul memoriei dvs. și care, dacă există, vor fi incluse în atașamente. Determinați destinatarii notei. Adesea, supraveghetorii și managerii primesc copii ale memoriilor și poate fi necesară includerea unei copii într-un fișier. Determinați ce va spune memo-ul și compuneți o schiță grosieră. Verificați politica companiei pentru utilizarea unui antet aprobat pentru memorii.
Completați rubrica, începând cu "Data". Includeți numele și titlurile primitorilor din secțiunea "Către". Aceasta poate fi una sau mai multe persoane sau poate specifica un grup de persoane, cum ar fi toți managerii de cont. Includeți în secțiunea "cc" numele și titlurile celor care vor primi copii ale notei. Includeți în secțiunea "De la" numele și titlul persoanei care trimite memo. Includeți în secțiunea "Subiect" un titlu scurt care descrie scopul notei.
Includeți un paragraf introductiv care explică scopul memoriei, oferă un fundal pentru acest scop și oferă o imagine de ansamblu asupra a ceea ce va urma în paragrafele următoare. Includeți o alertă pentru cititori dacă memo-ul conține politici sau alte informații critice.
Includeți informații în corp sau în textul principal al notei care se extinde la introducere și prezentare generală. De exemplu, furnizați fundalul care duce la o schimbare de politică. Separați și ordonați paragrafele în funcție de conținut. Utilizați paragrafe scurte în memorie. Această secțiune poate fi una sau două paragrafe sau mai multe pagini, în funcție de scopul notei.
Introduceți rezumatul și închideți-l. Este posibil ca rezumatul să nu fie necesar pentru memoriile de o pagină, dar poate fi util în cazul documentelor lungi care conțin informații sau instrucțiuni complexe. Închideți mulțumind cititorului și oferind ajutorul dvs. pentru a răspunde la întrebări sau pentru a explica conținutul memoriei. În absența unui rezumat, includeți un scurt rezumat în paragraful de încheiere. Informați cititorii dacă conținutul memoriei este confidențial.
Notați la sfârșitul notei o listă de atașamente menționate în notă. Utilizați cuvintele "Atașat" sau "Închis" pentru a indica lista de atașamente. Nu includeți atașamente care nu sunt menționate în memorie.
Semnează nota. Memorii scriitori, de obicei, inițiale sau semne de memorie în secțiunea titlul, de lângă intrarea "De la". O notă oficială poate necesita o semnătură completă și o linie de dată la sfârșitul documentului.
sfaturi
-
Examinați copii ale memoriei companiei pentru a afla stilul și formatarea. Întrebați dacă este necesară aprobarea pentru a trimite o notă.Verificați toate informațiile factuale înainte de a le include în notă. Întreabă pe cineva să îți corecteze nota.
