Asistenții virtuali lucrează în calitate de contractori independenți, oferind servicii cleriale și o varietate de servicii similare secretarilor în birou, asistenților administrativi și personalului clerical. În general, lucrează de la un birou de acasă echipat cu fax, calculator, birou, imprimantă și acces la Internet. Tipurile de software solicitate de asistenții virtuali depind de industria lor. Toți asistenții virtuali folosesc un set general de software pentru a oferi servicii și a gestiona o afacere.
Editare desktop
Desktop software-ul de publicare include procesare de text, prezentare, foi de calcul și software de baze de date. Asistenții virtuali care lucrează în industria de marketing solicită publicarea de programe pentru crearea de pliante, site-uri web, cărți poștale, invitații și diverse tipuri de publicații. Alte cerințe includ adăugarea inclusă cu software-ul de procesare a textului, verificarea ortografiei și gramaticii, glosarul tezaurului, dictionarul și traducătorul limbii.
Transcriere
Transcrierea constă în înregistrarea și scrierea dictaturilor; programele software de transcriere ușurează redarea unei comunicări înregistrate. Asistentul virtual poate opri, începe, derula și pauza înregistrarea. Puteți trimite transcrierea înregistrată prin e-mail ca atare sau ca fișier comprimat. Începând cu 2011, formatele comune includ MP3 și WMV. Mai multe programe software de înregistrare sunt compatibile cu diferite formate.
contabilitate
Gestionarea unei afaceri virtuale asistent necesită software de contabilitate și facturare. Asistenții virtuali specializați în contabilitate ar trebui să utilizeze un sistem de evidență contabilă totală. Acești asistenți pot crea facturi, citate și propuneri; plăți record; și urmărirea timpului de lucru cu un program sau cu diferite programe de publicare desktop.
Comunicare
Software-ul de comunicare este o altă necesitate pentru asistenții virtuali. Software-ul de fax și de e-mail disponibile oferă personalizare și șabloane gata făcute. Asistenții virtuali pot alege să creeze un șablon care să se potrivească imaginii lor de afaceri. Utilizarea unui serviciu de telefonie prin Internet va reduce costul facturilor de telefon pe distanțe mari și lunare. Utilizarea online a programelor de e-mail și fax necesită o conexiune la Internet bună.