Rapoartele privind starea proiectului sunt documente de control pentru oricine încearcă să gestioneze un proiect, indiferent dacă este vorba despre un singur loc de muncă sau unul care implică sute de persoane în mai multe locații. Raportul privind stadiul proiectului reprezintă un rezumat concis al progresului unui proiect, data de finalizare a acestuia și acțiunile întreprinse de acesta de la elaborarea ultimului raport privind stadiul proiectului. Acesta ajută managerii să-și păstreze sarcinile și să identifice problemele suficient de devreme pentru a genera soluții semnificative.
Sumarul proiectului
Un raport privind starea proiectului începe de obicei cu o scurtă descriere a elementelor importante ale proiectului. Acest paragraf sau bloc identifică numele proiectului, data raportului, cine este responsabil pentru proiect sau departamentul său de conducere și o declarație cu privire la obiectivul proiectului. Poate include și informații de contact, cum ar fi numere de telefon sau adrese de e-mail ale membrilor echipei cheie de proiect. Această secțiune este puțin probabil să se schimbe mult pe parcursul proiectului și este adesea copiată de la un raport de stare la altul doar cu data actualizată.
livrabile
O secțiune care descrie rezultatele proiectului este cheia unui raport de stare a proiectului. Această secțiune ar trebui să prezinte rezultatele și să le dea starea curentă într-un cuvânt sau două. De exemplu, o broșură de lansare a unui produs ar putea avea astfel de rezultate, cum ar fi publicitatea tipărită, partidul de lansare a vânzătorului, afișarea în standul de comerț și creările prețurilor. Alături de fiecare livrare, managerul de proiect trebuie să scrie lucruri precum "completă" sau "comandat" sau "la imprimantă". Acesta este un rezumat al proiectului cu sarcinile mai detaliate enumerate în secțiunea de timp.
Timelines
Cronologia sarcinii este elementul unui raport de stare al proiectului care de multe ori primește cea mai mare atenție. Această secțiune ar trebui să detalieze detaliile lucrărilor finalizate de la ultimul raport de stare a proiectului, ce lucrare trebuie să se desfășoare în perioada următoare și datele la care urmează să fie finalizate sarcinile. Multe rapoarte privind starea proiectului prezintă acest lucru într-o rețea cu date date pentru finalizarea așteptată și finalizarea reală. Mulți manageri de proiect aleg să codifice această secțiune în culori diferite, reprezentând sarcini care sunt la termen, înainte de termen, în spatele programului, finalizate sau în așteptare.
Note, recomandări și explicații
Raportul privind starea proiectului trebuie, de asemenea, să enumere toate steagurile roșii, cererile de schimbare sau provocările cu care se confruntă proiectul. Acesta este un loc pentru a lista unde pot fi necesare resurse suplimentare sau unde datele de livrare se vor schimba. Această secțiune poate de asemenea să raporteze despre evenimentele neașteptate care au afectat proiectul, cum ar fi problemele software, livrarea cu întârziere de la un furnizor sau consumabile defecte. Unii administratori de proiecte vor separa această secțiune de raport și îl vor afișa într-un document discret pe care îl atașează la raportul de stare al proiectului.
