Prelucrarea exactă a minutelor de întâlnire ajută la asigurarea faptului că participanții se concentrează asupra sarcinilor atribuite, reduc dezordinea și îmbunătățesc eficiența reuniunilor ulterioare. Beneficiile minutelor de întâlnire clare și cuprinzătoare înseamnă că orice proprietar de afaceri, executiv sau alt lider care organizează în mod regulat întâlniri ar trebui să stabilească linii directoare pentru luarea de minute. Aceste linii directoare trebuie să acopere ceea ce se întâmplă înainte, în timpul și după întâlnire.
Înainte de intalnire
Determina cine face minute
În timp ce o sarcină aparent menială, înregistrarea minutelor de întâlnire necesită o atenție deosebită pentru detalii. În consecință, miniștrii trebuie să aibă o participare minimă la întâlnire. Acest lucru vă permite să concentrați majoritatea energiei asupra înregistrării punctelor esențiale ale întâlnirii.
sfaturi
-
Întreprinderile utilizează adesea asistenți executivi sau recepționeri pentru a lua câteva minute, deoarece aceștia nu au un rol activ în cadrul reuniunii.
Utilizați un formular standardizat
Creați-vă propriul formular de întâlnire tipic pentru întâlniri care să fie folosit în timpul întâlnirii. Standardizarea ajută minutul-beneficiar să știe unde să pună informațiile și, de asemenea, îi ajută pe participanți să citească documentul mai târziu. Informațiile de bază ar trebui să includă:
- Lista participanților.
- Data.
- Lista subiectelor de discutat.
- Planul de acțiune a fost stabilit pe fiecare subiect.
- Cei responsabili pentru efectuarea acestor acțiuni.
În timpul întâlnirii
Completați informațiile esențiale
Înainte de începerea oficială a întâlnirii, completați informații esențiale, cum ar fi participanții și data. Acest lucru previne o pierdere inutilă de timp în timpul reuniunii reale.
Înregistrați numai informații importante
Minutele de întâlnire nu trebuie să transcrie o întrevedere. Dimpotrivă, minutele de întâlnire înregistrează sarcini și direcții importante într-un format simplificat. Astfel, ar trebui să înregistrați informații precum delegarea sarcinilor, datele scadente, cele atribuite acestor sarcini și orice alte informații aparent relevante. Minutele de întâlnire nu trebuie să conțină discuții generale sau informații tangențiale.
Cereți clarificări
Procesul-verbal trebuie să reflecte cu precizie punctele esențiale ale reuniunii. Solicitați clarificări dacă orice informații discutate în timpul întâlnirii sunt neclare. Nu ghiciți niciodată, sau riscați să aveți informații sau omisiuni inexacte. Atunci când cereți clarificări, urmați mereu protocoalele de întâlnire. Unele întâlniri iau o abordare informală, în timp ce altele adoptă regulile structurate ale lui Robert.
Consultați Minutele trecute
Minutele curente pe care le compilați se pot referi la minutele de întâlnire anterioare. Acest lucru necesită aducerea unor minute de întâlnire din trecut la noua întâlnire, astfel încât informațiile să fie ușor accesibile tuturor participanților.
Dupa intalnire
Verificați procesul-verbal
Verificați minutele de întâlnire pentru erori tipografice sau pentru orice propoziții neclare. Remediați-le înainte de finalizarea minutelor. Orice eroare poate provoca confuzie cu privire la sarcini importante.
Trimiteți participanților
Trimiteți minutele de întâlnire participanților la întâlnire spre aprobare. Aceasta oferă participanților posibilitatea de a pune întrebări sau de a repara greșeli. Informați toți participanții dacă au apărut modificări.
Finalizați și File
Odată ce toți participanții aprobă procesul-verbal, semnează documentul minutei cu data de aprobare indicată lângă semnătura. Ulterior, depuneți minutele pe computer sau într-un dosar cu alte minute de întâlnire. Păstrați împreună toate minutele de întâlnire, ceea ce permite un transport facil la întâlnirile viitoare și oferă o locație centrală dacă cineva trebuie să se refere la documente.
