Notele sunt o formă standard de corespondență de afaceri. Acestea sunt scrise pentru a fi informative sau pentru a solicita o acțiune. Puteți scrie note interne sau externe. Memoriile externe sunt trimise persoanelor aflate în afara organizației. De exemplu, ați putea trimite o notă de consultanță consultanților profesioniști care solicită o propunere pentru un anumit proiect. S-ar putea să solicitați consultanților să trimită o ofertă pentru proiect, un interval de timp pentru finalizare și câteva eșantioane de lucru prin memo.
Scrieți o rubrică pentru memoria dvs. de consultanță. Rubrica conține patru linii, fiecare cu o etichetă specifică: To, From, Date și Subject. Numele tău și numele companiei tale merg pe prima linie. Al doilea rând conține numele tuturor consultanților profesioniști la care trimiteți memoria. A treia linie este data la care intenționați să o trimiteți, iar a patra linie ar trebui să explice subiectul memoriei în doar câteva cuvinte, cum ar fi "Cererea de propuneri pentru Web Design".
Explicați scopul memoriei dvs. de consultare din primul paragraf. Memosurile sunt, în general, concise și la limită. Lăsați consultanții să știe ce tip de proiect aveți nevoie și că sunteți în căutarea unor propuneri de la profesioniști calificați.
Discutați detaliile proiectului dvs. în următoarele câteva paragrafe. Aceste detalii pot include orice buget sau termen limită pe care îl aveți, data la care doriți să primiți propunerile, ceea ce doriți să fie inclus în propuneri și procesul pe care îl veți folosi pentru a selecta un consultant.
Listați informațiile de contact la începutul paragrafului de închidere. Lăsați consultanții să știe care este cea mai bună modalitate de a vă contacta și cum preferați să primiți informațiile pe care le solicitați, cum ar fi prin poștă sau prin e-mail. Reamintește consultanților termenul limită de răspuns. Nu uitați să le mulțumiți consultanților pentru timpul acordat.
