Pentru ca o afacere să aibă succes pe termen lung, ea trebuie să ofere produse și servicii - la prețuri acceptabile - care să răspundă nevoilor clienților. De asemenea, are nevoie de un plan de îmbunătățire a procesului, astfel încât să își îmbunătățească funcțiile interne în mod continuu pentru a reduce costurile operaționale și pentru a crește eficiența operațională și moralul angajaților.
Angajați-vă angajații
Începeți prin crearea unui mediu de lucru care să accepte și să îmbrățișeze schimbarea. O politică deschisă, tratamentul echitabil și respectuos și comunicările deschise sunt unele dintre cele mai importante ingrediente. Dacă vă acordați timp pentru a pune o fundație care încurajează și recompensează contribuțiile angajaților înainte de a pune în aplicare un plan de monitorizare și de îmbunătățire operațională, va fi mult mai ușor să obțineți buy-in-ul necesar pentru a îmbunătăți nu doar operațiunile la locul de muncă, ci întreaga afacere.
Stabiliți obiectivele și măsurătorile de referință
Sistemul "SMART" utilizează un acronim pentru a ghida afacerile în stabilirea așteptărilor specifice, măsurabile, realizabile, realiste și în timp util. Faceți acest lucru pentru fiecare departament.Apoi, definiți criterii de referință pentru a fi folosite în monitorizare. De exemplu, un obiectiv al operațiunilor de servicii pentru clienți ar putea să atingă o rată de satisfacție a clienților de 99%, un obiectiv pentru conturile de încasat ar putea fi creșterea ratelor de colectare cu 20% în șase luni și un obiectiv pentru departamentul dvs. pentru tehnologia informației ar putea fi integrarea completă a punctului de vânzări și programe de gestionare a stocurilor.
Un plan de monitorizare în curs
Implicați fiecare angajat în monitorizarea procesului. Managerii pot efectua recenzii la nivel de serviciu, cum ar fi monitorizarea apelurilor și observațiile de la birou, analizează rapoartele și disecă procesele operaționale curente. Angajații la nivel inferior pot efectua teste de calitate și pot contribui la informații despre fluxurile actuale de lucru. Planificați întâlniri regulate private, departamente și la nivel de companie pentru a examina rezultatele și pentru a stabili când sau dacă sunt necesare schimbări de proces.
Implementarea îmbunătățirilor procesului de funcționare
Un plan de îmbunătățire orientat spre rezultate se concentrează pe îmbunătățirea costurilor, a calității, a serviciilor sau a vitezei. Pasii de acțiune variază de la efectuarea de modificări minore care elimină pașii duplicați sau alte concedieri de flux de lucru la dezmembrarea și reproiectarea unui întreg proces. O reproiectare completă include analiza, prioritizarea și reasamblarea sarcinilor și a etapelor operaționale. O reproiectare completă a procesului ar putea fi necesară atunci când se schimbă regulamentul de conformitate sau se vor integra tehnologii în afacerea dvs.
