Un audit de conformitate este revizuirea funcțiilor afacerii pentru a determina dacă o companie îndeplinește sau nu anumite cerințe contractuale, de reglementare sau predeterminate. Auditurile de conformitate pot revizui angajații sau departamentele companiei. Organizațiile mai mari utilizează audituri de conformitate pentru a efectua analize interne care măsoară cât de bine funcționează fiecare departament în conformitate cu procedurile standard de operare. Auditurile de conformitate și de reglementare a auditului examinează cât de bine o companie urmărește acordurile scrise sau îndeplinește îndrumările părților terțe. Fiecare audit de conformitate urmează câteva proceduri universale.
Inițierea inițială
Auditurile de conformitate încep atunci când auditorii se întâlnesc cu conducerea companiei. Auditorii externi sunt, de obicei, responsabili pentru efectuarea auditurilor de conformitate. Auditorii vor discuta cu conducerea tipul de audit al conformității și ce funcții de afaceri au nevoie în mod special de revizuire. Scopul auditului este o altă problemă de discutat. Auditorii și conducerea companiei vor determina mărimea eșantionului de informații sau numărul de funcții care trebuie revizuite. Pe parcursul acestei întâlniri sunt discutate, de asemenea, toate manualele, contractele sau alte documente necesare pentru revizuirea, în timpul auditului de conformitate.
Revizuirea angajaților
Auditorii vor examina performanța fiecărui angajat pentru a determina nivelul de conformitate individual. Angajații sunt responsabili pentru îndeplinirea funcțiilor de afaceri în conformitate cu standardele companiei și cu cerințele contractuale sau de reglementare. De asemenea, auditorii pot revizui disponibilitatea managerilor operaționali care supraveghează angajații. O lipsă de supraveghere poate indica angajaților posibilitatea de a-și îndeplini funcțiile de afaceri indiferent de procedurile de operare standard sau de obligațiile contractuale. Auditorii vor face note cu privire la performanța angajaților, în special orice încălcare a standardelor contractuale, de reglementare sau de companie.
Revizuirea departamentului
Verificările individuale ale departamentelor reprezintă o altă procedură în ceea ce privește auditurile de conformitate. Auditorii revizuiesc în mod obișnuit documentele operaționale sau financiare de la fiecare departament de afaceri. Aceste informații oferă auditorilor o analiză cantitativă a performanțelor departamentului. Un audit departament este, de obicei, unde dimensiunea eșantionului de informație intră în joc. Auditorii analizează eșantionul de informații specific discutat în cadrul ședinței de conducere. Auditorii asigură conformitatea informațiilor și conforme cu standardele de operare sau cu acordurile contractuale. Dacă există prea multe încălcări în eșantionul inițial al documentelor departamentului, auditorii trag, de obicei, un al doilea eșantion de informații. Încălcările suplimentare pot determina nerespectarea departamentului.
Raportul final
Auditorii vor avea o întâlnire finală cu conducerea companiei după finalizarea auditului de conformitate. Auditorii vor discuta rezultatele auditului și care încălcări semnificative au fost găsite. Conducerea companiei poate contesta constatările sau poate oferi o imagine suplimentară asupra performanței angajatului sau a departamentului. Auditorii vor publica un raport final la sfârșitul acestei reuniuni. Raportul va evidenția încălcările constatate în timpul auditului și cât de bine compania menține standarde sau acorduri contractuale. Întreprinderile externe sau agențiile de reglementare pot solicita o copie a raportului oficial al auditorului. Rapoartele auditorilor pot oferi o opinie pozitivă sau negativă asupra respectării de către companie a acordurilor contractuale.
