Serviciul de venituri interne permite contribuabililor să deducă cheltuieli legate de utilizarea unei mașini sau camioane în scopuri comerciale. În timp ce puteți alege să scrii costurile reale de utilizare a unui vehicul pentru afaceri, majoritatea oamenilor aleg să ia deducerea standard de kilometraj, care în 2014 a fost de 56 de cenți pe mile. Dar nu poți ghici pur și simplu la milele tale de afaceri. IRS vă cere să păstrați înregistrări pentru a dovedi că milele pe care le deduceți sunt corecte și au fost cu adevărat în scopuri comerciale.
IRS Cerințe
Normele IRS pentru contribuabilii care aleg să deducă rata standard a kilometrajului necesită un jurnal care să arate "mile parcurs, destinație și scop de afaceri". Nu includeți acest jurnal cu formularele fiscale pe care le trimiteți la sfârșitul anului, dar trebuie să îl păstrați ca dovadă în cazul în care IRS pune la îndoială deducerea kilometrajului dvs. sau dacă sunteți vreodată auditat. Jurnalul dvs. ar trebui să includă suficiente informații pentru a satisface auditorul. De exemplu, dacă înregistrați că la data de 12 ianuarie ați condus 9 mile până la o întâlnire cu un client, fiți pregătiți să dovedească că distanța a fost de fapt 9 mile. Iar scopul dvs. declarat trebuie să includă suficiente detalii pentru ca auditorul să determine că aceasta este o călătorie de afaceri legitimă.
Miles pe care le-ai putea deduce
IRS definește, de asemenea, ceea ce consideră kilometrajul deductibil pentru afaceri. De exemplu, nu puteți deduce mile între casa dvs. și locul dvs. de afaceri. Dar puteți deduce distanța dintre două locuri diferite ale afacerilor. Puteți să deduceți kilometrajul dintre biroul dvs. și birourile clienților pe care îi solicitați, chiar dacă biroul dvs. se află în casa dvs. Dacă călătoriți la o conferință sau într-o întâlnire sau dacă luați un seminar care vă va aduce beneficii în afacerea dvs., aceasta se consideră o deducere pentru afaceri. Dacă călătoria dvs. combină atât scopuri comerciale, cât și în scopuri personale, puteți deduce numai partea de afaceri a călătoriei. De exemplu, dacă conduceți la oficiul poștal pentru a trimite documente către un client, apoi opriți-l până la magazin alimentar pentru a lua cina, puteți deduce numai kilometrajul asociat cu călătoria la oficiul poștal, nu la magazinul alimentar.
Înregistrări electronice
Aplicațiile pentru telefoane inteligente, tablete și computere personale automatează urmărirea kilometrajului de afaceri. Astfel de aplicații vă permit să completați informații cheie, cum ar fi destinația dvs. și scopul călătoriei dvs. și vor calcula kilometrajul. Multe dintre aceste programe vă permit să exportați datele într-o foaie de calcul. De asemenea, puteți instala software-ul global de poziționare în mașina dvs. pentru a ține evidența tuturor kilometrajului. Dar, după cum remarcă un articol din 2006 al New York Times privind software-ul de urmărire, software-ul poate fi susceptibil la erori și greșeli hardware, astfel că copii de siguranță ale datelor dvs. sunt cruciale.
Înregistrări scrise
Una dintre cele mai simple moduri de urmărire a kilometrajului este păstrarea unui jurnal scris în mașina dvs. - într-un notebook sau într-o formă de jurnal de kilometraj pe care o imprimați de pe computer sau cumpărați la un magazin de birouri. Dezvoltați obișnuința de a înregistra citirea kilometrajului de la începutul și sfârșitul fiecărui moment în care vă folosiți mașina pentru afaceri, precum și de a observa scopul de afaceri al călătoriei. Completați informațiile pentru fiecare călătorie și numărul total de kilometri de la sfârșitul anului. De asemenea, puteți utiliza alte documente, cum ar fi tipărirea direcțiilor de conducere sau a hărților, ca rezervă suplimentară pentru deducerea kilometrajului.
