Scurt. Dacă vă gândiți la acest lucru, lingviștii nu ar fi putut alege un termen mai bun pentru a descrie documentele de afaceri care sintetizează informațiile "necesitatea de a cunoaște" pentru directorii care nu au timp sau înclinația să treacă prin disertații masive. Dacă vi se cere să pregătiți un raport de informare, mențineți în minte cuvintele "succinct" și "pithy" în timp ce extrapolați datele cheie pe care șeful dvs. se așteaptă să le găsească. Faceți o abordare în două etape: gândiți-vă ca un scriitor atunci când trageți date din rapoarte, deveniți apoi un editor al cărui scop este să cântăriți fiecare cuvânt pentru impact, lăsând în același timp date critice intacte.
Înțelegeți scopul unui raport de informare: directorii caută "un produs al unei analize nu analiza însăși", așa că țineți cont de acest lucru atunci când elaborați comanda dvs. executivă din informațiile găsite în raportul inițial.
Începeți scurta prezentarea problemei / situației, explicați relevanța acesteia și apoi repetați - în limbaj precis și precis - dovezile și concluziile conținute în raportul principal. Adoptați piramida inversă a jurnalistului pentru a vă structura concluziile. Extrapolați și apoi angajați-vă la hârtie cele mai importante date de la început. Adăugați informații mai puțin importante în ordine descrescătoare pentru a crea corpul textului.
Utilizați engleza simplă, lipsită de senzaționalism, superlative și fluff, pentru a vă perfecționa concluziile. Includeți calendare, diferite perspective, deoarece acestea vă susțin sau resping teza și cotați totul în nomenclatorul publicului țintă. Încearcă să faci o scurtă auto-conținut, un sinopsis care nu necesită atașamente sau documente exterioare pentru a explica punctele importante menționate în raportul inițial.
Utilizați anteturi, subcapitole și puncte pentru a ajuta directorii să se deplaseze fără efort prin intermediul raportului de informare. Revedeți paragrafele lungi și le tăiați pentru a strânge ritmul raportului. Oferiți măsurători sau numere specifice, astfel încât imaginația să nu rămână nimic. Verificați fiecare punct pentru acuratețe. În special, dacă există discrepanțe în date, explicați de ce au apărut.
Trimiteți raportul de informare la testul de obiectivitate pentru a vă asigura că ați omis părtinirea, pentru a nu risca să aveți întrebările date și capacitatea dumneavoastră de a formula acest tip de raport pus sub semnul întrebării.Err pe partea de prudență în cazul în care raportul principal de la care trageți datele nu are concluzii directe care au fost atinse. Mai degrabă, spuneți că nu există nicio neînțelegere despre dvs., autorul, care a lăsat informații critice.
sfaturi
-
Asigurați-vă că diferențiați raportul de informare dintr-un rezumat, un document mai lung, care poate rula până la 10 pagini și include un apel la acțiune care nu aparține corpului unui director executiv.
