Controalele interne sunt procedurile pe care companiile le dezvoltă pentru a-și păstra activele și pentru a produce situații financiare corecte și fiabile. Atunci când o companie nu are proceduri puternice de control intern, frauda poate apărea mult mai ușor. Organizațiile ar trebui să se protejeze de eventualele amenințări prin monitorizarea frecventă a sistemelor lor de control intern și ajustarea acestora pentru a fi mai puternice.
Situații financiare inexacte
Dacă o organizație descoperă că există inexactități în situațiile sale financiare, este posibil să existe o problemă cu sistemul de control intern al organizației. O bază fundamentală a controalelor interne este principiul separării sarcinilor. Acest lucru înseamnă că angajații diferiți ocupă diferite domenii ale taxelor contabile. Dacă aceeași persoană se ocupă de toate sarcinile, este un semn al unui sistem de control intern slab. Dacă în raportarea financiară apar inexactități, o companie ar trebui să analizeze procedurile contabile pe care le utilizează.
Documentație lipsă
Dacă o companie nu poate găsi anumite documente, cum ar fi facturi sau comenzi de achiziție, acest lucru ar putea fi un alt semn de control slab. O organizație dezvoltă proceduri pentru înregistrarea, postarea și depunerea documentelor. Dacă un document este pierdut, există o șansă bună să existe probleme în procesele companiei. Dacă un angajat are prea mult control, el poate manipula documentația pentru a înșela compania.
Lipsa procedurilor scrise
Fiecare proces și activitate pe care o organizație o utilizează ar trebui să aibă proceduri scrise pe care să le urmeze. Fără proceduri scrise, angajații pot să nu cunoască procedurile adecvate și pot desfășura activități în mod greșit. Un sistem puternic de control intern are proceduri și politici scrise pentru toate activitățile de afaceri.
Reclamațiile clienților
Un alt semn al unui sistem de control intern slab este un număr mai mare de plângeri din partea clienților. Organizațiile ar trebui să dezvolte un sistem care să asigure că clienții sunt mulțumiți de produse și servicii. Dacă există un număr mare de reclamații, conducerea ar trebui să analizeze problema și să înțeleagă că ar putea exista o slăbiciune a controalelor sale interne.
auditurile
Organizațiile angajează auditori pentru a determina cât de precis sunt păstrate înregistrările financiare. Un audit va dezvălui zone problematice, amenințări, riscuri și alte probleme potențiale. Dacă o companie nu angajează în mod regulat un auditor, aceste amenințări vor fi mai greu de detectat. Este o practică obișnuită de afaceri pentru ca întreprinderile să aibă audituri finalizate în mod regulat.
