Adesea, atunci când o organizație caută ajutor extern pentru un proiect, acesta emite o RFP sau o cerere de propunere. Contractorii răspund atunci la RFP, subliniind modul în care pot ajuta cu proiectul și de ce echipa sau echipa lor este cea mai bună opțiune pentru această activitate. Pentru a primi cele mai complete răspunsuri și a face alegerea corectă, RFP-urile trebuie să includă câteva informații de bază.
Un RFP trebuie întotdeauna să înceapă cu o introducere și o prezentare generală a organizației care emite solicitarea și a problemei sau a proiectului în care este nevoie de ajutor. Introducerea nu este mai mult decât un paragraf sau două și trebuie să includă și data scadentă a proiectului și a bugetului propus. Includerea acestor informații ajută firmele să decidă dacă să răspundă la RFP.
detaliile proiectului
A doua parte a unui RFP trebuie să furnizeze detalii despre proiectul sau programul specific. Furnizați detalii cu privire la scopul și structura proiectului, precum și detalii privind echipa care lucrează la acesta, locația, programul și starea. Aceste informații ajută respondenții să înțeleagă contextul proiectului; ei pot adapta apoi răspunsul lor la nevoile organizației solicitante.
Domeniul de aplicare al serviciului
Un RFP trebuie să detalieze ce servicii căutați de la o firmă externă. Acest domeniu de activitate este probabil cea mai importantă secțiune a RFP, deoarece firmele care răspund vor avea grijă să elaboreze propuneri care să răspundă tuturor nevoilor dvs. Deși trebuie să includeți sarcini specifice care sunt esențiale pentru finalizarea proiectului, lista serviciilor solicitate trebuie să fie destul de generală, deoarece fiecare firmă care răspunde va avea propria abordare a proiectului. Permiterea firmelor externe să-și detalieze ideile și procesele vă poate ajuta să luați o decizie mai informată cu privire la cea mai bună companie pentru acest loc de muncă.
Buget
În timp ce unele companii care emite RFP ezită să includă informații despre buget, dacă aveți un buget strict, atunci includeți-le în RFP. RFP trebuie să includă o secțiune care solicită firmelor să detalieze modul în care intenționează să utilizeze bugetul, precum și o defalcare a cerințelor și procedurilor de facturare și de plată. De asemenea, includeți informații despre tipul de contract pe care îl acordați și despre durata contractului.
calificări
Când alegeți o firmă externă pentru a lucra cu compania dvs., doriți cea mai bună și mai calificată firmă pe care o puteți permite. RFP trebuie să includă o secțiune în care firmele care răspund pot să-și detalieze calificările pentru locul de muncă. Dacă sunteți în căutarea unei experiențe specifice, adresați-vă respondenților să detalieze abilitățile și experiența lor în acest domeniu. În plus, solicitați referințe, fie pentru companie în ansamblu, fie pentru membrii individuali ai echipei.
Evaluare și depunere
RFP trebuie să includă o defalcare a criteriilor de evaluare și a direcțiilor de depunere a propunerii. Fii clar și specific, indicând data și ora termenului limită, precum și o adresă specifică în care vei primi propuneri. Dacă există circumstanțe care ar duce la descalificarea imediată, atunci includeți și acestea.
