Scrisorile sunt mijloace importante de comunicare atât a sentimentelor personale, cât și a celor de afaceri. Cu toate acestea, scrisorile personale sunt foarte diferite de omologii lor de afaceri. Pentru a arăta eticheta adecvată a afacerii în timpul tranzacțiilor companiei, trebuie să recunoașteți aceste diferențe și să vă faceți eforturi pentru a nu amesteca stilurile de scrisori. Acest lucru vă va ajuta să arătați profesional pentru angajați, clienți, acționari și investitori.
Format
Scrisorile de afaceri și scrisorile personale sunt formatate în mod diferit. Cu unele variații minore, literele de afaceri au de obicei margini de 1 inch. De asemenea, ele au spațiere unică, cu spațiere dublă numai între paragrafe și linii introductive de date (de exemplu, data, subiectul). Litera este justificată la stânga, fără indentare a paragrafului. Scrisori de afaceri, de asemenea, sunt întotdeauna tastate. Prin contrast, scrisorile personale pot avea aproape orice format. Depinde scriitorului să decidă cum vrea să apară scrisoarea personală. O scrisoare personală este în mod tradițional scrisă manual, dar odată cu avansarea tehnologică, mulți oameni scriu scrisori personale pe computerele lor, deoarece este mai rapid să tastați decât să scrieți manual.
Conţinut
Într-o scrisoare de afaceri, conținutul este întotdeauna orientat obiectiv - adică scopul scrisorii este transparent. Cu o scrisoare personală, conținutul poate să acopere mai multe subiecte diferite și este mai mult un accent pe relaționarea evenimentelor și emotiilor din trecut decât pe rezolvarea problemelor. Scrisorile personale pot fi mult mai meandre. Scrisorile personale pot atinge anumite probleme de afaceri sau de finanțe, dar scrisorile de afaceri nu discută niciodată problemele personale, cu excepția cazului în care aceste aspecte au un impact direct asupra afacerii.
Limba și punctajul
Scrisorile de afaceri folosesc un limbaj mai formal decât scrisorile personale. Scriitorii acordă o atenție specială alegerii cuvintelor, deoarece alegerea cuvintelor poate face o diferență enormă în chestiunile juridice. Salutările și închiderile sunt politicoase și se referă la titlurile corespunzătoare (de exemplu, președintele Edwards, domnișoara Neman). Coloanele sunt folosite mai mult în scrisori de afaceri decât în scrisori personale, în special după salutări și etichete introductive de linii de date (de exemplu RE:, DATE:). Scrisorile personale pot folosi orice limbaj, inclusiv abrevieri de slang și non-business cum ar fi ttyl (vorbește mai târziu) sau btw (apropo). Avantajul este că personalitatea scriitorului se întâlnește cu adevărat. Scrisorile de afaceri pierd deseori "adevărata" voce a scriitorului. Scrisorile personale folosesc regulile standard de punctuație, dar deoarece sunt atât de informale, scriitorii ignoră adesea câteva standarde de punctuație și de capitalizare.
De ce diferențiați?
Principalul motiv pentru care oamenii separă scrisorile personale de scrisorile de afaceri se datorează faptului că o metodă standard de a scrie o scrisoare de afaceri creează eficiență în operațiunile de afaceri. De exemplu, oamenii de afaceri știu că aceștia pot stabili rapid scopul scrisorii de afaceri din linia de subiect. Eficiența se poate traduce în venituri. Un alt motiv pentru diferențiere este că utilizarea unui format profesional indică faptul că ceea ce este scris în scrisoare este important. În al treilea rând, utilizarea formularului de scrisoare de afaceri este așteptată de profesioniști. Dacă nu aderă la formatul afacerii cu compania dvs., s-ar putea să vă întâlniți ca fiind mai puțin pregătiți sau neexperimentați.
