Scrierea reclamațiilor și a mesajelor de ajustare necesită pregătire și planificare înainte de a începe să scrieți. Scrieți dintr-o simplă schiță pentru a vă organiza. Decideți ce doriți să facă cititorul. De exemplu, doriți să vă întoarceți banii sau doriți să înlocuiți produsul? O scrisoare de revendicare este o modalitate de a rezolva problemele legate de erorile care au fost făcute și poate necesita o ajustare. Un mesaj de ajustare este un răspuns la o scrisoare de revendicare care a fost făcută împotriva afacerii dvs.
Elementele de care aveți nevoie
-
încasări
-
Bancnote
Mesaj de revendicare
Scrieți faptele relevante în primul paragraf. Începeți cu problema. Explicați exact ce sa întâmplat și motivul pentru care scrieți scrisoarea de revendicare.
Explicați de ce credeți că cererea dvs. ar trebui acordată în al doilea paragraf. Spuneți cititorului despre specificul cererii și responsabilitățile legale și corectitudinea. De exemplu, produsul nu funcționa ca anunțul sugerat.
Porniți al treilea paragraf solicitând o acțiune. Cereți ceea ce vă așteptați ca cititorul să facă. Includeți o dată până la care vă așteptați la acțiune. Nu amenință, ci explicați ce pași suplimentari puteți lua dacă cererea dvs. nu este îndeplinită. Închideți cu un "Cu respect" și semnătura dvs. deasupra numelui imprimat.
Mesaj de ajustare
Începeți primul paragraf cu o propoziție de aprobare. Dați clientului vestea cea mai bună și respectați cerințele clientului.
Porniți al doilea paragraf explicând greșeala. Explicați cauza problemei. Nu atribuiți vina. Concentrați-vă pe eforturile dvs. permanente de a evita greșelile și dificultățile.
Exprimă-ți aprecierea pentru afacerea clientului în paragraful al treilea. Cereți-mi scuze dacă simțiți că trebuie să faceți acest lucru. Dacă nu puteți să respectați toate elementele ajustării solicitate, explicați de ce și adăugați toate detaliile necesare cu privire la modul în care veți răspunde solicitării.
Închideți litera cu "Cu stimă", imprimați și semnați numele.
Verificați scrisoarea pentru a vă asigura că tonul este prietenos. Încercați să nu sunați condescendent sau înțeles.
sfaturi
-
Păstrați o copie a scrisorii dvs. pentru înregistrările dvs.
Furnizați ca atașamente documente precum facturile, materialele publicitare sau chitanțele care pot face backup pentru ceea ce scrieți.
