Atât de multe companii se bazează pe recepționer pentru a le determina tonul, însă își petrec cel mai puțin timp ocupând acea poziție, concentrându-se în schimb pe personalul "profesional".
Un anumit tip de persoană este destinat să întâlnească și să salute clienții și să răspundă la telefoane. Angajatul care nu are niciodată un lucru rău să spună despre cineva, este prietenos și optimist și iubește să mulțumească oamenilor că este cel mai potrivit pentru această poziție.
Un recepționer bun va răspunde la telefon cu un fler unic, subliniind un anumit cuvânt. Telefonul ar trebui să răspundă cu un zâmbet pe față și un interes autentic în ceea ce are de spus persoana din celălalt capăt. Atât de des, birourile se bazează pe sistemele de mesagerie vocală. Aceasta este o modalitate sigură de a pierde o voce fericită, prietenoasă și viu, la celălalt capăt al liniei.
Aveți nevoie de un recepționer care să se îmbrace pentru a vă impresiona clienții și pentru a vă mândri în zona de birouri.
Este important ca un recepționer bun să fie un tampon pentru angajați. Dacă cineva din personal este extrem de ocupat, recepționerul ar trebui să știe asta. Un recepționer care este informat poate ajuta angajații să evite drop-in-urile inutile de ultimă oră, fără a neagă numirile legitime.
Este potrivit pentru un recepționer să invite o discuție cu clienții, atât timp cât nu este controversat. Nu doriți ca clientul dvs. să presupună că filosofia recepționerului reflectă compania în ansamblu. Întrebările generale și subiectele de mică discuție sunt bine.
Recepționerul ar trebui să fie o extensie a echipei dvs. de marketing. Urmăriți datele importante, oferindu-vă informațiile pe care doriți să le cunoască clientul dvs., dar oferindu-l într-un mod care îl face pe clientul dvs. să se simtă special este un cadou și un recepționer bun îl va avea.
Recepționerul trebuie să se asigure că broșurile companiei se află la masa de cafea și mențin paharul de cafea plin și proaspăt, bolul de bomboane încărcat și clienții care se deplasează fără probleme în zona de recepție.
Dacă nu ați stabilit un calendar comunal, astfel încât recepționerul să aibă acces la vizionările programate, ar fi o idee bună să faceți acest lucru. Puteți face acest lucru cu ușurință dacă sunteți în rețea; permiteți doar recepționerului din rețea. Dacă sistemul dvs. de e-mail nu permite acest lucru, puteți să configurați un calendar pe Internet și să întrebați pe toți să postați întâlnirile pe care recepționistul trebuie să le cunoască pe site.
