Dacă aveți o influență asupra unui produs sau a unui serviciu care nu a respectat așteptările dvs., una dintre cele mai bune modalități de a vă asigura că îngrijorările dvs. sunt luate în serios este scriind o scrisoare de plângere. Deși poate fi dificil să se determine cea mai bună modalitate de a începe o scrisoare de plângere, există o serie de strategii diferite pe care le puteți lua.
Adresați-vă Scrisoarea
Adresarea scrisorii dvs. de plângere către o anumită persoană va reduce probabilitatea ca scrisoarea dvs. să fie ignorată sau "să cadă prin fisuri". Începeți scrisoarea adresându-vă acelei persoane care este împuternicită să răspundă plângerii dumneavoastră. Nu uitați să includeți titlul persoanei respective. În mod obișnuit, site-ul unei companii va avea informații cu privire la cine sau unde să îndrepte reclamațiile clienților. Înainte de a scrie scrisoarea dvs., efectuați unele cercetări pentru a vă asigura că o trimiteți persoanei potrivite.
Treci la subiect
Începeți cu o scurtă rubrică care face referire la problema pe care încercați să o rezolvați, înainte de primul paragraf, cu cât mai multe detalii posibil. De exemplu, în cazul în care plângerea dvs. se referă la un zbor al companiei aeriene, includeți data călătoriei, ruta și numărul zborului. După titlul primului paragraf, trebuie să rezumați plângerea. Obțineți rapid punctul de vedere, în prima teză a primului paragraf, și subliniați plângerile specifice legate de bunurile sau serviciile companiei. Includeți cât mai multe detalii pe măsură ce rămâneți, rămânând concis și respectuos.
Începeți cu un pozitiv
O altă metodă de a începe o scrisoare de plângere este utilizarea primului paragraf pentru a spune ceva pozitiv cu privire la produsele sau serviciile companiei înainte de a lansa reclamația dvs. Această abordare pune cititorul într-o poziție mai puțin contradictorie, ceea ce îl poate determina să fie mai dispus să lucreze cu dvs. pentru a vă adresa plângerea. Începeți prima teză cu o experiență favorabilă pe care ați avut-o cu compania în trecut, subliniind unele dintre atributele pozitive ale companiei și apoi subliniați natura plângerii dvs. în cea de-a doua propoziție sau paragraf.
Sfaturi generale
USA.gov oferă sfaturi despre cum să scrie o scrisoare de plângere eficientă, menționând că de multe ori o scrisoare scrisă prin poștă trimisă prin poștă este cea mai eficientă modalitate de a contacta o companie. De asemenea, veți obține probabil rezultate mai bune dacă utilizați un ton direct, nonconfrontalier; o scrisoare furioasă, amenințătoare sau sarcastică poate fi mai puțin eficientă decât o scrisoare calmă și rațională. În plus, trebuie să precizați în mod clar cum doriți să rezolvați problema. În cele din urmă, documentați fiecare pas pe care îl faceți și fiecare scrisoare pe care o scrieți și păstrați copii.
