Controlarea numerarului în afacerea dvs. implică o evidență și o securitate strictă. În partea superioară, potrivit Administrației SUA pentru afaceri mici, tranzacțiile în numerar sunt mai puțin supuse fraudelor, taxelor, perioadelor de așteptare și a greșelilor de plată. În sens negativ, numerarul necontrolat poate atrage mai mult control din partea IRS și ispitei criminale din partea angajaților și a altora. Aplicarea mai multor metode de control intern al numerarului poate ajuta la minimizarea riscurilor.
Cercetarea angajaților
Controlul numerarului începe cu oamenii. Angajații care manipulează numerar sau echivalentele de numerar, inclusiv cecuri și carduri de credit, ar trebui să fie bine verificate. Controalele penale, screening-ul drogurilor și verificarea angajării anterioare pot fi părți ale procesului de examinare. Potrivit unui raport al Jurnalului de Management și Marketing privind impactul criminalității asupra afacerilor, "verificările de fond ar trebui să includă, de asemenea, un raport privind istoricul creditelor, deoarece unii angajați pot recurge la delapidarea fondurilor societății atunci când presiunile financiare din cauza dependenței de droguri, adulterului, par a fi insurmontabile."
Documentarea tranzacțiilor
Păstrarea de chitanțe a tranzacțiilor în numerar permite evidența contabilă exacțioasă și satisface IRS, creând ceea ce Departamentul de Comerț al Statelor Unite numește o "pistă de audit incontestabilă". Încasările numerice, în două părți, sunt ideale deoarece acestea vă permit să oferiți un exemplar chitanței clientului și păstrați cealaltă copie pentru înregistrările dvs. Numărarea regulată a casetelor de marcat poate ajuta la asigurarea acurateței. Calculatoarele de tipărit și cărțile de primire pot fi, de asemenea, utile în documentarea tranzacțiilor în numerar.
Taxe de separare
O parte a controlului intern al numerarului pune mai mult de o persoană responsabilă de auditul tranzacțiilor cu numerar. Normele proprii ale Universității Yale pentru separarea sarcinilor impun ca nimeni să nu se ocupe exclusiv de manipularea tranzacțiilor inițiale în numerar, de evidența contabilă, reconcilierea soldurilor, transportul sau depunerea de numerar și aprobarea evidenței contabile. Potrivit Universității Yale, "Când aceste funcții nu pot fi separate, este necesară o revizuire detaliată a supravegherii activităților conexe ca activitate compensatorie de control".
Asigurarea numerarului
Instalarea camerelor video și folosirea trezoarelor pentru depozitarea numerarului reprezintă metode de protecție a numerarului în punctele în care au loc tranzacțiile. Atribuirea unui angajat și a unui supraveghetor împreună pentru a vă gestiona afacerea în condiții de siguranță sau a face depozite bancare este o metodă care ajută la protejarea banilor înainte și în timpul tranzitului. Reconcilierea chitanțelor de numerar cu înregistrările de depozit bancar zilnic și efectuarea de analize lunare ale contabilității totale a companiei dvs. sunt modalități prin care puteți păstra ochii la evidența internă a numerarului și puteți descuraja problemele cu IRS.
Sfat IRS
Potrivit IRS, "Dacă, într-o perioadă de 12 luni, primiți mai mult de 10.000 $ în numerar de la un cumpărător ca urmare a unei tranzacții în comerțul sau afacerea dvs., trebuie să îl raportați serviciului intern de venituri (IRS) Rețeaua de Executare a Criminalității Financiare (FinCEN) pe formularul 8300. "Întreprinderile au 15 zile de la data primirii unei singure tranzacții în numerar de 10.000 $ sau mai mult pentru a depune Formularul 8300 la IRS.
