Când auziți o discuție contabilă despre debite și credite, de obicei nu vorbește despre un card de debit sau un card de credit de la banca lor locală. Debitele și creditele, în sensul contabil, înseamnă ceva puțin diferit. Acestea servesc ca mijloc de înregistrare a tranzacțiilor contabile, iar aceste intrări formează baza unui lucru cunoscut sub denumirea de contabilitate dublă.
Contabilitatea cu dublă intrare a fost folosită pentru prima oară în anii 1400 și un matematician italian numit Luca Pacioli a scris și a publicat o carte despre acest subiect în 1494. Cartea a fost ilustrată de prietenul său Leonardo Da Vinci și a descris sistemul contabil acoperind subiecte precum contabilitatea jurnalele, contul de profit și pierdere, bilanțul contabil, contabilitatea cu dublă intrare și multe alte concepte care au stat la baza sistemelor contabile încă în uz până în prezent.
Deși mulți în domeniu consideră că Pacioli este "tatăl contabilității", o anumită formă a sistemului său de dublu intrare a fost folosită de mai mulți ani înainte de publicarea cărții Pacioli, deși nimeni nu știe cum sau când a început să fie sistemul contabil.
Ce este un debit și un credit?
Sistemul de contabilitate a tranzacțiilor de afaceri, denumit și contabilitate, funcționează pe baza faptului că fiecare nouă tranzacție pe care o face o afacere cauzează două schimbări diferite în starea financiară a companiei. Contabilii folosesc debite și credite pentru a înregistra tranzacții în două sau mai multe conturi de contabilitate, utilizând un set specific de reguli de debit și creditare.
În afara lumii contabile, termenul de credit are în mod obișnuit o conotație pozitivă, cum ar fi munca de credit în plus sau obținerea de credite pentru a încerca din greu. Cu toate acestea, pentru contabili, singurul lucru care reprezintă debitul și creditul reprezintă părțile stângi și drepte ale unui cont T, care sunt utilizate în următoarele moduri.
Atunci când creați și introduceți o tranzacție contabilă, puteți utiliza debite și credite pentru a determina modul în care dolarul care intră sau iese din companie afectează conturile implicate. S-ar putea să le introduceți într-un sistem de contabilitate bazat pe software, introducând datele într-un jurnal de contabilitate, cunoscut sub numele de intrare în jurnal. Sistemul contabil va fi creat pentru a posta aceste intrări în jurnalul de contabilitate principal al companiei, numită registrul general.
Veți vedea probabil debitul și creditul abreviat ca dr și cr. Nu pare să existe nici o singură explicație pentru originea acestor abrevieri, dar unii speculează că acestea reprezintă un record de debit și o înregistrare de credit. Alții se uită înapoi la contabilitatea istorică și spun că se referă la cuvintele latine debere ad credere.
Un credit înseamnă o intrare de tranzacție efectuată în partea dreaptă a unei înregistrări de cont cu două coloane, în timp ce o debitare înseamnă o intrare de tranzacție efectuată în partea stângă. Aceste înregistrări ale conturilor, denumite "conturi T", și-au câștigat numele, deoarece un contabil atrage pe suport de hârtie forme T și pune numele de cont utilizate în partea superioară, cum ar fi "numerarul" pe un T și "consumabilele de birou", pe de altă parte.
Partea stângă a fiecărui cont T este întotdeauna utilizată pentru intrările de debit, iar partea dreaptă a T este folosită întotdeauna pentru intrările de credite. Conturile T sunt adesea folosite ca un instrument de formare de bază pentru a ajuta elevii să înțeleagă modul în care funcționează contabilitatea cu dublă intrare. Conturile T vă permit să scrieți pe hârtie modul în care fiecare parte a unei tranzacții este înregistrată în diferite conturi ale cărții generale. Această metodă nu funcționează pentru contabilitate cu o singură intrare.
Aceste conturi T reprezintă o modalitate grafică de a reprezenta un cont în registrul general, care este registrul principal de stocare pentru toate tranzacțiile contabile ale unei companii. Mulți contabili scriu intrări contabile pe hârtie folosind diagrame T-cont, ca o modalitate de a verifica dublu o tranzacție și de a vă asigura că debitele și creditele se ridică la zero și păstra echilibrul contabil echilibrat.
O tranzacție contabilă complexă poate necesita intrări înregistrate într-un număr de conturi diferite, ceea ce necesită utilizarea mai multor conturi de T scrise de mână pentru a scrie și verifica tranzacția.Din nou, acest lucru servește ca o modalitate eficientă de a verifica dacă toate debitele și creditele tranzacției ajung la zero și că tranzacția nu conține erori înainte de a introduce intrările în registrul general al sistemului contabil.
Pentru munca contabilă zilnică obișnuită, un contabil ar crea intrări în jurnal direct în software-ul contabil, mai degrabă decât folosind conturile T.
Ce este un sold de credit?
Un sold de credit se referă la soldul dolarului într-un anumit cont, dar nu este destul de simplu. Atunci când o companie își stabilește registrul general, creează un plan de conturi. Aceasta este o listă a fiecărui cont pe care compania îl folosește pentru a înregistra tranzacțiile financiare, iar datele din aceste conturi se strecoară în final în situațiile financiare ale companiei.
Fiecare cont are un echilibru "normal"; cu alte cuvinte, acesta deține în mod obișnuit fie un sold de debit, fie credit. De exemplu, contul de vânzări deține în mod obișnuit un sold pozitiv, care ar reprezenta un sold de credit. Pentru a crește acest cont, ați face o intrare de credit. Dacă contul dvs. de vânzări a avut un sold debit sau negativ, acesta ar fi un flag roșu important pentru a investiga. Unele conturi se comportă opus, iar soldul creditelor ar fi negativ, cum ar fi o intrare de credit la contul de numerar, reduce soldul contului de numerar.
Toate conturile, fie pe bază de debit, fie pe bază de credite, aderă la un principiu numit ecuația contabilă:
Ecuația contabilă: Active = Pasive + capital propriu
Această ecuație fundamentală stă la baza întregului sistem de contabilitate cu dublă intrare și atunci când o intrare afectează un cont de active, trebuie să afecteze fie un pasiv sau un cont de capital propriu, pentru a menține echilibrul în echilibru. Sistemul de debit și de credit cu dublă intrare este mecanismul care ajută la menținerea echilibrului în echilibru.
Conturile cu un sold normal de credit cresc atunci când o intrare de credit a fost făcută. Veniturile care intră în companie sau câștiguri, cum ar fi câștigul din vânzarea de active, cum ar fi echipamentele uzate vândute de firmă, sunt conturi de venituri și se înregistrează ca o majorare utilizând o intrare de credit. În bilanțul contabil, o intrare de credit ar spori gradul de angajare și conturile de capital propriu.
Ce este un sold de debit?
Conturile cu debit normal includ activele din bilanț și conturile de cheltuieli din contul de profit și pierdere. Aceasta înseamnă că o intrare de debit mărește soldul acestor conturi. Conturile de cheltuieli includ cheltuielile cu salariile, cheltuielile cu dobânzile, cheltuielile cu provizioanele și alte costuri legate de birou.
Nu este întotdeauna ușor să țineți debitele și creditele direct, dar vă puteți gândi să debitați un cont de cheltuieli de fiecare dată când vă suportați o cheltuială.
Este un balanță de debit pozitiv sau negativ?
Răspunsul rapid este că depinde. Soldul normal pentru un cont de active este un sold debitor și, de asemenea, o sumă pozitivă. De exemplu, contul de numerar din bilanț are un sold normal, pozitiv, dacă o companie are numerar în bancă.
Pe de altă parte, atunci când luați în considerare conturile de cheltuieli din contul de profit și pierdere, aceste conturi au, de asemenea, un sold normal de debit, însă reprezintă un număr negativ sau bani plătiți de firmă.
Ce înseamnă să creditați o sumă?
Când creditați o sumă, efectuați o intrare într-un cont sub formă de credit, spre deosebire de debit. Dacă creditați un cont de pasiv, veți crește soldul acestuia. De exemplu, dacă ați creditat 100 $ pentru conturile de plătit pentru că ați acordat un credit clientului, ați crescut soldul contului dvs. de plătit. În contul de profit și pierdere, dacă vă creditați contul de venituri din vânzări, l-ați mărit, de asemenea, din moment ce contul de vânzări are un sold normal de credit, iar înregistrările de credite o cresc.
Dacă efectuați o intrare de credit într-un cont cu un debit normal, care include conturi de active în bilanț și conturi de cheltuieli din contul de profit și pierdere, aceasta înseamnă că reduceți soldul contului. De exemplu, spuneți că ați plătit 50 de dolari pentru a cumpăra consumabile. Ați reduce contul de numerar prin efectuarea unei intrări de credit, deoarece numerarul este un cont normal de sold debit.
Care sunt conturile contra?
Conturile contra sunt conturile general-contabile care funcționează opus conturilor normale de debit și credit. De exemplu, un cont contra-activ are un sold normal de credit, în care un cont de active obișnuite are un sold normal de debit. Conturile contra funcționează pentru a compensa conturile obișnuite și permit ca soldul inițial să locuiască în înregistrările contabile, în timp ce raportează și sumele compensatorii.
De exemplu, contul de conturi de primit are un cont contracar numit "alocație pentru conturi îndoielnice". Soldul contului de creanțe contabile reprezintă facturile de client care au fost emise, dar care nu au fost încă plătite. Alocația pentru conturile îndoielnice reprezintă o sumă pentru care compania crede că nu va mai vedea niciodată plata. Această sumă reprezintă deseori un procent mic din soldul conturilor totale de încasat.
Spuneți contul de încasări de conturi are un sold normal de debit de 30.000 $. Alocația pentru conturile îndoielnice are un sold normal de credite de 2.000 de dolari. Aceste două conturi se compensează reciproc, lăsând cu dvs. o sumă de 28.000 de dolari în conturile de încasat. Utilizarea acestor două conturi vă permite să raportați în continuare sumele de încasări pentru conturile inițiale și să puteți arăta că acestea sunt compensate cu suma de 2.000 $ pe care o cunoașteți probabil că nu o veți primi niciodată, oferindu-vă suma care se va transforma în numerar.
Există și alte conturi contrare și au întotdeauna un partener. De exemplu, amortizarea acumulată este un cont contra de activ și este legat de contul de imobilizări corporale. Contul de vânzări are un cont contra-venit, numit returnări și indemnizații.
Utilizarea balanței de încercare
Contabilii asamblează un raport numit bilanț de verificare atunci când utilizează un sistem de evidență contabilă dublă pentru a verifica dacă toate intrările au fost efectuate corect. Balanța de verificare arată fiecare cont din registrul general al companiei și soldul fiecărui cont. Atunci când utilizați contabilitatea cu dublă intrare, trebuie să efectuați o intrare de debitare pentru a compensa fiecare intrare de credit și invers. Dacă primiți bani în numerar pentru vânzarea de bunuri, veți crește contul de vânzări cu o intrare de credit și veți crește, de asemenea, contul dvs. de numerar, folosind o intrare de credit. Toate debitele și creditele trebuie să se compenseze reciproc.
Când vă uitați la un raport de bilanț al procesului, toate intrările trebuie să se compenseze reciproc, astfel încât raportul să aibă un echilibru de zero. Dacă balanța de verificare are alt total, a fost făcută o intrare incorectă sau incompletă și trebuie să fie corectată.
Este posibil ca unele erori să nu fie descoperite prin examinarea unui sold de probă, de exemplu, dacă debitele și creditele s-au compensat, dar au fost făcute în conturi greșite. Dacă neglijezi să introduci o tranzacție la toate, nu vei prinde această eroare examinând un sold de probă. În plus, dacă s-au făcut erori diferite de debit și de credit și se întâmplă să se compenseze reciproc numeric, acestea nu vor fi detectate pe un sold de probă.
