Imaginați-vă un mediu de lucru în care nu aveați nici o îndrumare cu privire la modul de a comunica în mod eficient cu colegii dvs. și nici o politică cu privire la ceea ce să spuneți lumii exterioare. Nu pare că afacerea ar avea un succes, nu-i așa? Modul în care o organizație comunică cu cei din cadrul acesteia și cei din afara acesteia este parte integrantă a succesului său. Politicile și liniile directoare de comunicare ajută angajații să împărtășească informații pentru a-și face treaba eficient și pentru a susține imaginea organizației în exterior.
Rolul comunicațiilor interne
Comunicarea internă se întâmplă atunci când o afacere împărtășește informații în sine personalului său. Companiile pot comunica în scris în scris prin e-mailuri și memorii sau verbal la întâlniri și conferințe. Scopul principal al comunicării interne este de a identifica și împărtăși obiectivele companiei. Este vital ca angajații să știe la ce lucrează. Obiectivele pot fi la nivel de companie, departamentale sau individuale. Indiferent, știind care este scopul lor la lucru îi ajută pe angajați să rămână pe drumul cel bun.
Crearea unui mediu de lucru mai bun este un alt motiv pentru care comunicarea internă este atât de importantă. Prin comunicarea în cadrul companiei cu privire la schimbările organizaționale, numărul de vânzări și problemele de resurse umane, întreprinderile pot crea medii de lucru transparente și eficiente, în care angajații să prospere. Acest lucru ajută la reducerea ratelor de afaceri, la atragerea de noi talente și la creșterea satisfacției angajaților. De asemenea, companiile pot opri zvonurile companiei înainte de a începe, asigurându-se că comunică deschis și rutin cu angajații lor.
Comunicarea internă ajută companiile să rămână pe brand și să păstreze controlul mesajului. Prin promovarea unei promisiuni puternice de brand comunicate intern, angajații au o manieră mai bună în a vorbi cu clienții și alte părți externe. Cu comunicarea care duce la obiective clare și un personal bine pregătit, întreprinderile au șanse mai mari să se asigure că interacțiunile cu clienții sunt pozitive.
Scopul comunicațiilor externe
Comunicarea externă are loc atunci când o afacere schimbă informații cu clienții, perspectivele, partenerii, furnizorii, investitorii și alte părți interesate din afara companiei. Este esențial ca organizația să implementeze politici care îi ghidează pe angajați cu privire la ce fel de informații să le împărtășească în afara companiei, cu cine să le împărtășească și cum să le împărtășească.
Având orientări privind ce fel de informații să împărtășiți cu cine este importantă, astfel încât anumite informații să nu cadă în mâinile greșite sau să creeze probleme pentru companie. De exemplu, dacă o companie dezvoltă un produs nou care va revoluționa piața, este esențial să nu împărtășească detaliile specifice acelui produs cu concurenții înainte de lansarea sa. Cu toate acestea, compania poate dori să le spună clienților, investitorilor și partenerilor lor valorosi despre produs înainte de oricine altcineva.
Controlul informațiilor negative despre companie este unul dintre motivele pentru care comunicarea externă eficientă este atât de importantă. Prin adoptarea unei strategii, organizațiile pot să se adreseze părților interesate externe și să discute problemele la îndemână. Dacă o companie se confruntă cu un dezastru PR, de exemplu, planul de a vorbi cu mass-media și cu clienții este o parte importantă a manipulării situației.
Asigurarea unui mesaj unificat intern și extern
Pentru ca o afacere să aibă succes, comunicarea internă și externă trebuie să conlucreze pentru a atinge obiectivele companiei. De exemplu, în cazul în care compania împărtășește informații contradictorii cu angajații și investitorii săi, este posibil să se confrunte cu mai multe părți interesate nefericite și nemotivate, ceea ce ar putea duce la probleme mai mari.
Întreprinderile trebuie să se uite atât la audiența internă, cât și la cea externă, pentru a avea o politică de comunicare unificată. De exemplu, dacă o companie dezvoltă un mesaj de marcă, este esențial să creăm împreună puncte de discuție atât pentru utilizarea internă, cât și pentru cea externă. În acest fel, compania poate dezvolta mesaje care îi apelează la angajați și îi motivează să-și facă datoria, în plus față de informația care îi atrage clienții și partenerii. În cazul în care mesajul a fost dezvoltat separat, s-ar putea să existe idei conflictuale sau termeni diferiți, care sunt confuzi atât intern cât și extern.
