O companie care vinde produse sau necesită livrări în mod regulat trebuie să aibă o unitate de cumpărare sau un punct de contact. Persoana responsabilă de acest proces este numită agent de achiziție. Înainte de a comanda un inventar pentru o afacere, este important să înțelegeți elementele de bază ale procesului de comandă și cumpărare.
Evaluare
Unul dintre primii pași ai procesului de comandă și cumpărare a inventarului este evaluarea elementelor pe care compania le-ar putea cumpăra. Un cumpărător prudent este preocupat de calitate atunci când vine vorba de nevoile de inventar. El este responsabil pentru a se asigura că societatea nu primește un produs slab realizat sau materii prime greșite. Astfel, cumpărătorii comandă în mod obișnuit materiale, produse și consumabile pentru a se asigura că respectă standardele de calitate ale companiei.
Creați un acord
Odată ce reprezentantul de achiziție decide asupra unui furnizor și a produselor necesare, următorul pas este negocierea unui acord de vânzare. În contractul de vânzare, cumpărătorul și distribuitorul sunt de acord asupra unei reduceri de preț pentru elementele de inventar și termenii de plată. De exemplu, "net 30" înseamnă că plata este datorată la 30 de zile de la data facturii. Acordul reglementează, de asemenea, condițiile și regulile pentru returnarea, schimburile și plata pentru costurile de transport.
Trimiteți comanda de cumpărare
Următorul pas este ca cumpărătorul să trimită distribuitorului, comerciantului cu ridicata sau producătorului o comandă de cumpărare. Comanda de achiziție este un angajament de a cumpăra articole, atâta timp cât destinatarul livrează. Comanda de achiziție evidențiază elementele exacte pe care cumpărătorul le dorește pentru inventar și adresa pentru expediere. De asemenea, se afișează un număr de comandă de achiziție, un număr de cont (atribuit de distribuitor sau producător) și un rezumat al termenilor conveniți de ambele părți.
Plătiți factura
Compania de distribuție primește și prelucrează comanda de achiziție a cumpărătorului. După expedierea produselor către cumpărător, distribuitorul emite o factură pentru a solicita plata. Factura conține numărul comenzii de achiziție, numărul contului, adresa cumpărătorului, o descriere a articolelor expediate și suma totală datorată. De asemenea, factura indică data emiterii și termenii (cum ar fi net 30, cu scadența în termen de 30 de zile) astfel încât cumpărătorul să poată efectua plata la timp.
