Un rezumat executiv poate însoți orice tip de raport - este pur și simplu o consolidare a detaliilor importante dacă publicul dvs. nu dorește să citească întregul raport în sine. Diferențele sunt în detaliile mai fine. Trebuie să ajustați formatul standard pentru a acoperi subiectul și publicul. Dacă publicul dvs. este militar, Grupul Strategic de Marketing avertizează că numai Marina oferă mai mult de 500 de milioane de pagini de documentare pe an. Țineți cont de acest lucru ar trebui să vă fie preocuparea principală, deoarece personalul nu poate avea prea mult timp să cheltuiască pe paginile dvs.
Organizarea informațiilor dvs.
Prima dvs. provocare este de a organiza informațiile din raport, astfel încât să puteți include cele mai importante părți într-un document mult mai scurt - rezumatul. Mergeți peste raportul complet și eliminați informațiile pe care doriți să le includeți în rezumatul dvs. Ordinea de prezentare ar trebui să fie similară cu modul în care informațiile apar în raportul propriu-zis. Includeți rubrici din rezumat care se potrivesc sau pot fi ușor conectate la secțiunile din raport. Dacă raportul dvs. nu se pretează la rubrici, puteți face notații în rezumat atunci când îl scrieți, îndrumând cititorul dvs. unde în raportul mai lung poate găsi informații mai detaliate. Nu doriți să includeți date specifice în rezumatul dvs., dar cititorul dvs. ar trebui să îl poată găsi dacă dorește să știe mai multe.
Scrierea rezumatului
Scopul unui rezumat este de a explica cât mai rapid posibil toate informațiile fundamentale pe care le are nevoie cititorul dvs. pentru a lua o decizie cu privire la problema pe care o abordați. Structurați rezumatul, astfel încât cele mai importante informații să apară la început. Aceasta ar trebui să includă menționarea scopului și domeniului de acoperire al raportului dvs. și, eventual, concluziile dumneavoastră. S-ar putea să nu doriți să lăsați publicul militar să ghicească până la ultimul paragraf al rezumatului. În funcție de conținutul raportului, puteți urma cu procedurile care trebuie implementate, cercetarea pe care ați făcut-o, analiza, opțiunile și decizia finală. Păstrați paragrafele scurte, nu mai mult de șapte sau opt propoziții și dedicați fiecărei secțiuni din raportul dvs. Rămâneți în trei pagini dacă nu rezumați un raport tehnic. În acest caz, rezumatul dvs. poate fi de până la 10% din paginile raportului dvs., dar dacă este atât de lung, este acceptabil să scrieți două rezumate separate. Cu cât este mai lungă problema tehnică și un rezumat mai scurt de 3 pagini poate oferi o imagine de ansamblu asupra întregului raport. Nu sari inainte si inapoi intre timp trecut, prezent si viitor - acest lucru incetineste lizibilitatea.
Adresați-vă unui public militar
Grupul de Marketing Strategic recomandă faptul că stilul de scriere standard al armatei necesită un mesaj clar care promovează lectura rapidă. În cazul în care raportul dvs. implică a face un pas la oricine din orice ramură a forțelor armate, păstrați propozițiile rezumatului dvs. succint și la punct. Evitați să vă exprimați opinii, cum ar fi: "Cred că acest lucru va funcționa deoarece X este egal cu Z." Puteți renunța la șase cuvinte prin simpla afirmație, "X este egal cu Z", apoi vă expuneți cele mai importante fapte și le corelați cu rezultatele așteptate.
Precauții
Luați în considerare cititorul dvs. dacă discutați probleme militare. Dacă sunteți membru al forțelor armate și scrieți la o entitate civilă, asigurați-vă că nu includeți informații confidențiale sau care încalcă securitatea. Dacă scrieți raportul și rezumatul pentru superiorul dvs., ambii pot trece prin alte mâini înainte de a ajunge la biroul său, așa că asigurați-vă că toți cei implicați sunt autorizați să citească ceea ce ați scris.
