În multe locuri de muncă, memorandumurile servesc ca un mijloc convenabil și eficient de comunicare. Răspunzând la întrebări într-un memorandum, în loc de comunicare față în față, puteți crește atât numărul de lucrători care vă ajută să răspundă, cât și lucrătorii cu un document fizic sau electronic care să se refere mai târziu, dacă uită răspunsul pe care l-ați dat. Pentru a vă asigura că memoria dvs. este cât se poate de eficientă, formatați-vă comunicarea corectă și compilați-o cu atenție în atenția publicului.
Creați o rubrică memo. Includeți data: "Data:" urmată de data completă la care trimiteți memo-ul dvs., "Către:" cu o explicație cu privire la cine trimiteți memorandumul "Din:" cu numele dvs. și " o descriere concisă a subiectului. În cazul în care vă pregătiți memorandumul prin e-mail, această rubrică va fi deja posibilă pentru dvs. Dacă introduceți nota, plasați toate aceste informații în partea de sus a notei, aliniate la stânga.
Plasați întrebarea în linia de subiect. Dacă întrebarea pe care o adresați a fost prea lungă, condensați-o scurtând-o într-o expresie de două sau trei cuvinte semnificative. Dacă intenționați să abordați mai multe întrebări în memorandumul dvs., listați subiectul întrebărilor, urmat de "Q & A" pentru a avertiza angajații asupra conținutului memoriei. Dacă plasați această întrebare sau notația Q & A în linia de subiect, veți face mai ușor ca angajații să găsească nota dacă ar fi nevoie să o facă mai târziu.
Răspundeți întrebării sau întrebărilor în mod concis, dar în mod clar. Angajații doresc răspunsurile la întrebările lor, și nu vorbește mai degrabă. Prin păstrarea răspunsului clar și scurt, puteți crește probabilitatea ca cititorii să înțeleagă răspunsul și să răspundă în mod eficient la acesta.
Spuneți angajaților cărora ar trebui să îi contacteze dacă au nevoie de informații suplimentare. Dacă doriți să eliminați orice confuzie cu privire la întrebările dvs., cereți-le să vă vorbească. Dacă există un alt departament în cadrul afacerii dvs. care ar fi mai potrivit pentru a răspunde la întrebări legate de acest subiect, spuneți angajaților dvs. să menționeze un anumit individ din cadrul acestui departament și să includă informațiile de contact ale acestuia.
