Când vă planificați o întâlnire într-un hotel, veți dori să vă asigurați că departamentul de vânzări captează corect nevoile grupului dvs., astfel încât să nu fiți supraîncărcați. Contactul dvs. de la hotel va crea un CV al grupului pentru întâlnirea dvs. pentru a vă împărtăși cu alte departamente și pentru a vă asigura că aveți nevoie de tot ce aveți nevoie la hotel. Un CV al unui grup este un profil care include scopul organizației dvs. de a se întâlni la hotel, numărul de persoane care participă, numărul de camere de dormit și locurile de parcare necesare, alimentația publică și alte nevoi funcționale pe care hotelul le va furniza. Acest profil ar trebui să fie creat cu aproximativ 14 zile înainte de evenimentul dvs., astfel încât timpul să se potrivească în mod corespunzător.
Scrieți tot ce veți avea nevoie pentru întâlnire și furnizați-l contactului dvs. de vânzări la hotel pentru a vă asigura că hotelul are resursele necesare pentru a vă satisface nevoile. Mâncărurile, gustările, locurile de parcare, camerele de vacanță și încăperile de cazare sunt exemple de articole pe care ar trebui să le împărțiți cu contactul de vânzări. Acest lucru îi va oferi o idee preliminară pentru viziunea dvs. asupra întâlnirii și pentru rolul hotelului în ceea ce privește buna funcționare a acestuia. El vă poate oferi un formular standard pe care să îl completați pentru a captura aceste informații.
Creați datele scadente pentru înscrierile participanților la întâlniri cu privire la cronologia de care aveți nevoie pentru a vă informa personalul cu privire la nevoile dvs. de întâlnire. Utilizați stimulente pentru a încuraja înregistrarea timpurie, inclusiv taxe de înregistrare reduse sau avantaje de conferință. Asigurați-vă că participanții știu ce este disponibil pentru utilizare la hotel și vă recomandăm să includeți înscrierea pentru activități suplimentare pe formularul dvs. Tratamentele de la spa, mesele non-întâlniri și activitățile de excursii sunt elemente pe care le puteți include dacă hotelul are resursele necesare pentru a le furniza și care îndeplinesc scopul întâlnirii.
Comunicați cu contactul dvs. de vânzări odată ce depășiți data scadentă finală pentru a vă asigura că are un număr de persoane care participă și ce vor fi necesare de la hotel. Alegeți numerele suplimentare pe care le primiți de la potențialii participanți care doresc să participe, dar care doresc să se înregistreze pe site și numere istorice pentru înregistrarea la fața locului.
Solicitați revizuirea grupului dvs. cu două săptămâni înainte de întâlnire. În acest moment, CV-ul grupului va fi creat și va fi gata să fie împărtășit cu restul hotelului. Doriți să vă asigurați că numerele și activitățile captate de contactul de vânzări se potrivesc cu numerele și activitățile planificate pentru întâlnire. Puneți întrebări pentru a vă asigura că înțelegeți fiecare element rând pe care îl revizuiți. Aduceți imediat orice discrepanță atenției dvs. de vânzări.
Examinați factura de la hotel și potriviți-o cu informațiile pe care le-ați examinat în CV-ul grupului dvs. și cu informațiile de înregistrare ale organizației dvs. după încheierea ședinței. Verificați inexactități și supraîncărcări. Dacă găsiți vreunul, contactați contactul de vânzări și managerul de vânzări pentru a putea fi corectate în consecință.
sfaturi
-
Solicitați o copie fizică a CV-ului dvs. de grup înainte de întâlnirea dvs. pentru a păstra în evidențele dvs. Revedeți formularele de reluare a grupurilor de eșantioane pentru a avea o idee despre ce va avea nevoie departamentul de vânzări la hotel în avans. Comunicați orice schimbări majore care vă vor afecta cât mai curând posibil participarea la întâlniri.
