"Vreau ca raportul pe biroul meu să fie primul lucru de luni dimineață!" irate șeful strigă la subordonat scuturat în filme, emisiuni TV, cărți și, probabil, mai mult de câteva medii de afaceri reale. Mai degrabă decât să fii intimidat de ideea de a compila un raport, salută-l ca o oportunitate de a-ți prezenta munca. Rapoartele de afaceri sunt documente vitale deoarece explică în mod clar și concis puncte, probleme sau studii complexe. Rapoartele sunt atente pentru că sunt oficiale. Și din moment ce scrieți raportul, veți decide ce să faceți.
Ce este un raport de afaceri?
Un document tangibil. Businessdictionary.com definește a raport ca "un document care conține informații organizate într-o formă narativă, grafică sau tabelară, pregătită ad hoc, periodic, periodic, regulat sau pe o bază cerută".
Faptul că un raport de afaceri este un document evidențiază doar importanța acestuia. În timp ce ați putea fi în agenda de întâlnire pentru a da un raport cu privire la bunurile achiziționate în timpul trimestrului, în timpul și după prezentarea dvs., veți avea raportul de afaceri pentru a face referire și puteți distribui o copie celor prezenți. Îți amintești rapoartele de cărți îngrozitoare pe care trebuia să le faci la școală? Citirea cărții a fost primul pas, atunci a trebuit să scrieți o sinopsă a ceea ce citiți. Uneori, chiar a trebuit să vă prezentați raportul întregii clase. Dar pentru a vă ajuta, ați avut raportul tangibil în mâna voastră de referință. Asta este importanța unui raport.
Un instantaneu în timp. Un raport de afaceri este o compilație de fapte și statistici despre un anumit aspect al unei afaceri. Este, de obicei, un instantaneu în timp, care raportează o anumită perioadă. De exemplu, un raport anual acoperă date și evenimente financiare importante care oferă un instantaneu financiar pentru acel an, în timp ce un raport trimestrial acoperă un anumit trimestru al anului.
Cele mai multe rapoarte, indiferent de tipul sau scopul, acoperă o anumită perioadă. Rapoartele financiare acoperă o anumită perioadă. Finanțele unei companii variază de la an la an și de la o lună la alta. Chiar și un raport privind produsele disponibile este exact numai pentru o anumită perioadă de timp, deoarece sunt introduse produse noi și sunt întrerupte cele mai vechi.
Formale sau informale. În funcție de scopul său și cine îl va vedea, raportul poate fi formal sau informal. Rapoartele oficiale sunt cele care vor fi văzute și revizuite de către șefi, conducere superioară, clienți, potențiali clienți sau investitori sau chiar publicul. Ca toate rapoartele, acestea ar trebui să fie bine scrise și prezentate fără greșeli sau greșeli, ușor de înțeles și exacte cu banii.
Rapoartele informale nu sunt mai puțin importante. Pentru angajații care trebuie să își completeze rapoartele de cheltuieli pentru a fi rambursați, ei au o importanță majoră. În mod tipic informal, aceste rapoarte conțin descrieri, date și sumele dolarului introduse într-un formular de companie. Dacă angajații nu completează raportul în mod detaliat și la timp, nu li se poate rambursa biletele de avion, taxele și mesele clientului pe care le-au plătit pentru călătoria lor de afaceri recentă.
Rapoarte cu alte nume. Multe, dacă nu chiar cele mai multe, rapoarte de afaceri nu sunt chiar numite rapoarte. Acestea ar putea fi declarații, cum ar fi o situație de profit și pierdere sau de venit sau alte situații financiare, cum ar fi bilanțurile. Sau ar putea fi o privire de ansamblu asupra bugetelor sau proiecții de vânzări.
Motive pentru utilizarea rapoartelor de afaceri
Pentru a pregăti un raport excelent, vă ajută să înțelegeți ce va fi folosit raportul.
Rezuma. Rapoartele contribuie la explicarea unei idei, procese complexe sau a situației financiare a companiei într-un mod clar și ușor de înțeles. Lunar de date acumulate, sau ani de cercetare, ar putea fi rezumate într-un raport scurt. Desigur, este posibil ca acesta să nu aibă toate detaliile descoperite în cercetare, dar raportul va oferi celor care citesc raportul un rezumat concis al cercetării sau al datelor.
Simplifica. Persoanele care vă vor examina raportul ar putea să nu aibă timpul, dorința sau priceperea de a evalua toate datele și cercetarea care se află în spatele lor. În orice caz, ei au de făcut propriile lor slujbe. Raportul dvs. le oferă ceea ce trebuie să știe.
Clarifica. Dacă 10 persoane vor citi și revizui toate datele și rezultatele cercetărilor pe care le-ați adunat, acestea ar ajunge la o varietate de concluzii diferite. Raportul dvs. vă asigură că toți aceștia lucrează din același punct de vedere, deoarece le oferiți aceleași date.
Convinge. Spuneți-vă că compania dvs. dorește să convingă investitorii să pună capital pentru a finanța o idee nouă. Raportul dvs. va fi inclus în planul de afaceri care va fi distribuit investitorilor. Alți asociați vor compila declarația de profit și pierdere a societății și alte rapoarte privind situația financiară, însă raportul dvs. va fi o proiecție de vânzări care va evidenția în cazul în care compania consideră că sunt piețele neexploatate și vânzările pe care le-ar putea obține. Situațiile financiare sunt importante, însă raportul dvs. este acela care ar putea convinge investitorii de la gard să vină la bord sau nu.
Dovedeste un punct. Rapoartele de afaceri sunt adesea folosite atunci când trebuie luate decizii dure, cum ar fi reducerea, ceea ce ar putea implica concedieri. Nimeni nu vrea să meargă în această direcție, dar când raportul este în fața lor, arătând scăderea constantă a profiturilor în comparație cu cheltuielile ca salariile, este clar ce trebuie făcut. Sau, pe partea pozitivă, rapoartele pot arăta dacă societatea este în măsură să se extindă în noi direcții interesante.
Rezolvă o problemă. Ați participat la întâlniri în care discuțiile despre o problemă merg în jur și fără a ajunge la o soluție viabilă. Dar, dacă împărțiți rapoartele pe ecranul mare de proiecție, toată lumea se uită la aceeași problemă în același timp. Vizualizând un document tangibil, cu tabele și grafice care arată unde este într-adevăr situația, permite tuturor să analizeze împreună același material și să ajungă la o soluție împreună.
Tipuri de rapoarte de afaceri
Există un număr infinit de rapoarte de afaceri care pot fi scrise, mai ales că puteți scrie și propriul raport personalizat și îl puteți numi după cum doriți. În general, totuși, rapoartele de afaceri se împart în patru categorii: explicative, analitice, progrese și legale. Desigur, pot și se pot suprapune. Un raport de progres, de exemplu, ar putea fi explicativ, de asemenea. Dar scopul său principal este de a oferi o actualizare a situației.
Rapoarte explicative. Unele rapoarte de afaceri sunt scrise pentru a explica o situație sau un subiect, astfel încât toată lumea să o poată înțelege. S-ar putea să scrieți un raport explicativ pentru a explica cercetarea pe care ați întreprins-o, de exemplu. Dacă prezentați doar un tabel care prezintă rezultatele cercetării dvs., veți fi în mod natural inundat cu întrebări despre motivul cercetării, metodologia, dimensiunile eșantionului și multe altele. Deci, în loc de doar un tabel de rezultate, ar trebui să începeți prin a vă expune pe scurt motivul pentru care ați efectuat cercetarea și modul în care ați făcut-o, cum ar fi utilizarea de sondaje prin telefon sau prin poștă, urmărirea datelor pe o perioadă de timp sau oricare ar fi metodologia dvs. Apoi, explicați rezultatele cercetării folosind un tabel, o diagramă sau altă metodă care face rezultatele limpezi. Apoi rezumați concluziile în câteva propoziții.
Rapoarte analitice . Acest tip de raport oferă analize, probabil prin compararea a două situații sau posibilități. În loc să explicăm, un raport analitic face cel puțin o parte din analiza constatărilor pentru cititor. Este posibil să utilizați vizual în raportul dvs. analitic pentru a vă demonstra punctele, cum ar fi diagramele sau tabelele de date.
Rapoarte de progres. Ca și cartile de școală, rapoartele de progres arată cum merg lucrurile chiar acum. Nu se bazează pe munți de cercetare sau analiză; acestea sunt o actualizare pentru persoanele care au nevoie de una. Rapoartele anuale, situațiile financiare precum declarațiile de venit și alte rapoarte care reprezintă instantanee ale unui punct în timp sunt rapoarte de progres.
Rapoarte juridice. Orice raport pe care societatea este obligat prin lege să compileze și să trimită, să trimită sau să trimită unei alte entități este un tip de raport juridic. Rapoartele juridice sunt, de asemenea, completate uneori pentru a proteja compania de procese potențiale sau alte probleme juridice. În cazul în care un raport este întocmit în scopuri fiscale sau solicitat de Comisia pentru valori mobiliare și de burse, o instanță sau altă entitate oficială, ea aparține categoriei juridice.
Exemplu pentru scrierea rapoartelor comune
Potrivit studiului de scriere online al Universității Purdue (OWL), majoritatea rapoartelor de afaceri nu au un format universal. Verificați dacă compania dvs. are un format preferat pentru raportul pe care îl scrieți. Dacă nu, sunteți liber să o compuneți în orice mod văd de cuviință. Cu toate acestea, OWL are sugestii care vă pot ajuta să vă asigurați că acoperiți toate bazele și scrieți cel mai bun raport posibil.
- Ține-l scurt.
- Cunoaște-ți publicul și scrie-le.
- Utilizați rubricile și evidențiați punctele importante.
- Puneți mai întâi cele mai importante constatări, argumente sau puncte.
- Decideți dacă să includeți concluziile dvs. sau să lăsați acest lucru cititorilor.
Conținutul raportului dvs. va varia în funcție de scopul și de audiența acestuia. Pentru un raport intern, publicul cunoaște deja compania, deci nu trebuie să le completați cu privire la aceste detalii. Un raport public, cu toate acestea, sau unul cu mai multe segmente de public, ar putea beneficia de unele informații de bază despre companie.
Titlul / pagina de titlu. Fiecare raport are nevoie de un titlu clar care explică ce va dezvălui. Acesta nu este locul pentru a fi inteligent; transparența este esențială. Pentru un raport scurt sau informal, un simplu titlu din partea de sus a paginii, urmat de date, dacă este cazul, va face. De exemplu:
Rezumat al veniturilor și cheltuielilor, trimestrul I 2018
Rapoartele oficiale necesită o pagină de titlu care include titlul, data și autorul,, de exemplu:
Rezumatul veniturilor și cheltuielilor
Primul trimestru 2018
Pregătit de
(Numele dumneavoastră)
Dacă raportul este pregătit pentru o anumită persoană sau grup, adăugați după numele dvs., de exemplu:
Pentru
Compania XYZ, Inc.
Introducere. Începeți cu o scurtă istorie sau informații de fond pertinente despre companie, dacă credeți că este necesar. Apoi explicați pe scurt motivul pentru care a fost pregătit acest raport. Dacă raportul prezintă rezultatele cercetării, explicați pe scurt metodologia cercetării. Pentru un raport scurt, acest lucru ar trebui să fie câteva propoziții. Un raport formal ar putea include o pagină întreagă. Anumite rapoarte oficiale încep cu un rezumat executiv care oferă o prezentare generală sau un rezumat al raportului, astfel încât, dacă acesta este tot ceea ce citi cineva, ei vor înțelege în continuare raportul.
Cuprins. Într-un raport lung, listați secțiunile și imaginile cu numerele paginilor.
Corpul raportului. Iată unde puneți datele dvs., informațiile esențiale sau cele mai importante ale raportului dvs. Includeți vizualuri, cum ar fi diagrame, diagrame, tabele sau grafice, mai degrabă decât textul singur. Viziunile arată oamenilor ceea ce doriți să fie cunoscuți și sunt interactive, ceea ce ține atenția cititorilor dvs. Tabelele, graficele și alte documente vizuale substanțiale sunt "dovada" a ceea ce raportați. Începeți întotdeauna cu cele mai importante date mai întâi.
Rezultate. Această secțiune este opțională și depinde de cititorii dvs.Vrei să le spui cum să interpretezi rezultatele sau să lași raportul să vorbească de la sine?
Concluzii. Rapoartele oficiale necesită un rezumat care să rezume rezultatele, indiferent dacă acestea erau așteptate sau surprinse, și cum vor afecta deciziile viitoare.
Excepții. Rapoartele anuale și trimestriale sunt exemple care pot fi mai creative. În mod special, dacă afacerea se adresează publicului larg, cum ar fi raportul anual sau trimestrial al unui spital, actualizările pot fi cel mai bine spuse prin povestiri convingătoare despre vieți salvate sau angajații care efectuează tehnici de ultima generație. Întreprinderile ar putea să-și coreleze progresul și în acest fel, intervievând angajații care efectuează cercetări de ultimă oră sau inventând produse noi și interesante.
În cele din urmă, modul în care scrieți raportul dvs. depinde de dvs. Doar țineți-l scurt, țineți publicul în minte și includeți informații care vă transmit în mod clar mesajul. Nici o sudoare. O vei avea pe biroul șefului tău în cel mai scurt timp.
