În contabilitate există mai multe documente financiare folosite pentru a urmări tranzacțiile unei companii și sănătatea financiară globală. Registrul general și bilanțul sunt două dintre documentele centrale ale procesului contabil al unei companii. Deși includ informații similare, registrul general și bilanțul nu sunt aceleași. Scopul lor este separat, iar metodele de înregistrare a informațiilor în fiecare sunt diferite.
Definiție
Toate tranzacțiile sunt înregistrate în registrul general din jurnalul cotidian, folosind un sistem de debite și credite, la fel ca și cum le folosiți într-o carte de cec. Acesta este nucleul înregistrărilor financiare ale companiei dvs., urmărind fiecare tranzacție din prima zi a istoriei companiei dvs. Un bilanț nu este înregistrat la fel de detaliat ca un registru general. Este un instantaneu al sănătății financiare a unei companii în ceea ce privește activele și pasivele la un moment dat.
Structura
Conturile dintr-o carte generală sunt grupate în cinci categorii; active, pasive, capitaluri proprii, venituri și cheltuieli. Există de obicei o pagină separată pentru fiecare cont urmărit de registrul general. Tranzacțiile sunt înregistrate într-un registru general, așa cum apar pentru fiecare cont. De exemplu, o plată efectuată către un creditor ar fi înregistrată sub "cheltuieli", iar în aceeași zi, dacă un client a efectuat o plată către companie, acesta va fi înregistrat sub "venituri". Un bilanț nu este împărțit în pagini separate. În schimb, totalurile pentru fiecare categorie sunt înregistrate în acea perioadă. De exemplu, totalurile de venituri din 31 decembrie vor fi înregistrate, iar cheltuielile vor fi totalizate și înregistrate. Astfel, plățile către creditorul A, B și C vor fi totale, în loc să fie înregistrate individual.
Scop
Registrul general este folosit ca sursă de date pentru alte documente financiare, inclusiv pentru bilanțul contabil. Registrul general urmărește tranzacțiile și păstrează o evidență a tuturor datelor pentru companie, astfel încât alte documente financiare să poată fi compilate cu exactitate. Inconsecvențele, erorile contabile și pierderile pot fi urmărite prin registrul general. Bilanțul arată celor care se uită la ele (cum ar fi un creditor, de exemplu) ceea ce o companie deține, precum și ceea ce îi datorează altor părți de la data la care este finalizată. Bilanțurile sunt adesea folosite pentru a determina dacă o afacere se califică pentru credit sau pentru un împrumut. Creditorii, investitorii (potențiali și actuali), managementul, furnizorii, clienții, agențiile guvernamentale și sindicatele utilizează bilanțul pentru a prognoza unde va fi compania sau cum va arăta financiar pe drum. Pentru un creditor, acesta este un instrument pentru a estima riscul companiei atunci când vă gândiți la un împrumut. Pentru directorul sau președintele companiei, bilanțul ajută la determinarea situației în care compania are prea mult inventar sau dacă are nevoie de creșterea veniturilor.
