Recepționerii de succes reușesc să gestioneze cu mai multă atenție sarcini multiple, oferind în același timp o primă impresie pozitivă companiilor lor oaspeților, vizitatorilor și potențialilor angajați. Indiferent dacă lucrați într-o mică firmă de servicii profesionale sau într-o mare corporație multinațională, abilitățile organizaționale adecvate pot fi cheia pentru menținerea unei recepții eficiente. Cele mai bune idei ale organizației recepționate simplifică sarcinile de rutină și fac ospitalitatea mai eficientă.
Ghiduri de referință rapide
Creați ghiduri rapide de referință pentru informații de rutină, cum ar fi numerele numite frecvent, numere de birou și liste de extensii telefonice. Laminați aceste ghidaje pentru a le face ușor de manevrat și de referință rapid. Plasați aceste ghidaje într-un fișier organizat atunci când nu sunteți în uz activ. Luați în considerare obținerea unor copii suplimentare ale acestor ghiduri la cerere. Aceste ghiduri vă vor face mai eficiente și vă pot ajuta să accelerați sarcini de rutină, cum ar fi transferarea apelurilor.
Numiri cheie
Faceți o listă de vizitatori anticipați pentru ziua respectivă, după ora programării. Puneți numele persoanei și pe care ar trebui să-l notificați la sosirea lor. Această listă vă va permite să personalizați declarațiile de bun venit vizitatorilor. De exemplu, când un oaspete ajunge, puteți spune: "Bine ați venit, d-le Smith. D-na Epps este încântată de întâlnirea dvs." Acest tip de salut face ca un oaspete să se simtă mai binevenit și poate contribui la îmbunătățirea rezultatelor întâlnirii sale. Această întâmpinare personalizată este utilă în special pentru interviurile angajaților. Dacă un potențial angajat se simte binevenit, va fi mult mai fericit pentru interviul ei și va avea o viziune mai favorabilă de a lucra pentru companie.
Programul de rotație a pauzelor
Asigurați-vă că aveți o copie de rezervă adecvată pentru a vă acoperi îndatoririle atunci când vă aflați în pauze sau aveți zile bolnave. Faceți "foi de înșelătorie" care descriu sarcinile de bază și funcțiile care pot fi date oricui vă completează. Luați în considerare crearea unui program formal care să rotească sarcinile de acoperire între diferite departamente din compania dvs. Acest sistem de rotație vă va oferi mai mult contact cu mai multe părți ale afacerii, ceea ce vă va ușura să vă adresați întrebări în viitor.
Compania Scrapbooks
Creați un album de companie care evidențiază povestiri pozitive și activități ale companiei. Faceți aceste cărți atunci când aveți o perioadă de nefuncționare și plasați-le în zona de așteptare pentru ca vizitatorii să vă revizuiască. Aceste cărți vor oferi un mod constructiv vizitatorilor pentru a trece timpul în timp ce așteaptă numirea lor și îi pot ajuta să devină mai familiarizați cu compania dvs. în același timp. Prin păstrarea ocupanților dvs., veți putea să vă mențineți atenția asupra altor sarcini și apeluri telefonice, ceea ce va crește eficiența organizațională.
Gustările
Păstrați băuturi răcoritoare la mică distanță de recepție. Instalați un mic frigider pentru a stoca băuturi reci sub birou sau în zona de așteptare. Aveți la dispoziție un filtru de cafea cu o cană, împreună cu produse de cafea standard cum ar fi zahăr și cremă. Așezați o tavă de produse coapte pe contorul de recepție sau un castron de bomboane tari. Având în apropiere aceste băuturi răcoritoare, sunteți în măsură să oferiți o primire caldă oaspeților companiei dvs., fără a fi nevoie să părăsiți zona de recepție.
