Scrierea unei scrisori de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți nu este în general mai dificil decât să scrieți o scrisoare cuiva cu care sunteți deja familiarizat. Formatul scrisorii ar trebui totuși să fie profesional și să respecte standardele corespunzătoare de etichetă a comunicării în afaceri. Înainte de a începe o scrisoare de afaceri, asigurați-vă că știți cum să scrieți corect numele destinatarului și să aveți titlul corect și adresa companiei.
Începeți scrisoarea cu o introducere adecvată pentru o persoană necunoscută, precum "Stimate domn Smith" sau "Dragă domnișoară Johnson", folosind numele de familie al persoanei. Dacă scrisoarea este adresată unei femei a cărei stare civilă este necunoscută, utilizați prefixul "Doamna" Terminați introducerea cu un colon în loc de o virgulă dacă litera este mai formală în natură.
Prezentați-vă destinatarului, deoarece nu ați cunoscut încă. Explicați de ce scrieți în primul paragraf al scrisorii.Transmiteți cu voce profesionist scopul anchetei dvs. și ce anume cereți destinatarului.
Introduceți litera într-un format adecvat pentru afaceri. Utilizați paragrafele care sunt splate în stânga în partea laterală a paginii și evitați indentările paragrafelor. Includeți un spațiu după fiecare paragraf. Terminați scrisoarea cu o semnătură adecvată pentru afaceri, cum ar fi "Cu stimă" sau "Cu respect".
Utilizați o voce profesională și obiectivă în corpul literei. Rămâneți imparțiali și prietenoși în timp ce continuați să respectați respectul. Includeți o notă de mulțumiri pentru timpul său.
