Încrederea consumatorilor este stânjenită de fiecare dată când există un scandal corporativ. Datorită evenimentelor de la salvarea băncilor din 2008 până la cea mai recentă fraudă a contului Wells Fargo, consumatorii au nevoie de reasigurarea că firmele pe care le lucrează sunt oneste și deasupra bordului. Auditul este un instrument puternic pentru a vă asigura părțile interesate ale companiei dvs. Acesta le permite să știe că afacerea dvs. respectă standardele corespunzătoare pentru contabilitate.
Deși este normal să vă faceți griji dacă afacerea dvs. este audiată sau efectuați un audit, este o oportunitate de a vă revizui practicile contabile și de a găsi zone pentru îmbunătățire. Odată ce auditul dvs. este finalizat, auditorul va examina constatările sale. Dacă efectuați un audit intern, trebuie să raportați constatările dvs. într-o manieră similară. În mod tipic, auditorii împărtășesc rezultatele auditului într-un format scris standardizat pe care îl puteți revizui și implementa.
Ce este un audit?
Un audit este o revizuire obiectivă a practicilor financiare ale companiei dvs. În mod tipic, va include o revizuire a situațiilor dvs. financiare și a altor înregistrări financiare de către un contabil licențiat. Contabilul va compara situațiile financiare ale afacerii dvs. cu cărțile dvs. contabile și va asigura că totul este corect. Unele tipuri de organizații, cum ar fi organizațiile non-profit și societățile cotate la bursă, sunt obligate să efectueze periodic audituri terțe pentru a se asigura că folosesc fondurile încredințate de consumatori în mod responsabil.
Care sunt diferitele tipuri de audit?
Există două tipuri principale de audit: interne și externe. Un audit intern este un audit pe care îl conduceți pentru propria afacere. Dumneavoastră sau compania dvs numiți o persoană care are cunoștințe și experiență în practicile contabile pentru a vă revizui cărțile și situațiile financiare și pentru a vă asigura că totul este în conformitate. Constatările auditului intern sunt apoi raportate factorilor de decizie ai companiei dvs., care pot include manageri, consiliul de administrație sau alte părți interesate.
Un audit intern oferă dvs. și afacerii dvs. oportunitatea de a identifica și de a gestiona eventualele riscuri și de a vă asigura că politicile companiei dvs. sunt respectate. Puteți efectua audituri interne periodic sau permanent. Auditurile interne sunt mai flexibile decât auditurile externe și pot include departamente specifice și obiectivele mai mari ale companiei dvs.
Auditurile externe sunt efectuate de o terță parte care nu este asociată cu afacerea dvs. Acestea pot fi efectuate sau supravegheate de organizații de reglementare, cum ar fi Consiliul de supraveghere contabilă a societății publice. PCAOB stabilește standardele de audit pentru societățile cotate la bursă și brokerii. Aceste audituri externe raportează rezultatele lor de audit în mod public.
Există mai multe tipuri de audituri externe, inclusiv audituri de conformitate, audituri operaționale și audituri ale situațiilor financiare. Auditurile de conformitate vă asigură că firma dvs. respectă cerințele de reglementare. Auditurile operaționale analizează performanța organizației dvs. și oferă recomandări pentru îmbunătățire. Auditurile din situațiile financiare sunt, de asemenea, numite audituri de atestare, iar în acest tip de audit, auditorul analizează situațiile financiare ale companiei și operațiunile contabile.
Care sunt etapele auditului?
Dacă aveți în vedere un audit intern sau extern pentru afacerea dvs., este important să cunoașteți pașii implicați. Un audit amănunțit este consumator de timp, dar pacea de spirit care rezultă este în valoare de angajamentul de timp. Care sunt etapele de audit? În general, auditul include planificarea, colectarea de probe și emiterea unui raport cu rezultatele auditului.
În faza de planificare, clarifli domeniul de aplicare al auditului și cât timp va dura auditul. Programați, de asemenea, orice întâlniri necesare sau vizite la fața locului, astfel încât auditorul să vă poată examina procedurile. Următorul pas este colectarea de dovezi. Obținerea dovezilor include respectarea practicilor și procedurilor dvs. contabile, testarea procedurilor de control ale companiei dvs. și obținerea și revizuirea înregistrărilor și declarațiilor financiare. Auditorul analizează și verifică dovezile care se pregătesc pentru următorul pas.
În ultima etapă, auditorul dvs. pregătește un raport cu constatările auditului, care uneori este numit un aviz de audit. Auditorul va prezenta raportul părților interesate solicitate și poate, de asemenea, să publice rezultatele în funcție de tipul și domeniul de aplicare al auditului.
Cum să raportați constatările auditului
Dacă efectuați un audit intern, vă puteți întreba cum să raportați rezultatele auditului. În mod tipic, constatările auditului intern și extern sunt raportate în scris, precum și transmise verbal părților interesate.
În cazul auditurilor externe și interne, există o structură generală pe care majoritatea rapoartelor scrise urmează. Pentru auditurile de conformitate, organizația care supraveghează poate avea cerințe specifice pentru ceea ce trebuie să fie inclus în raportul scris. Un raport de audit scris trebuie scris în mod concis și într-un mod ușor de înțeles de către cititor. Ar trebui să includă, de asemenea, dovezi pentru orice constatări de audit.
În general, un raport de audit are trei secțiuni: o introducere, o secțiune care descrie domeniul de aplicare al auditului și opinia auditorului, care descrie constatările auditului. Introducerea menționează responsabilitățile auditorului și responsabilitățile companiei în ceea ce privește auditul. De obicei, acesta ar include, de asemenea, numele auditorului sau al auditorilor și datele auditului.
Secțiunea de domeniu descrie procesul de audit. Acesta precizează domeniile auditate, care au finalizat auditul și când și ce criterii au fost utilizate pentru efectuarea auditului. Dacă este vorba de un audit extern, de exemplu, acesta ar preciza care standarde ale organismului de conducere au fost folosite pentru a măsura rezultatele auditului. Pentru un audit intern, se referă la standardele și politicile companiei utilizate. Secțiunea de domeniu descrie, de asemenea, exact ceea ce a făcut auditorul. Auditorul va include situațiile financiare pe care le-a revizuit și ce teste efectuate.
Opinia auditorului este ultima parte a raportului. Aici auditorul precizează ce a găsit și dacă afacerea dvs. respectă criteriile auditului. În funcție de tipul de audit, auditorul poate include, de asemenea, recomandări pentru îmbunătățirea sau rezolvarea problemelor care au fost constatate în timpul auditului.
După ce a scris raportul, auditorul va prezenta de obicei constatările sale părților interesate din cadrul companiei. Într-o mare organizație non-profit, de exemplu, ea va prezenta constatările sale unui comitet de audit, care supraveghează procesul de audit. Comitetul va discuta constatările auditului cu auditorul și va solicita clarificări înainte de a prezenta raportul de audit consiliului lor de administrație.
Dacă desfășurați un audit intern, cea mai bună abordare pentru scrierea constatărilor și recomandărilor auditului este să precizați clar ce ați făcut, când ați făcut-o și ce ați găsit. Raportul dvs. nu trebuie să fie lung. Aceasta trebuie să fie clară și convingătoare, astfel încât managerii și directorii afacerii dvs. să ia măsuri bazate pe rezultatele dvs., mai ales dacă găsiți zone care necesită îmbunătățiri.
Care sunt diferitele tipuri de constatări de audit?
Un audit aprofundat poate descoperi zonele de slăbiciune care trebuie îmbunătățite. În cazul scenariului mai rău, se poate descoperi o fraudă sau o gestionare defectuoasă pe care trebuie să o raportați în mod corespunzător autorităților și adresate. În general, auditurile externe raportează constatările auditului ca fiind una dintre următoarele: o opinie necalificată sau curată, o opinie calificată, o opinie adversă sau o renunțare la opinie.
O opinie fără rezerve este cel mai bun scenariu dacă afacerea dvs. trece printr-un audit extern. Aceasta înseamnă că auditorul a fost capabil să finalizeze auditul și că afacerea dvs. era în conformitate cu criteriile auditului. De exemplu, într-un audit al situațiilor financiare, o opinie fără rezerve ar însemna că declarațiile sunt conforme cu principiile contabile general acceptate.
O opinie calificată înseamnă că a existat o problemă cu auditul. Este posibil ca auditorul să nu fi primit accesul la toate informațiile și documentele de care are nevoie, de exemplu, sau este posibil să nu fi fost respectat standardele acceptate pentru zona în curs de auditare. Într-un audit al situațiilor financiare, acest lucru poate însemna că auditorul a găsit una sau mai multe domenii în care principiile contabile general acceptate nu au fost respectate. Deși acest lucru nu este rezultatul ideal pentru afacerea dvs., poate fi abordat rapid și ușor.
O opinie adversă este mult mai gravă. Aceasta indică faptul că auditorul a găsit o declarație eronată sau o declarație eronată în zona care face obiectul auditului. În cazul unui audit al situațiilor financiare, un aviz nefavorabil înseamnă că auditorul a constatat că situațiile financiare ale companiei dvs. nu sunt conforme cu practicile contabile general acceptate. Acest rezultat este relativ rar și poate avea un impact negativ asupra societăților cotate la bursă. Unele companii au înregistrat o scădere a prețurilor acțiunilor lor, de exemplu, după emiterea unui aviz negativ.
O renunțare la opinie înseamnă că auditorul nu a reușit să finalizeze auditul. Aceasta s-ar putea datora faptului că situațiile financiare nu erau disponibile sau că auditorului nu i sa oferit accesul deplin la informațiile de care avea nevoie. De asemenea, aceasta poate însemna că conducerea companiei dvs. nu a cooperat cu auditorul. Câteodată indică faptul că a existat un conflict de interese din partea auditorului. De exemplu, el poate avea un interes financiar în societatea audiată.
Deși o declarație de respingere a opiniei nu este cel mai bun scenariu pentru dvs. sau compania dvs., nu este nici cel mai rău. În esență, aceasta înseamnă că nu există opinii și că auditul ar trebui să fie finalizat la un moment dat.
Cum să răspundă constatărilor de audit
Dacă afacerea dvs. a finalizat recent un audit intern sau extern, este esențial să răspundeți la rezultatele auditului. Primul pas este să revizuiți cu atenție raportul de audit împreună cu auditorii. Adresați-vă întrebărilor auditorilor pentru a clarifica constatările și experiența acestora atunci când lucrați cu compania dvs. Puteți întreba cum a fost colaborarea dintre membrii personalului dvs. cu auditorii, de exemplu. S-ar putea să întrebați, de asemenea, dacă au existat modificări ale planului inițial de audit sau dacă auditorul a întâmpinat dificultăți în timpul procesului de audit.
Dacă auditorul a găsit zone care necesită îmbunătățiri, întrebați detalii. Asigurați-vă că explicați ce este problema și ce document sau test a descoperit problema. De asemenea, puteți să întrebați dacă auditorul are recomandări specifice pentru rezolvarea zonei.
Chiar dacă nu s-au găsit probleme, puteți totuși să profitați de cunoștințele și experiența auditorului. Puteți întreba cum se compară organizația dvs. cu alte organizații similare, de exemplu. De asemenea, puteți solicita recomandări generale pentru îmbunătățirea procedurilor dvs. contabile sau a practicilor de raportare.
În cazul unei opinii adverse sau calificate, trebuie să luați în considerare furnizarea unui răspuns formal și scris. Este posibil să vi se solicite să răspundeți în scris, în funcție de politica companiei dvs. sau a organului de conducere care vă supraveghează auditul. Răspunsul dvs. trebuie să abordeze direct fiecare problemă ridicată în raport și să discute planul dvs. de soluționare a problemelor ridicate în constatările auditului. Ar trebui să includeți pași specifici, măsurabili pentru îmbunătățire și un calendar pentru momentul în care acești pași vor fi finalizați. În cazul unui aviz negativ, vă recomandăm să consultați un avocat înainte de finalizarea sau publicarea răspunsului dvs.
Cel mai important aspect al răspunsului la constatările auditului - și poate întregul proces de audit - este să ne amintim că auditorul nu este un inamic. Auditorul este acolo pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți și să vă asigurați că mențineți încrederea publică. Deși trece printr-un audit poate fi un proces stresant și înfricoșător, acesta vă poate oferi oportunitatea de a vă îmbunătăți situația. S-ar putea să găsiți modalități de îmbunătățire a procesului de contabilitate, de exemplu, care ar putea să economisească timp și bani.
