Politicile și procedurile sunt cerințe pentru majoritatea organizațiilor. Mulți trebuie să scrie aceste tipuri de documente, deoarece trebuie să respecte reglementări, cum ar fi Organizația Internațională pentru Standardizare (ISO). ISO este o familie de standarde care se concentrează pe îmbunătățirea calității. Unul dintre cele mai comune exemple de politici și proceduri pe care le scriu organizațiile este Procedura Standard de Operare (SOP).
Politici
Politicile stabilesc regulile pe care compania le va implementa în întreaga organizație sau departament. De exemplu, compania are o politică privind parolele. Pot spune că angajații trebuie să schimbe parolele la fiecare 60 de zile. De asemenea, politica poate preciza că sistemul va notifica angajaților cu 14 zile înainte de expirarea parolelor. Politicile trebuie să fie clare, concise și coerente. Politicile vor avea și acronime în ele. Scriitorul trebuie să le spună prima dată când sunt folosite și apoi să folosească acronimele în restul politicilor.
Proceduri
Procedurile implementează politici. Procedurile furnizează informații detaliate, cum ar fi instrucțiuni pas cu pas despre modul de efectuare a sarcinilor. Un exemplu de procedură ar fi cum să creați noi conturi de rețea. Primul pas poate include că managerul trebuie să completeze un formular pentru noua sa închiriere. Formularul poate solicita managerului să furnizeze informații, cum ar fi denumirea completă a noului angajat, titlul postului și departamentul unde noul angajat va lucra. Managerul trimite apoi formularul la departamentul IT. Administratorul de rețea va avea apoi proceduri pe care trebuie să le urmeze. Acestea pot include configurarea unui cont de e-mail și de rețea și crearea unei insigne de securitate. Procedurile trebuie să fie ușor de urmărit. Este important să rețineți că procedurile se schimbă într-o perioadă de timp. Prin urmare, compania ar trebui să le revizuiască cel puțin o dată pe an. Ar trebui să desemneze o persoană care să actualizeze procedurile. Ca și politici, procedurile trebuie să fie coerente, concise și corecte.
POS
SOP reprezintă procedura standard de operare. Acest tip de document descrie ceea ce face organizația și departamentele acesteia. În plus, explică rolurile și responsabilitățile angajaților. Apoi, POS va include, de obicei, politici și proceduri pentru fiecare departament. De exemplu, politica va acoperi regulile pentru achiziționarea de hardware. Apoi, procedura va oferi instrucțiuni pas cu pas despre cum să cumpărați hardware. Deși SOP constă în principal din text, unul bun ar trebui să includă diagrame organizaționale, diagrame, diagrame și fluxuri de lucru.
