Contabilitatea ar fi ușoară dacă tocmai ați redus situațiile financiare la câteva linii: banii făcuți în această lună, banii cheltuiți, iată ce a mai rămas și aceasta este valoarea bunurilor noastre. Simplu, dar nu teribil de informativ. În timp ce unele dintre principiile de contabilitate sunt complicate, clasificarea conturilor este de bază: Prin crearea de conturi diferite pentru diferite tipuri de datorii, venituri și active, contabilitatea oferă mai multe informații despre companie. Acest lucru face ca registrele și declarația financiară să fie mai utile pentru directori, investitori și creditori.
Înregistrarea în contabilitate
În contabilitate, fiecare tranzacție, de la cumpărarea de hârtie de copiat la vânzarea unui inventar de 1 milion de dolari, intră în registrul companiei. Semnificația înregistrării în contabilitate este că operațiunile de înregistrare păstrează lucrurile exacte. Managementul corporației poate vedea modul în care compania își desfășoară activitatea și dacă câștigă mai mult decât cheltuiește. Investitorii și creditorii pot revizui cărțile și situațiile financiare și pot decide dacă societatea poate avea încredere în banii lor.
Cea mai simplă modalitate de a înregistra tranzacțiile este să le scrieți într-un jurnal contabil, ajustând în consecință diferitele clasificări ale contului. Dacă, de exemplu, un client care vă datorează 500 de dolari plătește factura, aceasta afectează două clase, conturi de încasat (acum 500 de dolari mai mici) și numerar (500 de dolari mai mari). Introducerea fiecărei tranzacții în timp ce se întâmplă are nevoie de timp și mărește posibilitatea unor greșeli. Cu software-ul de contabilitate, contabilii pot înregistra pur și simplu în software-ul atunci când compania primește o factură de vânzător sau salariul de ieșire. Aplicația software debitează automat sau creditează clasificările corespunzătoare ale contului.
Clasificarea conturilor face ca contabilitatea să fie mai complicată, dar și mai informativă și detaliată. În unele moduri, contabilizarea simplifică drumul. Să presupunem că ați cumpărat o vastă bibliotecă de software pentru computerele companiei. Tot software-ul este un activ fix, imaterial. Când solicitați deprecierea pierderii valorii software din cauza vârstei, tot software-ul ar trebui să se deprecieze la aproximativ aceeași rată. Înregistrarea tuturor programelor într-o singură clasificare a activelor simplifică aplicarea deprecierii în întreaga clasă.
Clasificarea conturilor
Clasificarea conturilor vă agregă finanțele în diferite categorii în registrele și situațiile financiare. Vă rupe înregistrările în mai multe clasificări generale.
- Conturi de active: Această listă include proprietatea și echipamentele afacerii, de la teren la numerar, brevete și multe altele.
- Conturi de răspundere: Acestea includ banii pe care compania dvs. îi datorează, dar care nu le-au plătit încă, cum ar fi conturile plătibile, creditele ipotecare, împrumuturile și alte facturi neplătite.
- Contul de capital sau de capital propriu: Aceasta este miza de proprietate pe care proprietarul, proprietarul sau acționarii au în afacere. Miza crește și scade cu valoarea activelor și cu valoarea datoriei.
- Conturi de retragere: Aceasta acoperă banii utilizați de proprietarii de afaceri pentru uz personal. Acesta include contul de desene în parteneriate și contul de dividende în corporații.
- Conturi de venituri: Acestea raportează și urmăresc veniturile din vânzările de bunuri sau servicii. Acestea includ, de asemenea, venituri neoperative, cum ar fi veniturile din împrumuturi sau investiții.
- Cont de cheltuieli: Acestea includ salariile, chiria, salariile, proviziile și alte cheltuieli.
Clasificarea conturilor poate fi detaliată. Clasificarea activelor, de exemplu, descompune conturile de active în mai multe subcategorii:
- Bani lichizi: Acestea includ banii la dispoziție în conturile de conturi, conturile de depozit și banii în numerar al companiei.
- Creanțelor: Dacă nu conduceți contabilitatea strict pe bază de numerar, raportați bani când îl câștigați, nu când îl primiți. Spuneți că vindeți un inventar de 1.500 de dolari unui client, dar le dați 30 de zile să plătiți. Raportați suma de 1.500 de dolari imediat ce îl câștigați. Acestea sunt clasificate ca venituri din contul de profit și pierdere și conturile de încasat (un activ) din bilanț.
- Inventar: Această categorie include bunuri de vânzare, bunuri și materii prime parțial finalizate.
- Mijloace fixe: Această clasificare a activelor acoperă lucrurile pe care le cumpărați și care nu pot fi transformate cu ușurință în numerar așa cum poate face inventarul. Activele sunt deținute pe termen lung, spre deosebire, de exemplu, de consumabilele de birou. Exemple de active fixe includ calculatoarele, mașinile, mobilierul, clădirile și terenurile.
Clasificarea separă, de asemenea, activele în categorii curente și pe termen lung. Activele curente sunt cele care vor fi consumate în anul următor. Activele pe termen lung depășesc următoarele 12 luni. Contabilii clasifică, de asemenea, separat activele corporale și necorporale. Activele corporale includ elemente fizice, cum ar fi camioane, imprimante 3D și inventar. Activele necorporale sunt proprietăți non-fizice, cum ar fi brevetele, drepturile de autor și fondul comercial al clienților.
Clasificarea și situațiile financiare
O altă semnificație a înregistrării în contabilitate este aceea că datele înregistrate în registre devin ulterior baza declarațiilor financiare. Cele trei situații financiare consolidează înregistrările financiare ale societății în moduri diferite și clasifică conturile în moduri diferite.
Bilanțul contabil are trei clase contabile mari: active, pasive și capital propriu, ceea ce a rămas după scăderea pasivelor din active. Clasificarea conturilor le împarte de obicei în continuare, în elemente cum ar fi rezultatul reportat, creanțele, datoriile pe termen scurt și datoriile pe termen lung. Nu aveți obligația de a utiliza în bilanț orice clasificare posibilă a activelor sau clasificarea pasivelor. Dacă, să zicem, compania dvs. nu a avut niciodată active necorporale, nu este necesar să scrieți "Active necorporale: $ 0" pentru a indica acest lucru. Prin compararea activelor și pasivelor companiei, bilanțul oferă o imagine a sănătății financiare a întreprinderii.
Contul de profit și pierdere arată profitabilitatea: Câte venituri aduce compania în fiecare lună? Clasificările din contul de profit și pierdere includ veniturile din vânzări, costul bunurilor vândute și veniturile neoperative. Veniturile neoperative pot fi împărțite în clase precum dobânda, chiria și veniturile din dividende. Descărcarea clasificării veniturilor în acest fel face distincția între veniturile obținute din linia dvs. de afaceri și veniturile obținute din investiții bune. Oricine se gândește să pună bani în compania dvs. dorește să știe dacă produsele sau serviciile dvs. câștigă bani, astfel încât acestea să ajute la diferențierea acestui venit de alte surse.
Întreprinderile care înregistrează numai tranzacții în numerar nu au nevoie de o declarație privind fluxul de numerar. Întreprinderile care utilizează contabilitatea pe bază de angajamente au nevoie de una deoarece situația veniturilor și cheltuielilor înregistrează vânzările și achizițiile, nu plățile în numerar. Urmărirea cât de mult se mută numerarul în și din companie arată dacă compania are destui bani la dispoziție pentru a efectua plăți de împrumut sau pentru a acoperi salariile. În cazul în care fluxul de numerar este semnificativ mai mic decât venitul, este posibil ca societatea să nu facă o treabă bună de colectare a creanțelor. Clasificările fluxurilor de trezorerie includ numerar din investiții, numerar din operațiuni și numerar din finanțare.
Clasificarea conturilor în registre ajută departamentul contabil să creeze situațiile financiare. Dacă vânzarea și cumpărarea de active au fost înregistrate corect, acest lucru face mai ușor să vedeți clasificările de active pe care trebuie să le raportați în bilanț.
Planul de conturi este o parte esențială a conversiei registrelor în situațiile financiare. Diagrama este o listă a tuturor conturilor utilizate în registrul general, identificând fiecare cont prin număr. Software-ul dvs. contabil utilizează graficul pentru a identifica conturile, cum ar fi veniturile, acțiunile comune, numerarul și deprecierea care trebuie incluse în întocmirea bilanțului.
Când întocmiți graficul pentru conturile dvs., configurați-l astfel încât să nu trebuiască să-l modificați timp de mai mulți ani. Dacă, de exemplu, nu sunteți proprietarul unor clădiri, dar intenționați să cumpărați un an anul viitor, merită să includeți această clasă de active în diagramă. Nu includeți clase pe care nu intenționați să le utilizați. Dacă afacerea dvs. oferă servicii și nu are inventar, nu are nici un rost să includeți o clasificare a inventarului în diagramă, de exemplu. Dacă aveți conturi care includ numai sume mici, vedeți dacă le puteți plasa în alte clase de cont. Acest lucru va face ca graficul să nu fie prea complicat.
