Dacă sunteți proprietar al unei companii, este important să păstrați o listă actualizată a inventarului. Articolele de inventar sunt considerate active de afaceri și ar trebui înscrise ca atare în înregistrările dvs. financiare. De asemenea, aveți nevoie de aceste informații pentru a calcula cu exactitate cât de multă asigurare aveți nevoie în caz de furt, incendiu, inundații sau alt incident care ar putea afecta inventarul dvs. Dacă apare un incident, lista dvs. de inventar vă va ajuta atunci când depuneți o cerere de asigurare.
Elementele de care aveți nevoie
-
Calculator
-
Software-ul
Decideți ce tip de software pe care doriți să îl utilizați pentru a înregistra și actualiza inventarul. Multe companii utilizează o foaie de calcul Excel pentru a-și lista articolele de inventar.
Introduceți informații, cum ar fi o descriere a fiecărui element; cantități de articole; numere de serie pe echipament; numele producătorului; pretul de cumparare; și data achiziției. Fiecare tip de afacere va avea lucruri diferite pe care să le includem. Un birou de avocatură ar putea avea doar echipament de birou; o societate de construcții ar putea avea balizatoare, camioane, remorci și unelte; un magazin alimentar ar putea avea case de marcat, rafturi, frigidere, congelatoare și produsele alimentare pe care le vând. Este posibil ca un magazin sau o companie mare să fie nevoiți să inventarieze articole zilnic; un birou mic ar putea avea nevoie doar de echipamente de inventar o dată pe an. Nu trebuie inventat totul. Nu este necesar să se inventarieze consumabilele de birou, cum ar fi hârtia, pixurile și clemele de hârtie (cu excepția cazului în care aveți un magazin de furnizare de birouri). Ca regulă generală, ar trebui să inventați tot ce ați include în raportul de asigurare.
Includeți copii scanate ale chitanțelor din achiziția inițială în înregistrările computerului.
Includeți copii scanate sau digitale ale fotografiilor inventarului în înregistrările computerului. De exemplu, faceți fotografii de computere, copiatoare, mașini, camioane, bijuterii (dacă dețineți un magazin de bijuterii), mașini, etc.
Salvați înregistrările computerului într-o locație sigură unde ar fi necesară accesarea unei parole. Furnizați numai parola celor în care aveți încredere în aceste informații.
Asigurați-vă că aveți un număr de copii ale inventarului dvs. păstrate în afara locației într-o locație sigură. Furnizați o copie electronică a inventarului dvs. către avocat, contabil și agent de asigurări.
Luați în considerare obținerea unui depozit la banca dvs. unde puteți păstra copii imprimate și electronice ale inventarului dvs.
