Situațiile financiare ale unei societăți includ situația veniturilor, bilanțului și situația fluxului de numerar. Situația veniturilor și cheltuielilor sintetizează veniturile, cheltuielile și profiturile într-o perioadă contabilă. Bilanțul enumeră activele, datoriile și capitalurile proprii, iar situația fluxurilor de trezorerie sintetizează intrările și ieșirile de numerar. Rapoartele financiare exacte sunt importante deoarece managementul, investitorii, creditorii și auditorii externi depind de informații fiabile și complete pentru a evalua sănătatea financiară și performanța companiilor. Precizia începe cu intrările în jurnal și se termină cu directorul executiv care certifică fiabilitatea informațiilor.
Asigurați-vă acuratețea procesului de introducere a datelor, care implică înscrierea în jurnal a tranzacțiilor financiare și înregistrarea intrărilor de jurnal în registru. Dacă profesioniștii dvs. de introducere de date fac erori matematice sau introduc datele în conturi greșite, chiar și un pachet contabil sofisticat nu o va detecta. Instruirea și monitorizarea aleatorie sunt două modalități de a asigura controlul calității în procesul de introducere a datelor. Într-un articol din noiembrie 2010 "Nevada Business Weekly", contabilul public autorizat Mike Bosma vă recomandă să oferiți funcționarilor de introducere a datelor o listă tipărită a conturilor companiei pentru a le utiliza ca referință, astfel încât aceștia să introducă datele în conturile corecte.
Reconciliați înregistrările dvs. contabile cu înregistrări externe, cum ar fi declarațiile bancare, facturile furnizorilor, extrasele de carduri de credit și alte documente. Numerele ar trebui să se potrivească. De exemplu, soldul de numerar din bilanțul dvs. ar trebui să se potrivească cu soldul final din extrasul dvs. bancar. În mod similar, soldul datoriei pe termen lung ar trebui să corespundă soldurilor totale pentru documentele ipotecare și alte documente de împrumut pe termen lung.
Verificați existența unor erori evidente ale bilanțului. Într-o notă de orientare publicată pe site-ul său web, Centrul de dezvoltare al afacerilor mici din Illinois de la Illinois State University recomandă ca proprietarii de întreprinderi mici să caute erori evidente asupra bilanțului, cum ar fi soldul negativ al numerarului.
Examinați declarația de venit pentru eventuale erori. Costul mărfurilor vândute nu ar trebui să fie același în fiecare lună, deoarece compoziția vânzărilor este probabil să difere în fiecare lună. Dacă aveți active fixe, trebuie să existe o intrare pentru cheltuielile cu amortizarea. Verificați că ați făcut înregistrările ajustate pentru cheltuielile acumulate, dar neplătite, cum ar fi cheltuielile cu dobânzile și cheltuielile cu salariile.
Verificați dacă ați făcut ajustări pentru cheltuielile fără numerar în situația fluxurilor de trezorerie. Diferența dintre soldul net de numerar dintre perioada anterioară și cea curentă ar trebui să se potrivească cu modificarea extraselor dvs. bancare, presupunând că încasările din împrumut trec prin conturile bancare ale companiei.
Urmăriți-vă cu contabilul, managerul magazinului sau supraveghetorul depozitului dacă observați anomalii. De exemplu, un echilibru de inventar mai mare decât cel normal ar putea fi rezultatul numărului prea mare de articole învechite sau întrerupte. O sumă mare de returnare a vânzărilor poate indica o problemă de control al calității în instalația dvs. de producție sau în instalația furnizorului dvs.
