Scopul unei broșuri de conferințe este de a atrage delegații la un eveniment și de a le informa despre programul conferinței. Prin urmare, broșura trebuie să conțină informații despre locul de desfășurare, vorbitorii, modalitățile de călătorie și alte fapte esențiale. Copia trebuie să fie clară, informativă și persuasivă, încurajând cititorii să-și păstreze locurile pentru a putea beneficia personal sau profesional. O introducere de la un proeminent vorbitor sau director executiv oferă o imagine de ansamblu utilă a evenimentului, precum și o întâmpinare pentru potențialii delegați.
Public țintă
Organizatorii conferinței vizează evenimentele lor la anumite grupuri, deci aflați mai multe despre publicul țintă pentru a vă asigura că broșura oferă beneficii relevante. Audiența ar putea fi la fel de diversă ca și profesorii, directorii executivi din industria automobilelor sau membrii publicului care sunt interesați de muzica country. Pentru a găsi informații despre public, adresați-vă organizatorilor profiluri de audiență ale evenimentelor anterioare. Organizatorii își supraveghează publicul, solicită informații demografice sau de afaceri și publică profiluri pentru a demonstra calității evenimentelor lor delegațiilor, prezentatorilor și sponsorilor.
Beneficii pentru delegați
Broșura trebuie să ofere delegaților avantaje puternice pentru participare. Întreprinzătorii din afaceri trebuie să poată justifica timpul de lucru și participanții particulari doresc să știe că vor câștiga bani pentru a cheltui banii proprii. Identificați beneficiile pentru publicul țintă. Conferința poate oferi o ocazie unică de a auzi vorbitori de renume mondial, a se vedea demonstrații ale celor mai recente produse sau de a îmbunătăți abilitățile prin participarea la sesiuni de formare de înaltă calitate. Beneficiile pot fi mai puțin tangibile, cum ar fi posibilitatea de a vă conecta cu alți oameni dintr-o industrie, probabil cu un ochi pentru a vă așeza un loc de muncă sau a efectua o vânzare.
Informații logistice
Informațiile cuprinzătoare privind logistica conferinței sunt esențiale. Potrivit Institutului American de Conferințe, întrebările frecvent adresate delegațiilor conferinței acoperă subiecte precum înregistrarea și plata, aranjamentele de călătorie și de catering, cazarea și anulările. Pentru a facilita accesul cititorilor la eveniment, includeți detaliile complete de înregistrare. Stabiliți costurile pentru participare, inclusiv eventualele reduceri pentru înregistrarea timpurie. Furnizați detalii de contact pentru cititorii care au nevoie de informații suplimentare și permiteți delegațiilor să știe când vor primi pachete de bun venit.
Programul de conferințe
Stabiliți programul conferinței cu calendare și detalii ale fiecărei sesiuni pentru a ajuta delegații să-și planifice timpul la conferință. Lăsați delegații să știe mai multe despre formatul conferinței, care ar putea include prezentări, mese rotunde, ateliere de lucru și expoziții. Biografiile prezentatorilor îi ajută pe delegați să aleagă sesiunile la care doresc să participe și să indice statutul sau calitatea evenimentului.
Menținerea comunicării
Broșura conferinței este doar un element al unui program de marketing pre-conferință. Potrivit lui Inc., postarea de informații și știri despre evenimente pe social media ajută la menținerea interesului, pe măsură ce evenimentul se apropie. Anunțurile despre difuzoare suplimentare sau evenimente speciale pot, de exemplu, să creeze un buzunar în jurul evenimentului și să reducă riscul abandonului delegaților.
