Menținerea documentelor adecvate pentru a ajuta compania dvs. să funcționeze fără probleme vă poate ajuta să evitați un audit al veniturilor la sfârșitul anului. Cu toate acestea, dacă vă confruntați cu un audit al veniturilor, documentele corect depuse pot simplifica procesul. Păstrarea tuturor chitanțelor dvs. pentru achiziții, cheltuieli, donații și extrase ale contului bancar împreună cu eventualele extensii fiscale depuse vă pot ajuta în procesul de audit.
Încasări brute
Veniturile brute provin din vânzarea bunurilor sau serviciilor dvs. Acestea includ benzi de case de marcat, bonuri de depozit bancare, carnete de chitanțe, facturi, buletine de primire a cărților de credit și orice 1099-MISC-uri pe care le-ați plătit contractanților independenți. Păstrarea acestor documente este necesară pentru a vă ajuta să vă depuneți ulterior taxele pentru a afișa venituri pentru afacerea dvs. Alternative acceptabile pentru Serviciul de venituri intern (IRS) în timpul unui audit dacă nu aveți o chitanță, cum ar fi un cec anulat, este o declarație a instituției financiare cu numărul de cec, suma cecului, numele beneficiarului și data la care a fost trimisă suma de către instituția financiară. În cazul în care plata a fost efectuată printr-un transfer electronic de fonduri (EBT), declarația trebuie să indice numele beneficiarului, suma și data transferului de către instituția dvs. financiară. Pentru cardurile de credit, declarația ar trebui să indice suma încasată, numele beneficiarului și data la care a fost procesată tranzacția.
Achiziții și cheltuieli
Orice achiziție de afaceri ar trebui să fie însoțită de o chitanță sub formă de carnete de credit, facturi plătite, cecuri anulate și bonuri de înregistrare în numerar. O cheltuială este o achiziție pe care afacerea dvs. o face, care nu este revândută ca bun sau serviciu, cum ar fi mobilier de birou sau calculatoare. Păstrați toate aceste chitanțe într-un loc unde le puteți accesa imediat.
Contul bancar
Rapoartele privind contul bancar pentru anul de impozitare fiscală trebuie înregistrate cu încasările, achizițiile și cheltuielile dvs. brute. Declarațiile susțin ceea ce a plătit afacerea și a luat-o pentru anul fiscal. Un an de impozitare fiscală este de 12 luni consecutive, care se încheie în ultima zi a oricărei luni, alta decât luna decembrie.
Rambursarea impozitului pe salarii
Suma pe care ați plătit-o angajaților dvs. ca cecuri sau depozite directe va fi, de asemenea, necesară. Declarația privind impozitul pe salarii trebuie să includă orice impozite federale și locale, precum și o contabilitate a oricăror rețineri în contul de pensii. Impozitele pe salariile angajaților ar trebui să fie păstrate cel puțin patru ani, ceea ce reprezintă perioada necesară de timp de către IRS.
Păstrarea înregistrărilor
Menținerea evidenței sugerată de IRS include păstrarea unei cărți de cecuri de afaceri, un rezumat zilnic și lunar al încasărilor dvs. în numerar, un jurnal sau o revistă a oricărei plăți de cec, orice despăgubiri pentru angajați și o foaie de calcul a amortizării. Un alt sfat IRS este să vă păstrați cartea de cec de afaceri separată de carnetul de cec personal. Acest lucru se face pentru a menține cheltuielile personale separate de cheltuielile de afaceri. Păstrați toate înregistrările pentru afacerea dvs. cel puțin suma minimă cerută de IRS și toate declarațiile fiscale depuse anterior.
Angajați
Menținerea unei înregistrări a tuturor angajaților dvs., atât în trecut, cât și în prezent, cu numerele lor de securitate socială, informațiile de contact și formularele lor I-9 și W-4 este o cerință a IRS. Formularul I-9 verifică faptul că angajatul are capacitatea legală de a lucra în Statele Unite. Formularul W-4 este completat pentru Certificatul de alocare a reținerii angajatului, care vă permite să estimați cât de mult să retineți din salariul angajatului din graficul din formular.
