Majoritatea companiilor pregătesc un plan de afaceri anual care include o prognoză financiară, numită și un buget al companiei. Planul sau bugetul este un instrument de gestionare a direcției strategice pentru companie. Afișează ce măsuri sunt necesare pentru a pune în aplicare strategiile care au fost alese - și cât de mult acești pași sau acțiuni vor costa - și previzionează veniturile și profitul care se așteaptă să apară din implementarea lor. Când rezultatele financiare reale devin disponibile, de obicei la sfârșitul fiecărei luni, aceste rezultate sunt comparate cu cifrele bugetare din rapoartele de comparație bugetară.
preparare
Rezultatele financiare efective sunt întocmite de departamentul contabil al unei companii. Bugetele pot fi pregătite și prin contabilitate, sau poate exista un departament specializat de planificare și analiză financiară care să se ocupe de pregătirea bugetului. Bugetele sunt concepute să fie în același format ca și situațiile contabile lunare, astfel încât comparațiile rezultatelor reale cu bugetul sunt mai ușoare. Aceste sisteme sunt de obicei automatizate, astfel încât odată ce cifrele bugetului sunt introduse, rapoartele de comparație sunt create automat de îndată ce informațiile contabile devin disponibile.
Valoare
Diferențele dintre cifrele bugetare și cifrele reale dezvăluie informații importante conducerii companiei cu privire la modul în care afacerea își desfășoară activitatea. În mod ideal, bugetul a fost pregătit cu grijă, astfel încât să poată fi cât mai precis posibil o estimare a ceea ce va fi capabil să obțină compania în anul următor. Atunci când rapoartele comparative de buget arată variații semnificative, înseamnă că fie ipotezele utilizate pentru pregătirea bugetului au fost eronate, fie că mediul de afaceri sa schimbat de la ceea ce se așteptase. Rapoartele comparative de buget permit echipei de management să identifice rapid unde apar problemele.
Analiză și interpretare
În companiile mari, cu numeroase departamente și diviziuni multiple, volumul de declarații contabile produse poate fi enorm, ceea ce înseamnă că volumul rapoartelor de comparație bugetară este de asemenea mare. Contabilul sau personalul financiar iau aceste date și pregătește rapoarte sumare pentru managementul superior pentru a le revizui. Aceste rapoarte, pregătite în fiecare lună, includ o discuție narativă a rezultatelor și o analiză a motivelor celor mai semnificative variante. Raportul conține diagrame și grafice pentru a ilustra tendințele cheie pe care managementul de vârf trebuie să le revizuiască și să le discute. În cazul în care cheltuielile sunt mai mari decât bugetul, analiștii însărcinați cu pregătirea rapoartelor de comparație bugetară trebuie să se întoarcă de mai multe ori la înregistrările din jurnalele contabile pentru perioada respectivă pentru a descoperi motivele specifice ale variațiilor. Analizând diferențele de venit implică stabilirea faptului dacă vânzările unitare au fost mai mici decât cele înscrise în buget sau prețul mediu câștigat pe unitate a fost mai mic decât era anticipat.
Acțiune corectivă
După revizuirea rapoartelor comparației bugetare, conducerea superioară trebuie să determine dacă variațiile sunt suficient de importante pentru a justifica acțiunile corective. O problemă este dacă variațiile au fost evenimente neobișnuite o singură dată sau parte a unui model recurent. Dacă vânzările pentru un produs scad sub buget timp de mai multe luni, se poate face o schimbare în strategia de marketing pentru a aduce vânzările înapoi pe drumul cel bun. În mod alternativ, deficitul de venituri se poate datora unor factori care depășesc capacitatea companiei de a controla, cum ar fi o recesiune economică generală. Răspunsul în acest caz ar putea fi reducerea cheltuielilor bugetare pentru a reduce decalajul dintre buget și rezultatele reale în lunile următoare.Managementul de top se adresează mai mult decât cheltuielile bugetare, întâlnindu-se cu managerii ai căror departamente au fost responsabili de variațiile și întrebându-se de ce au apărut.
