Organizarea fișierelor îmbunătățește fluxul de lucru pentru un birou de afaceri sau personal. Există numeroase sisteme de arhivare pentru a satisface nevoile și preferințele diferite. Formatele de arhivare standard se încadrează într-una din cele trei mari categorii: subiect, numeric și alfanumeric. Lucrătorii din birou utilizează metoda alfanumerică atunci când fișierele trebuie să conțină atât cuvinte cât și numere.
Cum să organizați fișiere
Fișierele alfanumerice vor avea o etichetă care conține cuvinte și numere. Această combinație ar putea include un nume și un număr de telefon sau un număr de client. Companiile sau persoanele fizice cu puține dosare de fișiere pot organiza utilizarea unor nume. Numărul mare de fișiere va necesita comenzi numerice, deoarece lucrătorii tind să găsească fișierul utilizând un număr de cod.
Folosind depozitarea alfanumerică
Asigurați-vă că fiecare număr de cod se aplică numai unui singur fișier. Organizați fișierele în ordine numerică. Utilizați benzi de cauciuc sau divizoare pentru a lega fișierele în stive de zeci sau sute, în funcție de numărul total de fișiere, pentru a face un număr mai ușor de găsit.
