Stabiliți buy-in-ul
Procesul de portofoliu al proiectului este o metodă care poate maximiza potențialul de ieșire al tuturor proiectelor întreprinse de organizația dvs. la un moment dat, sub rezerva limitărilor limitate ale resurselor. Înainte de a începe eforturile de gestionare a portofoliului de proiecte, stabiliți un mediu de înțelegere și cooperare între factorii de decizie cheie din organizația dvs. Procesul de portofoliu al proiectului poate include finalizarea proiectelor actuale care pot avea succes și în timp util în favoarea proiectelor care au un impact economic sau strategic mai mare asupra operațiunilor dvs. Este important ca managerii să înțeleagă acest concept pentru a evita orice resentimente atunci când se întâmplă acest lucru. Promovarea unei atitudini bazate pe echipă în ceea ce privește selecția proiectelor, în loc să identifice grupuri mici de angajați cu proiecte specifice. Acest lucru va evita sentimentele de respingere apărute în echipele de proiect care sunt re-desemnate sau împărțite între noi proiecte.
Prioritizarea
În timpul procesului de gestionare a portofoliului de proiecte, veți aloca resurse, inclusiv timp, bani, productivitatea angajaților și tehnologie, acelor proiecte care contribuie cel mai mult la rentabilitatea companiei dvs. Înainte de a examina orice proiecte specifice, elaborați o listă de priorități prin care să evaluați fiecare. Monitorizați continuu lista de priorități și adaptați-o la schimbarea obiectivelor strategice și la evoluția climatului de afaceri. Elementele prin care puteți prioritiza proiectele dvs. pot include costuri, contribuții la venituri, impactul marketingului, perioade de timp și atingerea unor obiective specifice.
Determinați capacitatea și cererea
Toate organizațiile se confruntă cu problema utilizării resurselor limitate în modul cel mai eficient. Obțineți informații despre capacitatea resurselor dvs. și despre necesitățile de resurse ale fiecărui proiect înainte de a vă folosi lista de priorități pentru a determina ce proiecte să faceți. Cererea totală de resurse pentru toate proiectele alese nu poate depăși capacitatea de resurse a companiei. De exemplu, dacă firma dvs. are zece computere și douăzeci de angajați disponibili pentru lucrul cu proiectul, nu puteți alege un portofoliu de proiecte care să necesite douăzeci și trei de angajați și unsprezece calculatoare. Constrângerile bugetare sunt, de asemenea, un factor important atunci când se determină mixul optim de proiecte.
Optimizați portofoliul de proiecte
Inarmat cu lista de prioritati si informatii referitoare la capacitatea resurselor si cerintele de resurse ale proiectelor individuale, sunteti gata sa alegeti un set de proiecte care sa se angajeze care vor maximiza relevanta strategica pentru compania dumneavoastra. Rețineți că proiectele care nu au fost selectate inițial nu sunt neapărat eliminate; proiecte mai puțin prioritare pot fi întreprinse atunci când resursele sunt eliberate prin finalizarea proiectelor cu prioritate mai mare.
Există mai multe pachete software care vă ajută în procesul de portofoliu al proiectului, dar pentru portofolii de proiecte mai simple, un arbore de decizie poate fi utilizat pentru a stabili toate posibilitățile legate de combinarea proiectelor alese. Urmați linkul de la sfârșitul acestui articol pentru un exemplu de arbore al deciziei de proiect.
Mai întâi, listați fiecare proiect, împreună cu costul și cerințele totale pentru angajați, tehnologie și alte resurse. Apoi, individualizați proiectele care au cel mai mare scor în funcție de prioritățile proiectului, apoi selectați un portofoliu de proiecte care urmează să fie supuse. Rețineți că cerințele totale de resurse ale tuturor proiectelor alese trebuie să fie mai mici decât capacitatea totală de resurse. Pe măsură ce noi proiecte potențiale sunt introduse în organizația dvs. și când proiectele curente sunt finalizate, revizuiți procesul de procesare a portofoliului de proiecte pentru a decide care proiectele noi merită resursele disponibile recent pe baza listei de priorități actualizate și a resurselor de resurse.
