Companiile înregistrează toate tranzacțiile contabile utilizând registrele. O carte generală conține soldurile din fiecare cont pe care compania îl folosește pentru înregistrarea financiară și formează locația centrală pentru raportarea tranzacțiilor financiare. Registrele auxiliare conțin informații detaliate din conturile selectate. Soldul fiecărei cărți filiale trebuie să fie egal cu soldul contului corespunzător din registrul general. Există mai multe avantaje atunci când companiile utilizează registrele subsidiare.
Tipuri de registre auxiliare
Companiile încorporează mai multe tipuri de registre subsidiare în sistemele lor contabile. Registrele contabile comune includ un registru de conturi de încasat și un registru de plăți de conturi. Registrul de conturi de încasări include conturi individuale care se aplică fiecărui client individual. Fiecare vânzare de credit este înregistrată în contul de client specific, împreună cu fiecare plată. Fiecare cont de client include un sold curent. Soldurile curente pentru toți clienții ajung până la soldul total al conturilor de încasat. Registrul de plăți pentru conturi include conturi individuale pentru fiecare furnizor. Fiecare factură primită și fiecare plată efectuată este înregistrată pentru fiecare cont furnizor specific. Fiecare cont furnizor include un sold curent. Soldurile curente pentru toți vânzătorii se adaugă la soldul total al plăților contabile.
Informatii detaliate
Un avantaj al utilizării unui registru subsidiar include informațiile detaliate păstrate în registrul subsidiar. Fiecare furnizor enumerat în registrul de plăți pentru conturi include informații detaliate privind tranzacțiile. Cartea include fiecare factură, data primită, suma în dolari și fiecare plată trimisă vânzătorului.
Control
Un alt avantaj al utilizării unui registru subsidiar se referă la nivelul de control pe care o are o companie cu informațiile financiare conținute în registrul filial. Registrul de conturi de încasări permite administratorului de credite și personalului contabil de încasat să controleze soldurile curente ale fiecărui client. Atunci când un client contestă o taxă, membrul personalului de contabilitate poate revizui tranzacțiile din acel cont și poate determina dacă litigiul este valabil.
Acces limitat
Limitarea accesului angajaților la conturile selectate oferă un alt avantaj al utilizării registrelor subsidiare. Utilizând sisteme informatice, companiile pot limita accesul angajaților la conturile specifice pentru care sunt responsabili. Ceilalți angajați nu au capacitatea de a vedea detaliile conturilor conținute în registrul subsidiar. Acest lucru permite companiei să păstreze confidențialitatea în ceea ce privește conturile clienților sau furnizorilor.
