Nimănui nu îi place să dea veste proastă, în special angajaților. Cu toate acestea, în cazul în care afacerea este în jos, este adesea necesar să se stingă oamenii sau să se reducă orele. Aceste mesaje sunt deosebit de greu de scris într-o scrisoare, deoarece poate părea că, indiferent de modul în care precizați faptele, destinatarii vor fi supărați și supărați. Din fericire, cu o anumită planificare puteți scrie o scrisoare care vă permite angajaților să fie ușor și vă ajută să înțeleagă natura dificilă a deciziei dvs. de a reduce orele.
Introduceți data. Săriți un spațiu. Dacă personalizați o scrisoare către fiecare angajat, utilizați funcția de îmbinare a corespondenței din programul de procesare a textului pentru a adăuga numele și adresele. Alternativ, puteți omite în întregime adresa interioară și puteți scrie o scrisoare generică dacă pur și simplu aveți prea mulți angajați pentru a face copii personalizate.
Deschideți litera introducând "Stimate (introduceți numele angajatului)" urmat de un colon. Dacă scrieți o scrisoare generală, tastați "Angajat dragi" urmat de un colon.
Porniți litera furnizând fundal. Explicați faptul că compania pierde bani și ceea ce ați încercat să faceți pentru a face față declinului. Scrieți în limbaj clar, dar suficient de detaliat, astfel încât angajații să înțeleagă că compania trece prin vremuri grele. Nu menționați orele reduse din primul paragraf, deoarece angajații vor înceta probabil să citească și veți pierde ocazia de a explica situația sau de a încerca să-și păstreze bunăvoința.
Explicați reducerea orelor în al doilea paragraf. Fii specific. Câte ore se pot aștepta lucrătorii să-și piardă în fiecare săptămână? Când vor reveni la programul lor normal, dacă este cazul? Angajații vor avea o mulțime de întrebări, iar abordarea acestora va preveni confuzia și apelurile telefonice la birou.
Subliniați vestea bună, dacă există. De exemplu, dacă reduceți orele pentru a evita să vă lăsați pe cineva, spuneți asta. Dacă aveți o strategie pe care credeți că o va aduce în curând afacerea dvs. în negru, angajații vă vor simți optimismul. Chiar dacă vestea bună este relativ minoră, aceasta îi va ajuta pe angajat să simtă că aveți interesul cel mai bun la inimă.
Introduceți informații despre acțiune în ultimul paragraf. Dacă angajații trebuie să facă ceva, cum ar fi completarea hârtiilor suplimentare, spuneți-le. Mulțumiți-le că ați purtat în acest proces dificil.
