În timp ce angajatul este nerăbdător să-și înlocuiască salariul rapid, departamentul de salarizare trebuie să echilibreze anxietatea angajatului cu necesitatea companiei de a se asigura că reeducarea este tratată în mod corespunzător. Trebuie să fii empatic față de angajat, asigurându-vă, de asemenea, că cecul original nu a fost deja încasat.
Căutați detaliile cecului pierdut în sistemul dvs. de salarizare. În plus față de numele beneficiarului, trebuie să cunoașteți data, numărul și suma cecului.
Contactați banca pentru a verifica dacă cecul nu a fost încasat.
Solicitați băncii dvs. să efectueze o plată la cec. Cererile de plată încetează de obicei să devină efective până la 24 de ore de la plasarea lor, însă regulile pot varia în funcție de instituția financiară. Prin urmare, este o politică bună să așteptați cel puțin 24 de ore înainte de a înlocui cecul pentru a vă asigura că plata la plată este de succes.
Așteptați 24 de ore și verificați dacă plata la oprire a avut succes. Dacă a avut succes, treceți la pasul următor.
Eliberați un cec de înlocuire pentru angajat. Trebuie să finalizați acest proces prin sistemul dvs. de salarizare, astfel încât cecul de înlocuire să fie înregistrat și inclus în formularul W-2 al angajatului. Verificarea înlocuirii trebuie să aibă aceleași câștiguri, impozite, deduceri și salariul net ca și cecul inițial. Dacă nu puteți crea cecul de înlocuire direct în sistemul dvs. de salarizare, asigurați-vă că introduceți detaliile de verificare în sistem.
Obțineți semnăturile necesare pe verificarea înlocuirii. Asigurați-vă că includeți documentația de susținere pentru persoana care semnează cecul pentru a fi examinată.
Renunțați la verificarea originală în sistemul dvs. de salarizare. Acest pas este esențial pentru a vă asigura că salariile și impozitele nu sunt înregistrate în contul Formularului W-2 al angajatului, Declarația anuală privind salariul și impozitul și să eliminați cecul din lista dvs. de verificare.
Livrați cecul de înlocuire angajatului.
sfaturi
-
Solicitați angajatului să semneze o declarație în care să declare că salariul ei este pierdut și să fi fost de acord că dacă va găsi cecul, nu va încerca să o plătească. Dacă aveți abilitatea de a oferi angajaților dvs. carduri de debit direct sau de salarizare directă, încurajați-le să participe ca o modalitate de a reduce numărul problemelor de cecuri pierdute cu care trebuie să vă ocupați. Contactați banca pentru a stabili politica de plată a plăților. Dacă plata la oprire nu a avut succes, notificați angajatul și solicitați o copie a cecului anulat pentru a determina cine a încasat-o. Ce veți face în continuare va depinde de faptele și împrejurările în care a fost încasat cecul.
Avertizare
Unele servicii de verificare a încasărilor vor plăti un cec care are o plată stop. În funcție de legislația de stat, este posibil să fiți răspunzător pentru plata pe acel cec la serviciul de încasare a cecurilor.
