Pregătirea și scrierea minutelor bune de întâlnire reprezintă abilități pe care oricine le poate dobândi cu o mică pregătire și atenție la detalii. O înregistrare imparțială și corectă a întâlnirilor este o cerință legală pentru multe întreprinderi. Fie că scrieți minute pentru o organizație de afaceri, politică, socială sau voluntară, procesul-verbal va deveni o parte permanentă a istoriei organizației. În multe cazuri, minutele sunt păstrate de ani, zeci de ani și, uneori, de secole.
Elementele de care aveți nevoie
-
Agendă
-
Lista participanților
-
Magnetofon
-
Caiet
Sosiți la întâlnire devreme cu agenda ședinței, lista participanților și echipamentul necesar pentru înregistrarea proceselor-verbale. Alegeți un loc în apropierea facilitatorului întâlnirii. Ședința în apropierea facilitatorului întâlnirii vă permite să auziți mai bine și să cereți clarificări cu ușurință.
Întrebați dacă puteți folosi un magnetofon pentru a înregistra o transcriere audio a întâlnirii. Dacă țineți note pe un computer, verificați dacă funcționează corect și dacă aveți un notebook și instrumente de scris pentru a fi utilizate ca metodă de copiere de rezervă în cazul în care calculatorul nu reușește.
Înregistrați data și ora la care întâlnirea este chemată la comandă. Înregistrați esența rapoartelor ofițerilor și rapoartele comisiilor. De obicei, rapoartele complete sunt anexate la procesul-verbal al ședinței. Înregistrați mișcările pe măsură ce apar. Includeți cine a introdus fiecare mișcare, cine a detașat mișcarea și dacă mișcarea a fost aprobată, cunoscută sub numele de "purtat" sau nu a reușit. Dacă este prezentat un articol de pe ordinea de zi - nu a fost efectuat în timpul întâlnirii, ci a fost reținut pentru o dată ulterioară, rețineți cine a prezentat propunerea de prezentare a articolului și cine a detașat propunerea. Anunțurile înregistrate și datele întâlnirilor ulterioare.
Găsiți sau creați un șablon de minute pentru întâlniri. Organizația dvs. poate avea deja un șablon de minute pentru ședințe. În caz contrar, puteți utiliza unul dintre numeroasele șabloane pentru minute de întâlnire disponibile online sau puteți crea propriul dvs. șablon. Șablonul necesită o linie, o linie și o linie de semnătură. Rubrica include numele organizației și data, ora și locul întâlnirii.
Creați corpul șablonului utilizând agenda de întâlnire ca ghid. Includeți următoarele elemente în acea parte: statistici privind prezența, aprobarea ultimelor minute ale ședinței, rapoartele ofițerilor și ale comitetelor, vechile afaceri, afacerile noi, anunțurile și timpul de amânare.
Asigurați-vă că modelul conține linii de semnătură și linii de date pentru secretar și autoritatea de aprobare.
Pregătiți-vă minutele utilizând șablonul. Eliminați detaliile excesive. Înregistrați ceea ce sa hotărât, cine va acționa, când va fi dat și cum va ști organizația atunci când acțiunea va fi finalizată. După ce ați terminat primul dvs. proiect, examinați transcrierea audio a întâlnirii pentru a vă asigura că ați capturat tot ce este necesar. Apoi editați minutele.
Minutele reprezintă o evidență a acțiunilor pe care le ia organizația. Nu este o înregistrare a tot ceea ce se spune, care este o transcriere. Țineți minutele profesionale. Nu includeți opinia, judecata sau interpretarea. Expresii cum ar fi "dezbateri aprinse" și "comentarii excelente" nu au loc în procesul-verbal de întâlnire profesională. Nu includeți niciodată propuneri care au fost retrase.
Atașați rapoartele ofițerilor și comisiilor la minutele complete. Faceți numărul necesar de copii. Dacă este posibil, distribuiți minutele întâlnirii înainte de următoarea întâlnire, astfel încât completările și / sau corecțiile să poată fi făcute rapid.
sfaturi
-
Dezactivați participanții de pe lista dvs. în momentul în care ajung la întâlnire. Realizări ale înregistrărilor, precum și preocupări. Verificați dacă numele sunt inscripționate corect. Păstrați o copie de siguranță a minutelor. Nu vă fie frică să cereți clarificări.
