Fiecare achiziție pe care o companie o face fie reprezintă o cheltuială sau un activ. Cheltuielile, cum ar fi livrările, chiriile și utilitățile, sunt consumate rapid. Activele adaugă valoare întreprinderii și au o durată de viață de cel puțin un an. Cheltuielile de capital sunt active pe care o companie trebuie să le deprecieze pe durata de viață economică a activului.
Cheltuieli de capital
Cheltuielile de capital sunt achiziții efectuate pentru a achiziționa sau a îmbunătăți un activ fix. Conform principiilor contabile general acceptate, un activ fix este un bun fizic pe care compania se așteaptă să îl dețină mai mult de un an, cum ar fi clădirile, echipamentele, software-ul sau mașinile. O achiziție reprezintă o cheltuială de capital dacă societatea achiziționează elementul de la altcineva sau construiește proprietatea. Orice bani cheltuiți pe activul în derulare reprezintă o cheltuială de capital în cazul în care prelungește viața economică a activului sau mărește valoarea activului. De exemplu, adăugarea de panouri solare în clădire reprezintă o cheltuială de capital, însă înlocuirea ferestrelor rupte cu ferestre de aceeași calitate nu este.
Capitalizarea costurilor
În loc să fie cheltuiți imediat, cheltuielile de capital sunt capitalizate ca active și depreciate. De exemplu, spuneți că o companie petrece 50 000 de dolari pentru a achiziționa o clădire. Contabilul va debita un cont de active pentru clădiri pentru 50.000 de dolari și un credit în numerar pentru 50.000 de dolari. Atunci când societatea generează situațiile financiare, în bilanț se va afișa un activ fix de 50 000 USD. Dat fiind că tranzacția a fost clasificată mai degrabă ca achiziție de active decât ca o cheltuială, achiziția nu va apărea pe partea de cheltuieli din contul de profit și pierdere.
Calculul amortizării
Compania înregistrează cheltuieli pentru cheltuielile de capital prin identificarea duratei de viață a activului și a valorii de salvare a activelor și atribuirea cheltuielilor de amortizare în fiecare an. Una dintre cele mai comune metode de depreciere utilizate în principiile contabile general acceptate este metoda liniei drepte. În conformitate cu această metodă, compania înregistrează o sumă egală de cheltuieli de amortizare în fiecare an. De exemplu, dacă clădirea de 50.000 de dolari are o durată de viață economică de 10 ani și nu are o valoare salvată estimată, compania ar înregistra anual cheltuieli de depreciere de 5.000 USD.
Înregistrarea cheltuielilor de amortizare și ajustarea valorii activelor
Compania înregistrează amortizarea cheltuielilor de capital prin debitarea cheltuielilor cu amortizarea și prin creditarea amortizării acumulate. Deprecierea acumulată reduce valoarea cheltuielilor de capital din bilanț. De exemplu, dacă activul a fost cumpărat la 50.000 de dolari, iar deprecierea acumulată este în prezent de 5.000 de dolari, valoarea în bilanț va fi de 45.000 $. În cazul în care compania realizează îmbunătățiri ale clădirii în valoare de 6 000 de dolari, valoarea netă ar fi de 51 000 $ (prețul inițial de 50 000 USD plus 6 000 de dolari în îmbunătățiri, cu o depreciere acumulată de 5 000 de dolari).
