Recepționiștii sunt, de obicei, primii oameni pe care îi vezi la intrarea într-un birou, ceea ce le face o reprezentare importantă a companiilor în care lucrează și a celorlalți profesioniști din birou. Observarea etichetei de afaceri reprezintă o parte importantă a slujbei unui recepționer, însă opiniile diverse și schimbătoare privind ceea ce constituie bunele maniere îngreunează un recepționer sau un supraveghetor să determine comportamentul adecvat.
Semnificaţie
Importanța unui recepționer ca persoană care oferă o primă impresie apelanților și vizitatorilor este dificil de supraestimat. Un recepționer cu maniere slabe stabilește un ton negativ înainte de o întâlnire și nu reușește să inspire încrederea în potențialii clienți. Pe de altă parte, un recepționist care respectă eticheta de afaceri oferă un sentiment puternic de profesionalism și eficiență. Acest lucru nu numai că îmbunătățește imaginea companiei față de cei din afară, dar și îi ajută pe alți lucrători să se simtă ca și cum biroul lor este un loc profesionist de lucru.
Tipuri
Recepționiștii reprezintă angajatorii lor într-o varietate de moduri. Răspunsurile la apelurile telefonice și vizitatorii de salut sunt două dintre cele mai comune obligații pentru recepționeri, și ambele necesită o etichetă adecvată. Politica companiei poate solicita recepționerilor să utilizeze un script telefonic predeterminat atunci când primește apeluri și contactează diferite tipuri de clienți. În alte cazuri, recepționerului li se permite să-și folosească propria discreție în tratarea fiecărei interacțiuni cu un nivel diferit, deși adecvat, de formalitate și profesionalism. Persoanele care lucrează în birou uneori transmit reguli suplimentare unui recepționer, cum ar fi momentul și modul în care recepționerul le poate contacta.
Instruire
În timp ce unele birouri necesită recepționeri pentru a deține o diplomă de liceu sau de colegiu, o mare parte din pregătirea etichetei unui recepționer are loc la locul de muncă. Recepționerii ar putea începe să lucreze într-un birou cu o poziție care nu necesită interacțiune, cum ar fi o activitate de introducere de date sau un asistent de birou. O atenție la politicile companiei și modul în care se comportă recepționerii ar putea califica noi angajați pentru o poziție de recepție pentru prima dată, ceea ce va genera experiență care poate fi utilă în urmărirea altor slujbe recepționate.
consideraţii
Fiecare industrie și birou are propriile reguli pentru eticheta recepționerului. Unele birouri necesită un mod formal de îmbrăcăminte și de vorbire. Alții impun o formă de etichetă mai obișnuită pentru a face clienții să se simtă relaxați și bineveniți. Comunicarea dintre un nou recepționer și supraveghetori este esențială pentru ca toată lumea să știe ce se așteaptă. În calitate de recepționer, dacă nu sunteți sigur de eticheta unei situații particulare, vă scuzați politicos și adresați-i unui supraveghetor sau unui recepționer senior cum trebuie să răspundeți.
sfaturi
Chiar dacă fiecare birou este diferit, recepționerii pot beneficia în continuare de unele din aceleași sfaturi. Multitasking-ul este esențial pentru performanța unui loc de muncă bun, dar atunci când cineva intră în birou este important să îi acordați atenția deplină. Aceasta înseamnă plasarea apelurilor în așteptare sau completarea lor rapidă, stabilirea de hârtii și contactul vizual direct. Spațiul de lucru al unui recepționer ar trebui să fie liber de dezordine pentru a proiecta o conduită mai profesionistă și, de asemenea, pentru a facilita îndeplinirea unor sarcini simple cum ar fi găsirea de informații și oferirea unei persoane pentru a completa un formular. În cele din urmă, atunci când conduce pe cineva într-un birou, recepționerul ar trebui să preia întotdeauna conducerea pentru a-i asigura oaspeților că prezența sa este permisă și să-i salveze jena că nu știe unde să meargă.
