Setul complet de situații financiare al companiei dvs. include un bilanț, o situație a veniturilor și o situație a fluxurilor de numerar. În combinație, răspund la întrebările cheie despre sănătatea dumneavoastră financiară. Compania dvs. are prea multe datorii? Cât de profitabil este? Cât de numerar aveți la dispoziție? Cele cinci elemente ale situațiilor financiare majore sunt active, pasive, capitaluri proprii, venituri și cheltuieli.
Cele cinci elemente definite
Cele cinci mari sunt elementele esențiale ale poziției financiare a afacerii dvs. Împreună arată cât de bine lucrează compania dvs.
Activele sunt orice este în posesia afacerii tale și care generează beneficii economice prin mai multe perioade contabile, de exemplu; clădiri, echipamente de producție, brevete, numerar, conturi de încasat și terenuri. Activele sunt diferite de, de exemplu, electricitatea, care generează beneficii economice, dar consumați imediat. Contul dvs. de energie este o cheltuială, nu un avantaj. Materialele pot merge oricum. Bunurile sunt active până când sunt utilizate și o cheltuială atunci când sunt utilizate.
Obligațiile sunt orice sunteți obligat să plătiți unei persoane, unei afaceri sau guvernului. Conturile de plătit, impozitele plătite și salariile plătibile reprezintă toate datoriile. Spre deosebire de cheltuielile care se scad din venitul dvs. în situațiile financiare, pasivele sunt scăzute din valoarea totală a activelor dvs. Ceea ce rămâne rămâne capitalul proprietarilor.
Contabilitatea definește echitatea în moduri diferite. Capitalul propriu este suma pe care proprietarii investesc într-o companie, plus câștigurile reținute, ceea ce reprezintă banii pe care compania le face și nu le cheltui sau distribuie ca dividende. Echivalența este, de asemenea, definită ca parte a ecuației bilanțului: scădeți datoriile totale din valoarea totală a activelor și vedeți ce valorează capitalul proprietarului. În cazul în care societatea are o mulțime de datorii sau activele sale pierd valoare, capitalul propriu în bilanțul poate fi mai mic decât contribuția proprietarilor.
Venitul este venitul pe care compania îl generează în perioada acoperită de declarație. Veniturile din exploatare provin de la compania care vinde bunuri sau servicii. Veniturile care nu sunt operaționale provin din alte surse, cum ar fi dobânzile la împrumuturi sau rentabilitatea investițiilor. În cazul în care contabilitatea se desfășoară pe bază de numerar, raportați venitul atunci când primiți plata. Dacă utilizați contabilitatea bazată pe angajamente, înregistrați venitul atunci când îl câștigați. Dacă, să zicem, faci o slujbă de 1.000 de dolari pentru un client pe credit, înregistrați suma de 1.000 $ de îndată ce lucrarea este finalizată.
O cheltuială, partea inversă a veniturilor, este banii cheltuiți pentru a face bani. Chiriile, utilitățile și salariile sunt toate cheltuieli. Deprecierea, care este o pierdere de valoare a activului pe măsură ce acesta îmbătrânește, este, de asemenea, o cheltuială. Costul mărfurilor vândute este o categorie de cheltuieli care acoperă cheltuielile legate de furnizarea bunurilor sau serviciilor pe care le vindeți, cum ar fi forța de muncă, materialele și orele facturabile. Dacă utilizați baza de acumulare, raportați cheltuielile de îndată ce datorați banii, nu atunci când plătiți factura; baza de numerar raportează cheltuielile atunci când factura este plătită.
Elementele poziției financiare
Cele cinci elemente ale situațiilor financiare interacționează și se afectează reciproc. Veniturile și cheltuielile, de exemplu, sunt componentele situației veniturilor și cheltuielilor. Când pregătiți o declarație trimestrială, partea de sus a declarației arată veniturile dvs. nete din vânzări. Din acest total, se scad cheltuielile, apoi se adaugă venituri neoperative și se scad cheltuielile neoperative. Rezultatul acestui calcul este venitul dvs. net, care vă spune cât de profitabil a fost compania dvs. pentru acea perioadă. Venitul dvs. a depășit cheltuielile dvs.? Cu cat mai mult? Veniturile din exploatare au fost mai importante decât veniturile neoperative? Aceste întrebări sunt răspunzătoare în timp ce vă revizuiți declarația de venit.
Cu toate acestea, veniturile raportate în contul de profit și pierdere pot să nu fi fost colectate sau să nu fi fost plătite cheltuieli. Aici intră o situație a fluxurilor de numerar. Spre deosebire de declarația de venituri pe bază de angajamente, o situație a fluxurilor de numerar se concentrează doar pe mâinile care schimbă banii. De exemplu, plățile pentru clienți afectează fluxul de numerar, iar invers, conturile de încasat nu sunt. O modalitate de a crea situația fluxurilor de numerar este să luați declarația de venit și să eliminați toate veniturile pe care nu le-ați colectat și cheltuielile pe care nu le-ați plătit. Dacă vă desfășurați afacerea utilizând contabilitatea în numerar, nu aveți nevoie de o declarație separată privind fluxul de numerar.
Veniturile afectează, de asemenea, bilanțul. Să presupunem că veți aduce 475.000 de dolari pe trimestru, cu cheltuieli de 250.000 $. Venitul net de 225.000 de dolari adaugă la activele dvs. și este înregistrat în conturi de încasat sau în numerar, în funcție de modul în care a fost plătit. Pe măsură ce valoarea activelor crește, la fel și capitalul proprietarilor.
De ce contează cele cinci elemente
Situațiile financiare sunt fundamentale pentru măsurarea sănătății financiare a companiei dvs. Contul de profit și pierdere indică veniturile și cheltuielile dvs. pentru luna, trimestrul sau anul. Dacă alergi în roșu sau dacă profiturile sunt subțiri, ar putea fi un semn de avertizare cu privire la problemele financiare viitoare. Situația fluxului de numerar arată cât de mulți bani aveți la dispoziție. Chiar dacă sunteți profitabil, aveți nevoie de bani la îndemână pentru a plăti factura de apă sau angajații dumneavoastră. Bilanțul este un instantaneu al activelor, pasivelor și capitalurilor proprii la sfârșitul perioadei de raportare.
Modul în care declarațiile descriu cele cinci elemente (active, pasive, capitaluri proprii, venituri și cheltuieli) oferă informații pentru oricine din interiorul sau exteriorul companiei care este preocupat de sănătatea sa financiară. Informațiile pot duce la mai multe întrebări, cum ar fi, dacă veniturile sunt mai scăzute în acest trimestru decât în trimestrul precedent, există o problemă? În cazul în care bilanțul prezintă datorii semnificative, este faptul că un semn ați luat prea multă datorie? Dacă veniturile sunt ridicate, dar nu există prea puține bani, trebuie să le împingeți pe clienți să plătească mai repede? Faceți ceva semnificativ mai bun sau mai rău decât media din industria dvs.?
De ce auditurile sunt importante
Există numeroase modalități prin care o companie poate fugi cele cinci elemente pentru a face afacerea să arate financiar sănătoasă în situațiile financiare atunci când, în realitate, se luptă:
- Realizați vânzări care nu s-au produs niciodată.
- Raportați venitul înainte de al câștiga.
- Depășește valoarea activelor.
- Revendicați active care nu există.
- Creați cheltuieli false pentru a acoperi delapidarea. De exemplu, un manager înregistrează o achiziție de 5.000 USD care nu sa întâmplat niciodată. În schimb, banii au intrat în propriul buzunar.
Întreprinderile de succes au pus controale pentru a preveni acest tip de raportare frauduloasă. Dacă fiecare achiziție mare necesită două persoane să se semneze, de exemplu, este mai greu pentru o persoană să comită fraude. Nu toate companiile fac asta, totuși. Acesta este motivul pentru care rapoartele financiare sunt auditate. Altă este faptul că practicile standard de contabilitate au devenit din ce în ce mai complexe, făcând mai ușor ca erorile sau frauda să alunece prin fisuri. Având declarații anuale auditate este obligatorie dacă sunteți o societate comercială.
Rapoartele auditate sunt scumpe deoarece sunt temeinice. În primul rând, auditorul studiază compania dvs. și analizează potențialele erori sau fraude în elementele poziției financiare. În continuare, vă testează controalele interne. Dacă se pare că ar fi extrem de dificil pentru cineva să facă cheltuieli sau să creeze venituri fictive, auditorul nu trebuie să fie la fel de exhaustiv. Cu toate acestea, dacă controalele dvs. sunt neglijente, auditul devine mai dur.
- Sunt activele pe care le raportați în bilanț?
- Este exact soldul conturilor de încasat?
- Declarațiile bancare confirmă activele pe care le spui că le ai?
- Creditorii dvs. confirmă că datoriile din bilanț sunt corecte?
- Sunt corecte cheltuielile raportate în contul de profit și pierdere?
După ce auditorul examinează cele cinci elemente și modul în care le-ați raportat, veți primi opinia auditorului:
- O opinie fără rezerve pare rău, dar de fapt eo veste bună. Auditorul afirmă că afirmațiile dvs. sunt bine, fără rezerve.
- Un aviz calificat spune că situațiile dvs. financiare sunt în mare parte bune, dar unele informații nu au putut fi verificate.
- O opinie adversă spune că există probleme grave care trebuie rezolvate.
- O avertizare a auditorului spune că nu este posibil să formăm o opinie. Acest lucru s-ar putea datora faptului că lipseau prea multe documente pentru a confirma corectitudinea elementelor sau că echipa de management a refuzat să coopereze.
