Scrierea unei scrisori de afaceri interne implică înțelegerea publicului și concentrarea asupra unui anumit scop. Indiferent de subiect, considerentele de audiență și de ton sunt esențiale pentru evitarea conflictelor, confuziei și dezinformării. Pentru a vă asigura succesul, urmați o structură, includeți toate detaliile necesare și corectați cu atenție. Acesta poate adesea ajuta să vă acordați timp între redactarea scrisorii și revizuirea finală pentru a menține obiectivitatea și pentru a produce piesa cea mai eficientă de scriere. Prin urmare, planificarea atentă și gestionarea timpului sunt aspecte importante ale procesului de scriere.
Creați o salutură corectă
Creați o salutură adecvată pentru a deschide litera cu un ton adecvat. Utilizați "Dragă", "Salutări" sau "Bună dimineața / după-amiază" pentru a deschide litera și a arăta respect și empatie pentru cititor. De exemplu: "Stimați colegi".
Creați o introducere. În introducere, includeți informații despre subiectul scrisorii astfel încât cititorul să înțeleagă ce să se aștepte. Introducerea dvs. ar putea arăta astfel:
Multi dintre voi v-ati intrebat cand constructia va fi terminata in noul nostru garaj de parcare. Sunt încântat să vă informez că construcția este programată să fie finalizată până în prima săptămână a lunii aprilie.
Scrieți un punct eficient al corpului și organizați-l vizual pentru a ține cititorul angajat.
Paragraful corpului conține cele mai multe informații, deci organizarea este deosebit de importantă. Utilizați puncte bullet, text îndrăzneț sau alte tehnici pentru a evidenția informații cruciale.
Închideți scrisoarea cu un sfârșit de bunăvoință. Acest lucru presupune stabilirea unui ton adecvat cu cititorul, mulțumind acestora pentru timpul acordat. De asemenea, implică includerea informațiilor necesare în cazul în care cititorul are întrebări suplimentare. De exemplu:
Vă mulțumim pentru timpul și răbdarea dvs. Dacă aveți întrebări suplimentare, vă rugăm să nu ezitați să contactați conducerea la adresa de e-mail de mai jos.
Imprimați litera și corectați-o pentru erori. Găsiți ortografii greșite, erori de punctuație sau greșeli gramaticale. Utilizați dicționarul și tezaurul pentru a revizui cuvinte incomode sau voce pasivă și pentru a evita repetarea.
sfaturi
-
Când scrieți pe plan intern, amintiți-vă că documentul dvs. poate fi văzut și citit de oricine din companie. Prin urmare, păstrați informațiile echilibrate, obiective, accesibile și neutre din punctul de vedere al genului.
Avertizare
Chiar dacă cunoașteți partenerii de afaceri sau colegii bine, evitați un ton informal sau colocvial în scris. Producerea unui document cu longevitate este importantă în comunicarea scrisă, iar cuvintele și expresiile simple sunt ușor de interpretat greșit.
