Contabilitatea este importantă pentru afaceri ca o modalitate de documentare a activității financiare și de a învăța din cifre. Afacerea dvs. are nevoie de contabilitate de bază pentru a raporta veniturile pe formularele fiscale și pentru a ține evidența fondurilor care circulă în și din conturile dvs. bancare. Dar informațiile contabile oferă, de asemenea, o cunoaștere valoroasă a operațiunilor, prezentând tendințe și oportunități care vă pot ajuta compania să devină mai profitabilă. Agențiile de raportare fiscală vă solicită să păstrați cărțile la un nivel minim care să urmărească veniturile și cheltuielile. Dar dacă aveți unitatea și interesul, puteți lua procesele dvs. contabile la un nivel complet diferit și le puteți folosi pentru a crea o afacere mai inteligentă și viabilă din punct de vedere financiar.
Tipuri de afaceri de contabilitate Aveți nevoie
Urmărirea veniturilor și a cheltuielilor: Întreprinderea dvs. trebuie să completeze formularele fiscale, pe baza veniturilor brute și a venitului net. Accizele de stat și locale se calculează ca procent din venituri. Impozitele pe venitul municipal, statal și federal se bazează pe profitul dvs. net, după scăderea cheltuielilor deductibile din venitul brut. Pentru a calcula aceste sume în mod corect, afacerea dvs. trebuie să urmărească și să calculeze încasările brute ca bază pentru numerele de venit și să adauge toate cheltuielile ca bază pentru deducerile din afaceri. Atunci când raportați venitul brut, va trebui să defalcați veniturile dvs. în categorii cum ar fi vânzările cu ridicata și cu amănuntul. Atunci când calculați profitul net pentru impozitele pe venit, va trebui să împărțiți cheltuielile și în categorii, cum ar fi materialele, salarizarea, chiria, utilitățile și cheltuielile auto.
Contabilitatea salariilor: Pe lângă calcularea sumei pe care o plătiți fiecărui angajat pe baza salariului și a orelor lucrate, afacerea dvs. trebuie să rețină și să plătească contribuțiile sociale, Medicare și impozitul pe venit pe care angajații dumneavoastră le datorează, precum și cotizațiile angajatorilor pentru asigurările sociale și Medicare. De asemenea, va trebui să plătiți asigurări de șomaj și asigurare industrială în fondurile statului dvs., în funcție de cât de mult lucrează angajații dvs. și cât de mult câștigă. Afacerea dvs. va avea nevoie de un sistem de contabilitate cuprinzător și actualizat pentru a urmări aceste numere și de a plăti toate taxele de plată și de a depune toate rapoartele privind impozitul pe salarii atunci când sunt datorate.
Contabilitatea fluxurilor de numerar: Sistemul dvs. contabil ar trebui să includă, de asemenea, instrumente pentru urmărirea disponibilității și nevoii de numerar. Dacă utilizați un sistem de contabilitate pe bază de numerar, cifrele dvs. săptămânale și lunare vă vor oferi o imagine rezonabilă despre cât de mult veniți și ieșiți. Dacă utilizați sistemul contabil de acumulare, este posibil să înregistrați o vânzare ca venit înainte de a fi plătită pentru aceasta, deci aveți nevoie de un alt mod de a monitoriza disponibilitatea de numerar. Indiferent dacă utilizați un sistem de numerar sau de angajamente, fluxul dvs. de numerar poate să nu se coreleze direct cu veniturile și cheltuielile raportate dacă plătiți împrumuturi sau dacă depreciați echipamentele pe care le-ați cumpărat deja.
Bilanțuri: Un bilanț este un instantaneu al imaginii tale financiare la un anumit moment în timp. Aceasta include informații despre ceea ce dețineți și ce vă datorați. Lista dvs. de active va include numerar în bancă, echipamente achiziționate minus suma amortizată și conturi de încasat sau sume care vă sunt datorate pentru vânzările pe care le-ați făcut deja. Lista datoriilor din bilanțul dvs. va include soldurile datorate creditelor și cardurilor de credit și datoriile pe termen scurt pe care le-ați acumulat, cum ar fi conturile de plătit și facturile de utilitate restante. Prin scăderea datoriilor din activele dvs., bilanțul dvs. arată valoarea netă curentă a companiei. Atunci când creați bilanțuri în timp, puteți vedea cum s-au înregistrat câștigurile și cheltuielile dvs. și ați creat avere sau datorii.Un bilanț arată, de asemenea, cât de mult din valoarea dvs. netă este lichidă și cât de mult este legată de active care nu oferă numerar disponibil imediat.
Rapoarte operaționale: În plus față de rapoartele contabile pe care compania dvs. trebuie să le completeze de către agențiile fiscale și creditorii, puteți crea rapoarte personalizate care să urmărească totul de la valoarea dolarului produsului pe care linia dvs. o produce într-o oră, până la cifrele de vânzări pentru fiecare dintre vânzările dvs. personal. Aceste cifre sunt esențiale pentru luarea deciziilor strategice. Ele vă pot ajuta să identificați care aspecte ale afacerii dvs. sunt cele mai profitabile și care sunt cele mai valoroase. De asemenea, vă pot atrage atenția asupra dificultăților care pot fi corectate, cum ar fi aspecte ale producției care durează prea mult și costă prea mult.
Modul în care întreprinderile pot face contabilitate
Afacerea dvs. vă poate face contabilitatea internă sau puteți angaja un profesionist din afară pentru a vă ajuta în acest proces. Multe companii folosesc un hibrid al acestor două abordări, având personalul intern finalizând unele sarcini, cum ar fi contabilitatea de bază, și apoi contractând cu un contabil extern pentru a finaliza impozitele anuale.
Contabilitatea internă oferă avantajul de a avea cineva care cunoaște în detaliu afacerea dvs., înregistrând veniturile și cheltuielile. Un contabil care este profund implicat în afacerea dvs. va fi capabil să identifice și să clasifice articolele pe chitanțe, determinând dacă acestea sunt materiale incluse în costul bunurilor vândute sau al consumabilelor de care aveți nevoie pentru organizarea în spatele scenelor. Cu toate acestea, un contabil intern nu poate avea experiența profesională pe care un outsider o poate aduce la mix. Aceste cunoștințe sunt utile pentru crearea unor sisteme cum ar fi configurarea inițială a contabilității și, de asemenea, pentru atingerea nuanțelor, cum ar fi cheltuielile care nu sunt deductibile în mod legitim.
Un contabil extern poate aduce experiență și perspectivă asupra proceselor contabile ale companiei. Ca profesionist, acest contabil a văzut probabil cărțile dintr-o serie de companii și vă poate arăta cum să vă actualizați sistemele astfel încât acestea să furnizeze informațiile de care aveți nevoie și pot fi înțelese de alți profesioniști, cum ar fi bancherii și auditorii fiscali. Cu toate acestea, un outsider poate să nu facă un loc de muncă la fel de bun ca un insider la înțelegerea modului în care funcționează afacerea dvs. și ce informații vă pot fi de folos. De exemplu, contabilul dvs. probabil că nu va înțelege tipurile de inventar pe care le efectuați din punctul de vedere al unui comerciant. Cu toate acestea, informații despre modul în care diferite categorii de mărfuri se mișcă pot fi vitale pentru reglarea fină a achiziției.
Tipuri de software de contabilitate pentru întreprinderi
Software-ul contabil online: Programele de contabilitate online vă oferă avantajul de a vă sincroniza sistemul contabil cu conturile dvs. bancare. Această abordare facilitează introducerea tranzacțiilor prin simpla găsire în fluxurile bancare și apoi prin apăsarea butoanelor din dreapta. Această caracteristică micșorează posibilitatea ca dvs. să pierdeți o cheltuială, așa cum ar fi fost dacă ați începe cu chitanțe de hârtie și ați pierdut unul. Utilizarea software-ului online de contabilitate vă permite să accesați programul dvs. de contabilitate de pe orice computer, mai degrabă decât să utilizați propriul desktop. Cu toate acestea, programele de contabilitate online necesită mai mult timp decât versiunile desktop pentru a procesa fiecare tranzacție și de această dată se adaugă atunci când faceți zeci de intrări. De asemenea, practica de potrivire a încasărilor cu fluxurile bancare poate fi lentă și greoaie, iar acest pas este necesar dacă o singură achiziție include elemente în mai multe categorii, cum ar fi materialele și consumabilele. QuickBooks este cel mai popular și cel mai bine evaluat software de contabilitate online. Xero este foarte apreciat pentru utilizatorii de Mac, iar Zoho funcționează foarte bine pentru întreprinderile foarte mici.
Software de contabilitate desktop: Deși programele de contabilitate on-line au crescut în popularitate, versiunile desktop oferă în continuare avantaje pentru mulți utilizatori. Puteți cumpăra un program de contabilitate desktop cu o achiziție o singură dată, în timp ce programele online percep o taxă lunară în curs. Când utilizați un program pentru desktop, toate informațiile dvs. sunt disponibile imediat pe computerul dvs., mai degrabă decât în cloud unde este vulnerabil la probleme de securitate și la defecțiuni de sistem răspândite. Sistemele de contabilitate desktop tind să fie mult mai simple decât sistemele bazate pe cloud, făcând mai ușor localizarea și identificarea erorilor și inconsecvențelor. Datorită simplității lor relative, sistemele desktop sunt, de asemenea, mai ușor de adaptat la nevoile individuale ale companiei.
Sisteme de contabilitate personalizate și manuale
De fapt, nu aveți nevoie de software-ul contabil, dacă afacerea dvs. este mică și nevoile dvs. sunt simple. Puteți crea foi de calcul cu Excel sau Foi de calcul Google care vă ajută să urmăriți și să adăugați variabilele pe care trebuie să le cunoașteți, cum ar fi cheltuielile clasificate și câștigurile în desfășurare. Aceste programe vă vor ajuta să vă păstrați și să vă organizați informațiile în orice mod are sens pentru afacerea dvs., iar foile de calcul pentru case de origine fac sisteme de contabilitate perfect legitime, atâta timp cât vă spun ce trebuie să știți pentru a vă plăti impozitele și pentru a înțelege operațiunile. De exemplu, puteți configura un sistem de salarizare care înregistrează orele petrecute pe anumite sarcini, cum ar fi producția. Apoi, puteți utiliza aceste cifre pentru a calcula valoarea medie a unui produs fabricat pe oră de producție și puteți urmări modul în care această cifră se schimbă săptămânal.
Dar nici măcar nu aveți nevoie de un calculator pentru a face contabilitate de afaceri. Este perfect legitim să păstrați registrele scrise de mână, cum au făcut proprietarii de afaceri de secole. Birourile de aprovizionare de birouri vând cărți contabile cu coloane cu dimensiuni corespunzătoare și le puteți utiliza pentru a lista și clasifica veniturile și cheltuielile. Cu un sistem de contabilitate manuală, trebuie să adăugați toate cifrele de mână, ceea ce crește în mod drastic timpul pe care îl cheltuiți pentru contabilitate. Cu toate acestea, sistemele de contabilitate manuală nu sunt vulnerabile la tipurile de erori pe calculator și la riscurile de pierdere a datelor pe care le întâlniți cu sistemele computerizate. Adevărat că casa dvs. ar putea arde și ați putea să vă pierdeți cartea, dar eșecurile hardware sunt considerabil mai frecvente decât incendiile locuințelor.
Introducere unică față de contabilitatea cu dublă intrare
Dacă afacerea dvs. este mică și relativ simplă, puteți alege și să alegeți între evidența contabilă unică și dublă. Un sistem cu o singură intrare urmărește pur și simplu ceea ce ați cheltuit și ați câștigat și plătiți aceste sume. Dacă utilizați un registru de mână sau dacă ați creat propriile foi de calcul, probabil că utilizați o contabilitate cu o singură intrare. Un sistem cu dublă intrare sincronizează informațiile dvs. contabile cu conturile dvs. bancare și cu alte informații relevante pentru bilanțul dvs. De fiecare dată când observați că compania dvs. a câștigat venituri, veți face (sau software-ul dvs. de contabilitate va face) o intrare corespunzătoare indicând unde acești bani se afișează în afacerea dvs., cum ar fi într-un anumit cont bancar. În mod similar, de fiecare dată când plătiți pentru o cheltuială, un sistem cu dublă intrare arată modul în care compania dvs. a cheltuit banii. Nu există nicio cerință legată de menținerea unui sistem de evidență cu dublă intrare, dar dacă păstrați cărți cu o singură intrare, ar trebui să dezvoltați o modalitate de a compara și reconcilia sistemul dvs. contabil cu activele curente.
Alegerea sistemului corect de contabilitate
Nu există un sistem contabil adecvat pentru fiecare afacere. Când alegeți modalitatea de configurare a cărților companiei, luați în considerare tipul de informații de care aveți nevoie cel mai mult și resursele pe care sunteți dispus să le dedicați pentru a le obține. Dacă vă urăști să lucrați cu numere și abia dacă aveți sens, angajați un profesionist din afară, dar tot încercați să învățați cât puteți pentru a înțelege rapoartele pe care le primiți. Dacă aveți timp și interes, faceți cât mai mult din contabilitatea dvs. posibilă. Informațiile pe care le compilați vor fi relevante și semnificative și veți obține informații valoroase despre modul în care afacerea dvs. poate avea cel mai mare succes.
