Sistemul de facturare este punctul central al creanțelor conturilor companiei. Facturile sunt pregătite pe baza produselor sau serviciilor vândute. Datele din factură corespund jurnalelor de vânzări, înregistrărilor conturilor clienților, soldurilor conturilor de încasat și jurnalelor de conturi de numerar, printre alte înregistrări comerciale.
Electronic și manual
Sistemele software utilizate pentru facturare solicită întreprinderii mici să introducă datele inițiale înainte de a imprima facturile. Fiecare sistem cere diferite variabile și va determina utilizatorul să facă ce este necesar. Sistemul va integra ulterior datele electronice în conturi de încasat. În schimb, atunci când se instalează un sistem manual, proprietarul întreprinderii mici sau contabilul decide ce este necesar și formulează acest lucru ca parte a sistemului contabil în consecință. Indiferent dacă întreprinderea mică oferă servicii sau vinde produse, unul dintre pașii preliminari în stabilirea unui sistem de facturare este de a determina ce trebuie inclus pe factură, pe lângă aceste informații de bază, precum informațiile de contact.
Sistem de numerotare
Fiecare factură trebuie să conțină un număr unic de identificare bazat fie pe ordinea cronologică a vânzărilor, fie pe numărul de client. Oricare ar fi alegerea proprietarului întreprinderii mici, aceste numere unice pot fi utilizate pentru a face trimitere la o anumită factură în viitor.
Factură corporală
În secțiunea de descriere a facturii, contabilul va dori să adauge informații detaliate astfel încât clientul să știe exact ce documentează factura. De exemplu, o factură pentru serviciu care indică pur și simplu "apel de serviciu" este prea vagă pentru ca clientul sau întreprinderea mică să poată fi utilizat pentru o referință ulterioară. Cu toate acestea, în cazul în care descrierea spune ceva mai specific, cum ar fi "Filtre schimbate, ventilatoare curățate, testat aprindere", atât clientul cât și furnizorul de servicii știu exact munca efectuată. Dacă taxa este per serviciu sau cu ora, acest detaliu trebuie inclus în descriere. Atunci când factura este pentru produse, includeți cantitățile și prețul pe unități. Această informație corespunde înregistrărilor din jurnalul de vânzări.
Termeni de credit
Determinați condițiile de creditare oferite de clienți și includeți-le pe factură. De exemplu, dacă plata este așteptată cu promptitudine, factura ar trebui să conțină notația "Net datorat la primire". În timpul procesului de vânzare, în cazul în care clientului i sa spus că va avea 30 de zile de plată, includeți acest lucru ca dată scadentă pe factură.
Adu-le pe toți împreună
Sistemul de facturare este complet când se potrivește cu locul potrivit în procesul de contabilitate. După ce au fost pregătite facturile, este timpul să colectați conturile de încasat. Un exemplar al fiecărei facturi este trimis prin poștă către client, iar întreprinderea păstrează o copie. Suma facturată este înregistrată în contul clientului în jurnalul de vânzări. Când se primește plata, suma se scade din contul clientului în jurnalul de vânzări și se adaugă la contul de numerar al companiei. La sfârșitul lunii, proprietarul unei întreprinderi mici poate examina conturile pentru a nota eventualele facturi restante și necesitatea de a urmări solicitarea de plată, cum ar fi trimiterea unui al doilea exemplar al facturii marcate "trecut în termen".
