În lumea de astăzi, puteți comunica profesional utilizând mai multe metode. Este important să cunoașteți regulile corespondenței corecte de afaceri pentru scrisori, e-mailuri și felicitări. Greselile mici pot face diferența între impresionarea persoanei care primește corespondența dvs. și ofensează-o. De asemenea, este util să știți când un e-mail va fi suficient față de o scrisoare scrisă sau o notă scrisă de mână.
Literele tradiționale
Imprimați literele tradiționale pe antet utilizând un stoc mai greu sau texturat. Antetul trebuie să includă numele, adresa, numărul de telefon și adresa de e-mail a expeditorului. Dacă antetul nu este disponibil sau dacă litera este personală, în colțul din stânga sus trebuie să apară titlul adecvat pentru persoana sau persoanele care trimit litera. De exemplu, dacă tu și soțul / soția trimiteți o plângere la o afacere, includeți următoarele:
Domnul și doamna John A. Doe 123 Main St. Anywhere, SUA 555-555-5555 [email protected]
Apoi, listați destinatarul corespondenței dvs. și adresa de la marginea din stânga. Numele și adresa trebuie să fie formale, inclusiv titlurile și denumirile sale.
Data vine următoarea dată în format scris, de exemplu: 23 iunie 2010. Sub această dată, includeți o linie care face trimitere la subiectul literei folosind formularul "RE: (referință)".
Salutul este următorul și ar trebui să reflecte relația dvs. cu partidul. Dacă sunteți pe bază de nume, salutați-o cu "Dragă" și includeți-i numele. Dacă scrisoarea merge la un departament sau la un destinatar necunoscut, utilizați "Stimați domni" sau "Stimate doamnă sau domnule:" sau chiar "Către cine poate fi îngrijorat".
Toate scrisorile de afaceri trebuie să se închidă formal. Cea mai bună alegere pentru un final profesional este pur și simplu "Cu respect" sau "Cu respect". Evitați încheieturile îngrozitoare.
Note scrise de mână
O notă scrisă de mână este potrivită în multe situații de afaceri, cum ar fi mulțumiri, felicitări pentru realizările de absolvire, nașteri de familie, promoții și condoleanțe.
Plicul trebuie să includă numele oficial și adresa destinatarului. Adresa dvs. de retur ar trebui să apară pe spatele plicului, deși poate merge în colțul din stânga sus al frontalului.
Cardul ar trebui să includă un salut familiar bazat pe relația dvs. Dacă sunteți pe bază de nume, utilizați primul nume. Dacă nu, alegeți un salut respectuos care se potrivește sentimentului.
Păstrați scurt textul și scrieți sau tipăriți cu cerneală albastră sau neagră. Dacă nu aveți scrise de mână decentă, găsiți pe cineva care face.
Treci la subiect. Dacă vă mulțumiți, alegeți o frază sau două care să reamintească destinatarului ceea ce îi mulțumiți, dar nu obțineți prea multe detalii. Dacă felicitați pe cineva, includeți ce anume și, dacă este cazul, cum ați primit informațiile. În cazul în care angajamentul unui client a fost în ziar, de exemplu, clipul anunțului și includeți-l cu cardul sau trimiteți-l în nota dvs.
Terminați nota cu "Cu respect". Semnează scrisoarea cu numele și titlul dvs. oficial dacă nu sunteți mai familiarizat cu destinatarul. Dacă sunteți mai familiar, primul dvs. nume este potrivit.
Emailul prezintă un nou subiect de dezbatere pentru manierele de comunicare în afaceri. Prima regulă este să știți că destinatarul dvs. acceptă sau preferă corespondența prin e-mail.
Prezentați un profil de e-mail respectabil. Adresa dvs. și linia de subiect trebuie să fie identificabile și să reflecte starea dvs. de afaceri sau profesională. De exemplu, dacă trimiteți e-mail către clienți, ar trebui să fie "[email protected]" în loc de "[email protected]".
Nu este nevoie de o adresă internă ca de obicei cu literele tradiționale, așa că începeți cu salutul, care ar trebui să reflecte relația dvs. cu destinatarul și să fie cât mai formal posibil. Un email comun de afaceri faux pas este lipsa unui simplu salut, care îi spune destinatarului că e-mailul este destinat lui.
Nu utilizați un e-mail pentru a rezolva o problemă de afaceri care ar trebui tratată personal. Evitați confruntările prin e-mail și amintiți-vă că e-mailurile trăiesc pentru totdeauna pe hard disk-uri și servere și pot fi folosite în instanță.
Evitați ramblarea în e-mailurile de afaceri. Dacă trebuie să includeți multe detalii, creați un document pentru ele și atașați-l în loc să le puneți în corpul e-mailului.
Evitați emoticoanele, sloganul computerului, semnele de exclamație sau semnele de întrebare de mai multe ori și blocați capacele. Dacă aveți îndoieli cu privire la conținut sau format, încercați să le tipăriți pe antet și să-i evaluați profesionalismul. Dacă nu pare profesional pe hârtie, nu este profesional într-un e-mail.
Faceți profesionistul de închidere cu "Mulțumesc" sau "Cu stimă". Informațiile dvs. de afaceri și de contact ar trebui să meargă în semnătura dvs. de e-mail. O semnătură scanată sau altfel formatată electronic este acceptabilă. Dacă utilizați în mod obișnuit o cotare, un slogan sau alte informații, evaluați cât de adecvat este pentru situațiile de afaceri.
