O afacere se poate ocupa de sute sau mii de dosare în fiecare an. Organizația elimină acel sentiment stresat, în timp ce cauți ceva important. Sistemul de depozitare potrivit vă poate ajuta afacerea să funcționeze mai bine și mai eficient.
Elementele de care aveți nevoie
-
Fișiere
-
Agățarea fișierelor
-
Etichete file
Analizați fișierele. Este mai bine să le sortați după numele de familie al clientului, după proiect sau în ordine cronologică? Alegeți caracteristicile pe care le veți utiliza în timp ce căutați un fișier.
Etichetați fișierele în mod clar. Separați fișierele mai mici în categorii în folderul agățat. De exemplu, "iulie 2008" poate avea propriul folder etichetat agățat și puteți introduce toate contractele sau dosarele din acea lună în dosarul agățat.
Separați fișierele în diferite dulapuri de depozitare. Aveți un cabinet pentru fișiere administrative, cum ar fi comandarea consumabilelor, informații privind salarizarea și reluări; un alt cabinet pentru dosarele clienților cu contracte încheiate și informații privind plățile și proiectele; și orice alt tip de afacere aveți nevoie. Etichetați clar dulapurile.
Testați-vă sistemul de depozitare înainte de a-l prezenta colegilor dumneavoastră. Asigurați-vă că puteți găsi totul ușor și că modul în care ați organizat lucrurile are sens. Dacă ați organizat totul în ordine cronologică, dar testul arată că alfabetic are mai multă sens, schimbați-vă sistemul.
Chemă o scurtă ședință și explică sistemul de depunere. Asigurați-vă că toată lumea înțelege cum funcționează sistemul și importanța urmăririi sistemului.
Decideți cine va face depunerea. Puteți delega depunerea unei singure persoane sau permiteți fiecărui lucrător să-și facă propriul dosar. Angajații pot avea un birou de depozitare în birourile lor, dar mai aveți nevoie de un sistem central de depozitare, în mod ideal cu o persoană responsabilă.
Trimiteți documente importante zilnic. Depunerea de rutină vă ajută să rămâneți organizată și păstrați depunerea de la a deveni o sarcină mai mare decât trebuie să fie. Utilizați tăvile de depozitare în fiecare birou și asigurați-vă că tăvile sunt golite la sfârșitul fiecărei zile de lucru.
Evaluați sistemul de depozitare la fiecare șase până la 12 luni. Îndepărtați materialele depășite din sistemul dvs.
