E-mailul este o metodă eficientă și mai rapidă de trimitere a comunicării de afaceri în comparație cu serviciul poștal. Este, de asemenea, o modalitate mai ușoară de schimb de documente. Unele lucruri care trebuie luate în considerare la trimiterea unui e-mail de afaceri cu un atașament sunt mărimea acestuia, programul folosit pentru a crea atașamentul și posibilitatea virușilor. De asemenea, este important să vă amintiți că destinatarul nu poate fi singurul care vă vede mesajul. Utilizați un ton profesionist care va lăsa o impresie favorabilă.
Scrieți o linie subiect care reflectă în mod adecvat mesajul. Liniile specifice de subiect vor ajuta angajații să organizeze e-mailuri în funcție de proiectele companiei. Titlurile vagi precum "Important" sau "Vă rugăm să citiți" fac dificilă localizarea mesajelor în viitor.
Compuneți un mesaj care este concis și ușor de citit. Angajații trebuie să treacă zilnic prin volume mari de mesaje de e-mail și au puțin timp să citească mesaje lungi. Folosiți un font lizibil, includeți o mulțime de spațiu alb și folosiți literele mici și minuscule corespunzător. Scrieți mesajul într-un ton curat, dar profesional și începeți și încheiați cu salutări profesionale.
Consultați atașamentul. Angajații angajați sunt deseori admiși în timp și pot trece cu vederea atașamentul dacă nu se face referire la acesta. Lăsați destinatarul să știe ce conține atașamentul și ce să facă cu el.
Asigurați-vă că ați atașat documentul înainte de a-l trimite. Janis Fisher Chan, autorul "E-Mail: Un ghid scrie-l bine" - Cum să scrieți și să gestionați poșta electronică la locul de muncă "recomandă atașarea documentului înainte de a începe să vă scrieți mesajul.
Lăsați cititorul dvs. să știe ce program este necesar pentru a deschide fișierul. Aplicațiile Microsoft Office Suite și Adobe Acrobat Reader sunt aplicații comune utilizate la locul de muncă.
Luați în considerare perioada de timp pe care îl va lua destinatarul pentru a descărca atașamentul. Utilizați un program de comprimare a fișierelor pentru fișiere mari, cum ar fi WinZip, sau rupeți fișierul în secțiuni mai mici pe care le puteți trimite separat. În considerare pentru angajatul ocupat, puteți, de asemenea, inserați documentul în corpul mesajului.
Corectați-vă mesajul. Ortografiile și erorile gramaticale apar neprofesionale. Evitați, de asemenea, folosirea argoului, abrevierilor și emotioanelor în mesajul dvs. Acestea pot fi termeni bine cunoscuți, dar sunt inadecvate în mesajele de afaceri.
Scanați mesajul și documentul atașat pentru viruși înainte de a le trimite.
Includeți o notă de responsabilitate care încurajează cititorul să scaneze atașamentul pentru viruși înainte de descărcare. Acest lucru vă poate proteja compania de posibilitatea de acțiune în justiție în cazul în care destinatarul primește un virus prin atașament.
Avertizare
Nu trimiteți mesaje de e-mail, spam sau glume ca atașamente. Ele sunt neprofesionale și necorespunzătoare.
