Deși unii proprietari de afaceri mici ar avea mai degrabă o intervenție chirurgicală de canal rădăcinos decât să facă contabilitatea proprie, contabilitatea este o parte indispensabilă a conducerii unei afaceri. Beneficiile contabilității constau în capacitatea sa de a spune o poveste numerică despre ceea ce se întâmplă în compania dvs. - unul care vă poate ajuta să îmbunătățiți operațiunile, să deveniți mai profitabil și să nu mai aveți probleme cu agențiile fiscale locale și federale. Contabilitatea exacte și exacte vă poate ajuta, de asemenea, să vă faceți cazul cu potențiali creditori și investitori, atunci când afacerea dumneavoastră este în căutarea de finanțare.
sfaturi
-
Avantajele utilizării contabilității în afaceri sunt legate de informațiile pe care le oferă numerele. Aceste cifre vă ajută să înțelegeți ce se întâmplă bine și unde există loc pentru îmbunătățire.
Care este obiectivul principal al contabilității?
Obiectivul principal al contabilității este de a urmări veniturile și cheltuielile companiei. Veniturile sunt toate banii care circulă în afacerea dvs. din vânzările de bunuri și servicii și orice alt tip de venit, cum ar fi dobânda câștigată sau chiria sau redevențele colectate. Cheltuielile sunt tot ceea ce afacerea dvs. cumpără pentru operațiunile și infrastructura sa, cum ar fi materialele, forța de muncă, chiria, bunurile, poșta, asigurările, cheltuielile cu vehiculele, serviciile profesionale, publicitatea și echipamentele.
Informațiile pe care contabilul sau contabilul le colectează cu privire la venituri și cheltuieli intră în compilarea rapoartelor contabile, care furnizează informații indispensabile cu privire la poziția financiară a companiei dvs. Aceste rapoarte vă ajută să vă definiți punctele forte și să vă abordați punctele slabe. Acestea vă oferă, de asemenea, informațiile de care aveți nevoie pentru raportarea fiscală.
Raportul de profit și pierdere este un rezumat al informațiilor dvs. contabile despre venituri și cheltuieli. Evaluează și enumeră toate achizițiile dvs. în categorii relevante, cum ar fi chiria și salarizarea, și apoi enumeră aceste sume pentru a oferi o imagine de ansamblu. În mod similar, aceasta rezumă veniturile dvs. primite pe baza sursei venitului, cum ar fi vânzările cu ridicata sau vânzările cu amănuntul. Rezultatul dvs. de profit și pierdere este important deoarece arată cât de mult ați câștigat la sfârșitul zilei. Această valoare din linia de jos este suma rămasă după scăderea cheltuielilor totale din venitul total.
Un bilanț este un instantaneu al situației financiare globale la un anumit moment în timp. Este important pentru că vă însumează valoarea netă. Secțiunea privind activele din bilanț afișează tot ce aveți în posesia companiei dvs., inclusiv banii la îndemână, banii datorați prin intermediul conturilor de încasat, inventarul pe rafturile dvs. și achizițiile valoroase pe termen lung, cum ar fi cele mai importante echipamente. Secțiunea pasive din bilanțul dvs. include tot ce vă datorați, inclusiv soldurile de credite pe termen scurt și lung și conturile de plătit. Valoarea dvs. netă a companiei, pe baza informațiilor prezentate în bilanțul dvs., se calculează prin scăderea totală a pasivelor dvs. din totalul activelor.
O situație a fluxurilor de numerar sau o pro forma de fluxuri de numerar este un instrument contabil care vă ajută să anticipați când veți avea capital disponibil și când veți avea deficite de fluxuri de numerar. Partea de ieșire din declarație enumeră toate numerarul dvs. anticipat, defalcat în funcție de lună. Acești bani nu trebuie neapărat să provină din veniturile din vânzările de produse sau servicii. Acesta poate include, de asemenea, capitalul din împrumuturi sau investiții. Partea de ieșire a declarației include toate numerarul dvs. anticipat, inclusiv cheltuielile de salarizare, cheltuielile cu materialele, chiria și plățile de asigurare. Cheltuielile dvs. anticipate nu includ doar cheltuieli de afaceri deductibile. De asemenea, veți lista plățile principalului împrumut, care nu sunt deductibile și nu vor apărea în contul dvs. de profit și pierdere. Linia de jos a fiecărei coloane arată cheltuielile de ieșire scoase din numerar, indicând cât de mulți bani vă puteți aștepta la sfârșitul lunii.
Care este scopul unui contabil?
Scopul contabilului dvs. este de a rezuma activitatea contabilului prin compilarea registrelor în rapoarte. Contabilul dvs. poate completa, de asemenea, formularele dvs. fiscale și vă sfătuiește despre cel mai bun mod de a vă cheltui și de a vă salva banii. Este posibil sau nu să aveți nevoie să angajați un profesionist contabil, în funcție de nivelul dvs. de confort în lucrul cu cifrele, de complexitatea afacerii dvs. și de situația dvs. fiscală.
Scopul contabilului dvs. este de a introduce intrări și facturi într-o bază de date, registru sau foaie de calcul, astfel încât să puteți urmări cheltuielile și vânzările. Majoritatea sistemelor de contabilitate sunt computerizate deoarece programele de contabilitate pot organiza și adăuga numere mai rapid și mai eficient decât sistemele manuale și scrise de mână. Cu toate acestea, nu aveți nevoie de un program de calculator pentru a face contabilitatea companiei dvs. Un sistem scris de mână care urmărește vânzările și cheltuielile va furniza, de asemenea, informațiile de care aveți nevoie.
Puteți face contabilitatea dvs. prin urmărirea veniturilor și a cheltuielilor și urmărirea acestor informații într-un mod care este util pentru dvs. și pentru contabilul dvs. Informațiile trebuie să fie ușor de citit și de înțeles și ar trebui să reflecte cu acuratețe activitatea financiară a afacerii dvs. Informațiile dvs. de contabilitate vor fi utile pentru contabilul dvs. deoarece furnizează informațiile necesare pentru întocmirea rapoartelor fiscale și a documentelor de împrumut. Aceleași informații pot fi utile pe plan intern pentru a oferi informații despre afacerea dvs., cum ar fi să arătați cât de mult din venitul dvs. provine din vânzările cu ridicata față de vânzările cu amănuntul și cât de mult cheltuiți pe materiale în raport cu forța de muncă.
Chiar dacă angajați un contabil și un contabil pentru a vă organiza informațiile financiare și pentru a vă pregăti formularele fiscale, aveți încă responsabilități contabile ca proprietar de afaceri. Trebuie să salvați toate informațiile de care aveți nevoie, cum ar fi facturile pe care le scrieți și chitanțele pe care le primiți pentru achizițiile de afaceri pe care le-ați realizat. Cu cât aceste documente sunt mai organizate atunci când îi aduceți la contabil și contabil, cu atât mai puțin va trebui să plătiți pentru timpul acordat. Este nevoie de un contabil mai mult pentru a organiza o cutie de pantofi plină de chitanțe decât să lucreze metodic printr-un fișier cu documente care au fost deja sortate după dată sau prin cont de card de credit.
Care sunt regulile de contabilitate?
Regulile contabile guvernează modul în care cheltuielile și veniturile sunt introduse într-un sistem ca debite sau credite. Aceste reguli reglementează contabilitatea cu dublă intrare, un sistem care a fost utilizat pe scară largă încă din Evul Mediu târziu. Sistemele cu dublă intrare nu vă urmăresc numai veniturile și cheltuielile, ci și modul în care banii și activele se mișcă în jurul companiei dvs. Într-un sistem cu dublă intrare, fiecare intrare introdusă ca debit trebuie echilibrată cu un credit corespunzător și invers. Alternativa la evidența contabilă dublă este un sistem cu o singură intrare, în care pur și simplu enumerați veniturile și cheltuielile fără protocoale integrate pentru reconcilierea acestor intrări cu situația financiară reală.
Atunci când lucrați cu conturi personale, o persoană care transferă active întreprinderii trebuie creditată, în timp ce destinatarul sau întreprinderea ar trebui să fie debitate. Acest lucru pare contraintuitiv, deoarece fondurile au rămas în mâinile individului și au fost transferate în mâinile afacerii. Cu toate acestea, conturile de contabilitate nu descriu întotdeauna soldurile reale de numerar. Mai degrabă, ele se referă la sume care sunt datorate sau deținute. Atunci când o persoană, cum ar fi un proprietar, transferă bani unei afaceri, această tranzacție mărește sau creditează contul și reprezintă suma pe care întreprinderea o datorează acelei persoane. Același transfer de fonduri creează un debit pentru contul de afaceri, deoarece, deși banii sunt disponibili și disponibili, acum se datorează persoanei care le-a furnizat.
Atunci când se ocupă de conturile reale, cum ar fi bunurile imobile și mașinile, regulile de contabilitate vă impun să debitați achizițiile noi și elementele de credit pe care le-ați vândut sau le-ați scos din funcțiune în alt mod. Activul este inițial postat ca debit, deoarece ați cheltuit bani pentru ao achiziționa. Dacă îl vindeți sau îl scoateți din funcțiune după ce a depășit durata de viață utilă, eliminați debitul sau creditați contul care reprezintă ceea ce datorați la cumpărare.
Când afacerea dvs. cumpără materiale sau plătește chiria, regulile de contabilitate vă solicită să publicați aceste tranzacții sub formă de debite. În schimb, atunci când vindeți produse sau servicii, sistemul dvs. contabil abordează aceste tranzacții ca credite. Achizițiile care necesită fonduri de ieșire scad capitalul companiei dvs., prin urmare sunt urmărite ca debite. Veniturile și alte câștiguri, cum ar fi plățile pentru chirii, cresc capitalul companiei, astfel că sunt urmărite ca credite.
Deși aceste reguli de contabilitate reglementează modul în care fiecare tranzacție apare în sistemul dvs. de evidență contabilă, nu trebuie să le înțelegeți și să le aplicați, decât dacă faceți înregistrări într-un sistem de evidență contabilă dublă care nu este preprogramat pentru a vă organiza informațiile. De exemplu, dacă utilizați un registru de mână ca bază a sistemului dvs. de contabilitate, va trebui să decideți de fiecare dată când faceți o intrare dacă această tranzacție reprezintă o debitare sau un credit și unde va apărea debitul sau creditul corespunzător. Cu toate acestea, dacă utilizați software de contabilitate, cum ar fi QuickBooks, cecurile, facturile și chitanțele de vânzări vor apărea automat în conturile de credit și de debit corespunzătoare, împreună cu debitele sau creditele corespunzătoare.
Cum să utilizați contabilitatea în afaceri
Avantajele contabilității nu sunt doar o chestiune de strategie de afaceri bună, deși informațiile contabile cu siguranță vă ajută să strategizați și să planificați. Nici o afacere nu poate supraviețui fără un sistem de contabilitate. Dacă compania dvs. efectuează achiziții și vânzări fără a urmări sumele pe care le-ați cumpărat și le-ați vândut, nu veți avea nici o modalitate de a stabili dacă ați câștigat un profit sau ați suferit o pierdere la sfârșitul anului. Nu veți ști cât de mult datorați și cât de mult dețineți, astfel încât să nu puteți evalua cât de mult din numerarul dvs. se poate retrage pentru uz personal și cât de mult ar trebui să păstrați în contul bancar al companiei pentru viitoarele afaceri cheltuieli.
Informațiile contabile oferă, de asemenea, informații valoroase despre operațiunile companiei. Vă permite să comparați vânzările în diferite categorii de-a lungul timpului, cum ar fi analizarea tendințelor pentru diferite produse din diferite locații de vânzări. Vă oferă instrumentele și informațiile pentru a vă uita la cheltuielile dvs. ca procente din veniturile dvs. pentru a vedea dacă marjele sunt durabile și cum performanța companiei dvs. se compară cu cea a concurenților din industria dvs. Un proform de cash-flow vă va permite să căutați surse de capital înainte de a avea nevoie de ele și de a planifica achiziții importante pentru a corespunde perioadelor anului când banii sunt buni. Operarea unei afaceri fără informații contabile este ca și cum ați zbura cu un avion fără un radar.
Contabilitatea este, de asemenea, necesară pentru supraviețuirea companiei dvs. deoarece sunteți obligat din punct de vedere legal să raportați venituri și să plătiți impozite. Fără un sistem contabil complet și precis, nu veți ști cât ați câștigat și ați cheltuit și nu veți avea informațiile necesare pentru a completa formularele fiscale locale, de stat și federale. De asemenea, dacă afacerea dvs. are vreodată nevoie de finanțare, cererile dvs. de împrumut vor solicita aproape sigur includerea situațiilor financiare din anii anteriori și, cel mai probabil, proiecțiile pentru perioadele viitoare.
